Tiedolla johtaminen vaatii selkeitä rooleja

Prosessien automatisointi, digitalisaatio ja AI vaativat laadukasta dataa, eli tietoa, toimiakseen optimaalisesti. Yleinen kompastuskivi organisaatioissa on, että kukaan ei omista tietoa ja se ei ole tarpeeksi laadukasta. Lisäksi mittarit eivät vaikuta päätöksiin ja raportit valmistuvat vasta, kun peli on jo pelattu.

”Tiedolla johtamisen kauneus ja kauheus on siinä, että onnistuminen ei vaadi ihmetemppuja – se vaatii kurinalaisia käytäntöjä ja selkeät roolit, jotta voimme luottaa päätösten perustana käytettävään tietoon”, muistuttaa Virnexin tiedolla johtamisen asiantuntija ja CFO Hanna Pakka.

1. Johtajan tehtävä on johtaa

Tiedolla tulee olla organisaatiossa selvä rooli. Johdon on ymmärrettävä, millaisia panostuksia tiedolla johtamisen kehittäminen vaatii. Tiedolla johtaminen ei ole rakettitiedettä, pikemminkin pitkäjänteistä ja johdonmukaista puurtamista. Tietoon tulee suhtautua yhtä vakavasti kuin organisaation omaan tuote- tai palvelutuotantoon.

"Tiedolla johtamisen kehittäminen ei ole teknologiahanke, vaan se koskettaa ihmisiä, prosesseja, toimintamalleja, työnkuvia ja organisaation kulttuuria. Johdon pitää tukea ja rahoittaa muutosta", Hanne Vähäkainu, Virnexin palvelujohtaja.

2. Omistajuus

On tärkeää tunnistaa liiketoimintakriittiset avaintiedot ja priorisoitava tärkeimmät kehityskohteet. Avaintiedoille nimetään omistaja, joka vastaa osa-alueensa tiedosta, käsitteistä, laatukriteereistä, tietosuojasta, käyttötapauksista ja kehittämisestä. Nimetyn omistajan toimintavaltuuksien on tuettava annettua roolia.

3. Data Governance

Data governance on hienosta nimestään huolimatta vain toimintamalli, joka kertoo, miten tiedon kanssa toimitaan. Yhteinen toimintamalli helpottaa ja tehostaa toimintaa huomattavasti. On mahdollista yleiseltä tilanteelta, jossa jokainen liiketoiminta-alue on luonut omat toimintamallinsa, jotka eivät loppupelissä pelaa lainkaan yhteen.

Tiedon kanssa tehtävää työtä harvoin mainitaan tehtävänkuvauksissa omana työtehtävänään vaan tietotyötä tehdään ”oikean” toimenkuvan tehtävien yhteydessä. Data governance nostaa tiedon kanssa tehtävän ja jo tehdyn työn esiin, koska se vaatii osaamista, sen työstäminen vaatii aikaa.

”Tiedon kanssa tehtävä työ on usein näkymätöntä. Tiedon hoitamiseen liittyvät tehtävät tulisivat kuitenkin olla näkyvä osa henkilöstön tehtävänkuvia. Ihannetilanteessa siitä myös palkittaisiin samoin kuin muistakin työtehtävistä”, tiivistää Vähäkainu tiedolla johtamisen toivetilan.

4. Läpinäkyvyys

Kun työntekijät ymmärtävät, että prosessissa syntyvällä tiedolla on merkitystä, ja sitä tarvitaan esimerkiksi prosessien automatisointiin tai päätöksentekoon, tiedon laatu paranee kuin itsestään. Kun tiedon merkitys tehdään näkyväksi, halutaan myös tuottaa entistä parempaa tietoa. Tiedon laatu paranee ja työnteon mielekkyys kasvaa. Samalla kasvaa koko organisaation luottamus kerättyyn tietoon ja valmius käyttää tietoa esimerkiksi analysoinnissa tai toimintojen automatisoinnissa.

Aktiiviset tiedon laadun varmistamisen prosessit ovat yksi tärkeimmistä tiedonhallinnan prosesseista. Ilman laadukasta tietoa tiedolla johtaminen ei tuota odotusten mukaisia tuloksia.

5. Kehity tiedon tehohyödyntäjäksi

Digitalisaatio, tietokeskeisyys ja tiedolla johtaminen kuulostavat komeilta termeiltä – ja samalla sangen hengästyttävältä. Kehittyminen tiedon tehokkaaksi hyödyntäjäksi kannattaa tehdä pala kerrallaan. Yrityksen arvovirtoja ohjaavat keskeiset tiedot ovat hyvä paikka aloittaa.

Keskeisten tietojen tunnistaminen yrityksen eri prosesseissa turvaa liiketoiminnan jatkuvuuden. Samalla tiedon omistajat saavat konkreettisen, rajatun tietojoukon, jonka kanssa alkavat työskennellä tunnistaen, kuvaten ja verkostoituen muiden tiedon omistajien kanssa prosessinsa varrella ja rajapinnoissa.

Tiedon merkityksen tunnustaminen ja tunnistaminen on usein suuri muutos yrityksen kulttuurissa. Vaikka muutosta toteutetaan pienin askelin, pitää muutosta johtaa systemaattisesti kohti asetettuja tavoitteita.

6. Tietoturva ja tietosuoja

Luottamus on arvokkain valuuttasi. Tietoa tulee käyttää sen omistajan luvalla ja tarkoituksella, ja jälki pitää olla todennettavissa. Tietoturvan ja tietosuojan huomioiminen kannattaa kiinnittää tiedon omistajan rooliin alusta alkaen. Tietojen liikuttelu, tallentaminen ja säilyttäminen pitää suunnitella ja toteuttaa niin, että tiedon omistaja voi tarvittaessa luvittaa tiedot oikeille henkilöille hyödynnettäväksi.

”Yrityksen on huolehdittava siitä, että se tietää tarkalleen, mihin yrityksen liiketoimintaa ohjaavat tiedot on tallennettu, mihin tietoa voidaan käyttää ja kuka pääsee tutustumaan tai käsittelemään tietoa”, Vähäkainu muistuttaa.

Lopuksi.

Tiedon elinkaari on pitkä, paljon pidempi kuin yksittäisen sovelluksen tai alustan. Liiketoimintaprosessien tuottama tieto on todiste kaikesta yrityksen päivittäisestä toiminnasta. Yksinkertaisuudessaan tiedolla johtaminen on näiden todisteiden keräämistä, analysointia ja johtopäätösten tekoa.