Tiedonhallintalain edellytyksiin vastaaminen ja toiminnan kokonaisvaltainen kehittäminen, Mercuria-oppilaitos

Mercuria on 1908 perustettu liiketalouden alan kouluttaja. Opiskelijoita oppilaitoksessa on noin 1100 ja henkilökuntaa noin 50. Toimipisteitä Mercurialla on yksi Vantaan Martinlaaksossa. Oppilaitoksen missiona on kouluttaa osaavia liiketalouden ammattilaisia työelämän tarpeisiin ja visionaan heillä on odotukset ylittävä asiakaskokemus.
Asiakastarina tiivistetysti:
- LÄHTÖTILANNE: Projektin taustalla tiedonhallintalaki sekä toiminnan, laadunhallinnan, prosessien kuvaamisen ja dokumenttien hallinnan yhtenäistäminen ja sujuvoittaminen. Tavoitteena tiedon visualisoiminen, helppo saatavilla olo sekä oppilaitoksen visio odotukset ylittävästä asiakaskokemuksesta.
- RATKAISU: Tiedonhallintalaki-palvelun avulla asiakkaalle luotiin tiedonhallintamallin raamit, joka vastasi oppilaitoksen tarpeita ja tiedonhallintalain edellytyksiä.
- TULOKSET: Arterin asiantuntijan kanssa luodun Tiedonhallintamallin raamien avulla oppilaitos siirtää dokumentaatiota ARC-ohjelmistoon luotuun tiedonhallintamalliin sekä tuottaa tarvittava sisältö tiedonhallintamalliimme.
Lähtötilanne
Mercuria on yksityinen oppilaitos ja Vantaan kaupungin tytäryhtiö. Oppilaitos käyttää toimintansa rahoittamiseen julkista rahaa.
Oppilaitoksessa IT-asiantuntijana toimiva Petri Viinikainen kertoo heidän miettineen pitkään kuinka toimintaa, laadunhallintaa, prosessien kuvaamista ja dokumenttien hallintaa kannattaisi yhtenäistää sekä sujuvoittaa oppilaitoksen tarpeita vastaavalla tavalla.
Mercuriassa laadunhalintaa, prosesseja, tiedonhallintaa ja näihin liittyvää dokumentaatiota oli aiemmin tehty ja erilaisilla menetelmillä, esimerkiksi Microsoft Office -työkaluja hyödyntämällä. Oppilaitoksessa oli tarvetta yhtenäistää tekemistä, jolloin kokonaiskuvan ymmärtäminen ja tietoperusteisten päätöksien teko helpottuisi.
Yhtenä tavoitteena Mercurialla on tiedon visualisoiminen sekä sen helppo saatavilla olo. Kun dokumentaatio on kuvattu yhtenäisellä ja visuaalisella tavalla, pedagoginen johtaminen helpottuu ja henkilöstön ymmärrystä oman toimintansa vaikutussuhteisiin toimintojen ja järjestelmien välillä on mahdollista lisätä.
Vuoden 2020 alusta voimaan tullut tiedonhallintalaki toi sysäyksen sille, että oppilaitoksen tiedonhallintamalli haluttiin kehittää lain edellyttämällä ja Mercurian tarpeisiin sopivalla tavalla.
Ratkaisu
Arterin Tiedonhallintalaki-palvelussa ARC-ohjelmistomme tiedonhallintamalli tarjoaa pohjan lain edellyttävän työn selkeään ja resurssitehokkaaseen toteuttamiseen. Tiedonhallintamallimme auttaa organisaatiota muodostamaan tarvittavat toiminnan kuvaukset yhdessä muun tiedonhallinnan dokumentaation kanssa.
Mercurian tiedonhallintalaki-projektiin kuului viisi etänä toteuttettua työpajaa, joissa käytiin läpi, mitä tiedonhallintamalli tarkoittaa oppilaitokselle ja miten, siitä toteutetaan sellainen, joka vastaa lain edellytyksiä ja asiakkaamme tarpeita.
Työpajoissa määriteltiin raamit tekemiselle, miten ja mitä asioita lähdetään kuvaamaan sekä tutustuttiin ARC-ohjelmiston käyttöön ja ominaisuuksiin.
Arterin asiantuntijan, Toni Vehmaanperän, avulla olemme oppineet tiedonhallintamallista konkreettisella tasolla todella paljon lisää ja asiantuntijan apu kokonaisuudessa on ollut erityisen tärkeää. Etänä tototeutettu kokonaisuus sujui hyvin, vaikka etätoteutus etukäteen hieman arveluttikin”, Petri Viinikainen painottaa.
Tulokset
Tiedonhallintalaki-projektin avulla Mercuria on tehnyt ja määritellyt tiedonhallintamallilleen raamit ja yhtenäiset toimintatavat.
