Tiedonhallintalain edellytyksiin vastaaminen ja toiminnan kokonaisvaltainen kehittäminen, Mercuria-oppilaitos

Mercuria on 1908 perustettu liiketalouden alan kouluttaja. Opiskelijoita oppilaitoksessa on noin 1100 ja henkilökuntaa noin 50. Toimipisteitä Mercurialla on yksi Vantaan Martinlaaksossa. Oppilaitoksen missiona on kouluttaa osaavia liiketalouden ammattilaisia työelämän tarpeisiin ja visionaan heillä on odotukset ylittävä asiakaskokemus.

Asiakastarina tiivistetysti:

• LÄHTÖTILANNE: Projektin taustalla tiedonhallintalaki sekä toiminnan, laadunhallinnan, prosessien kuvaamisen ja dokumenttien hallinnan yhtenäistäminen ja sujuvoittaminen. Tavoitteena tiedon visualisoiminen, helppo saatavilla olo sekä oppilaitoksen visio odotukset ylittävästä asiakaskokemuksesta.
• RATKAISU: Tiedonhallintalaki-palvelun avulla asiakkaalle luotiin tiedonhallintamallin raamit, joka vastasi oppilaitoksen tarpeita ja tiedonhallintalain edellytyksiä.
• TULOKSET: Arterin asiantuntijan kanssa luodun Tiedonhallintamallin raamien avulla oppilaitos siirtää dokumentaatiota ARC-ohjelmistoon luotuun tiedonhallintamalliin sekä tuottaa tarvittava sisältö tiedonhallintamalliimme.

Lähtötilanne

Mercuria on yksityinen oppilaitos ja Vantaan kaupungin tytäryhtiö. Oppilaitos käyttää toimintansa rahoittamiseen julkista rahaa.

Oppilaitoksessa IT-asiantuntijana toimiva Petri Viinikainen kertoo heidän miettineen pitkään kuinka toimintaa, laadunhallintaa, prosessien kuvaamista ja dokumenttien hallintaa kannattaisi yhtenäistää sekä sujuvoittaa oppilaitoksen tarpeita vastaavalla tavalla.

Mercuriassa laadunhalintaa, prosesseja, tiedonhallintaa ja näihin liittyvää dokumentaatiota oli aiemmin tehty ja erilaisilla menetelmillä, esimerkiksi Microsoft Office -työkaluja hyödyntämällä. Oppilaitoksessa oli tarvetta yhtenäistää tekemistä, jolloin kokonaiskuvan ymmärtäminen ja tietoperusteisten päätöksien teko helpottuisi.

Yhtenä tavoitteena Mercurialla on tiedon visualisoiminen sekä sen helppo saatavilla olo. Kun dokumentaatio on kuvattu yhtenäisellä ja visuaalisella tavalla, pedagoginen johtaminen helpottuu ja henkilöstön ymmärrystä oman toimintansa vaikutussuhteisiin toimintojen ja järjestelmien välillä on mahdollista lisätä.

Vuoden 2020 alusta voimaan tullut tiedonhallintalaki toi sysäyksen sille, että oppilaitoksen tiedonhallintamalli haluttiin kehittää lain edellyttämällä ja Mercurian tarpeisiin sopivalla tavalla.

Ratkaisu

Arterin Tiedonhallintalaki-palvelussa ARC-ohjelmistomme tiedonhallintamalli tarjoaa pohjan lain edellyttävän työn selkeään ja resurssitehokkaaseen toteuttamiseen. Tiedonhallintamallimme auttaa organisaatiota muodostamaan tarvittavat toiminnan kuvaukset yhdessä muun tiedonhallinnan dokumentaation kanssa.

Mercurian tiedonhallintalaki-projektiin kuului viisi etänä toteuttettua työpajaa, joissa käytiin läpi, mitä tiedonhallintamalli tarkoittaa oppilaitokselle ja miten, siitä toteutetaan sellainen, joka vastaa lain edellytyksiä ja asiakkaamme tarpeita.

Työpajoissa määriteltiin raamit tekemiselle, miten ja mitä asioita lähdetään kuvaamaan sekä tutustuttiin ARC-ohjelmiston käyttöön ja ominaisuuksiin.

Arterin asiantuntijan, Toni Vehmaanperän, avulla olemme oppineet tiedonhallintamallista konkreettisella tasolla todella paljon lisää ja asiantuntijan apu kokonaisuudessa on ollut erityisen tärkeää. Etänä tototeutettu kokonaisuus sujui hyvin, vaikka etätoteutus etukäteen hieman arveluttikin”, Petri Viinikainen painottaa.

Tulokset

Tiedonhallintalaki-projektin avulla Mercuria on tehnyt ja määritellyt tiedonhallintamallilleen raamit ja yhtenäiset toimintatavat.

Tässä kohtaa meidän täytyy tuottaa sekä siirtää dokumentaatiota ARC-ohjelmistoon määrittelemiemme raamien mukaisesti ja tuottaa tarvittava sisältö tiedonhallintamalliimme. Tavoitteenamme on jatkossa hyödyntää ARC-ohjelmistoa kokonaisvaltaisemmin, kunhan saamme tiedonhallintamallin ensin vastaamaan tarpeitamme,” Petri lopettaa.

Mercuriassa on tarkoituksena tuoda ARCissa luotuja kuvauksia, yhteyskaavioita ja hierarkiakuvia, sisäisen intran puolelle. Näin ohjelmiston avulla luotuja visuaalisia sisältöjä pystytään hyödyntämään myös viestinnän tukena.

Tutustu ARC-ohjelmistoon itse tilaamalla ilmainen demo täältä.