Tässä kohtaa meidän täytyy tuottaa sekä siirtää dokumentaatiota ARC-ohjelmistoon määrittelemiemme raamien mukaisesti ja tuottaa tarvittava sisältö tiedonhallintamalliimme. Tavoitteenamme on jatkossa hyödyntää ARC-ohjelmistoa kokonaisvaltaisemmin, kunhan saamme tiedonhallintamallin ensin vastaamaan tarpeitamme,” Petri lopettaa.
Mercuriassa on tarkoituksena tuoda ARCissa luotuja kuvauksia, yhteyskaavioita ja hierarkiakuvia, sisäisen intran puolelle. Näin ohjelmiston avulla luotuja visuaalisia sisältöjä pystytään hyödyntämään myös viestinnän tukena.
Tutustu ARC-ohjelmistoon itse tilaamalla ilmainen demo täältä.

Tiedot
Tilaaja: | Mercuria-oppilaitos |
Ajankohta: | 2020 - |
Lisätietoja
Tagit
Toimialakokemus
![]() |
Koulutusala |
Tarjonnan tyyppi
![]() |
Konsultointi |
![]() |
Koulutus |
![]() |
Valmisohjelmisto |
Omat tagit
Arter - Asiantuntijat ja yhteyshenkilöt
Arter - Muita referenssejä
Arter - Muita bloggauksia
It- ja ohjelmistoalan työpaikat
- Teamit - UI/UX Designer
- Nextcon Finland Oy - Ketterän kehityksen Product Owner
- Nextcon Finland Oy - Myynnin moniottelija
- Fastroi Oy - Senior Software Developer
- Rekrytointi.com - Ohjelmistokehittäjä / Ohjelmistoarkkitehti
- Rekrytointi.com - Päätoiminen tuntiopettaja, Tieto- ja viestintätekniikka, Vantaan ammattiopisto Varia
- Oy Gambit Labs Ab - Embedded Developer
Premium-asiakkaiden viimeisimmät referenssit
- Geniem Oy - WorkPower-mobiilisovellus
- Pixels - iTapsan WooCommerce-verkkokauppa
- Pixels - Relionin moderni WordPress-verkkosivusto
- Fastroi Oy - Perhepalvelut Oiva voi Nappulan ansiosta keskittyä perustehtäväänsä
- Hurja Solutions Oy - Pendula - liikeidean palvelumuotoilu
- Palette Software Oy - Puutarha-alan monitoimiyhtiö Schetelig tehostaa laskuautomaatiota Paletten avulla
- Digia Oyj - Verohallinnon suurhankkeesta syntyi tulorekisteri, joka on keskeinen järjestelmä Suomen digitalisaatiossa
Tapahtumat & webinaarit
- 26.04.2021 - Arrow Late Afternoon Show with Kari Ketonen
- 27.04.2021 - Harness your NetSuite and other data to create insights with Staria BI & Planning
- 28.04.2021 - Valjasta data käyttöösi Staria BI & Planning -ratkaisun avulla
- 29.04.2021 - Googlen Core Web Vitals -päivitys tulee! Miten se vaikuttaa liiketoimintaasi?
- 06.05.2021 - Virtuaalinen yhteistyö teollisuudessa, huollossa ja kunnossapidossa - Teollisuuden etätukiratkaisu!
- 06.05.2021 - Webinaari: Läpinäkyvyyttä ja reaaliaikaisuutta projektiliiketoimintaan
- 06.05.2021 - Webinaari 6.5.2021: Microsoft Mixed Reality (MR) ratkaisut liiketoiminnan tukena!
Premium-asiakkaiden viimeisimmät bloggaukset
- Vaimo Finland Oy - YOTPO PARTNER AWARDS: VAIMO ON PARAS MAGENTO -TOIMISTO JO KOLMATTA KERTAA PERÄKKÄIN
- Invenco Oy - Kaksi projektia kymmenessä vuodessa
- Nextcon Finland Oy - Mitä it-konsultti tekee?
- Geniem Oy - Geniemillä on työskennelty paikkariippumattomasti jo vuodesta 2001
- Invenco Oy - Invenco InControl – ketterä apuväline ERPin tueksi
- Vaimo Finland Oy - KASVATA VERKKOKAUPPAA HELPOSTI ÄLYKKÄILLÄ TUOTESUOSITUKSILLA
- Fastroi Oy - Fastikset saavat pyöräedun käyttöön
![]() |
Digitalisaatio & innovaatiot blogimediaBlogimediamme käsittelee tulevaisuuden liiketoimintaa, digitaalisia innovaatioita ja internet-ajan ilmiöitä |