Vielä alkuvuodesta 2022 Espoon kaupungin avosairaanhoidossa tiedon ja datan hyödyntäminen oli hankalaa. Yhteistyössä Medielli Oy:n kanssa Fluentian asiantuntijat rakensivat avuksi Microsoftin palveluita hyödyntävän tiedonhallintakokonaisuuden, josta toiminnan tilan näkee yhdellä silmäyksellä.‍

‍Johtamisen kehittämishanke Espoon kaupungin avosairaanhoidossa paljasti, että tehokkaammalle tiedonhallinnalle sekä etenkin datan visualisoinnille oli tarvetta terveysasemien operatiivisille johtotiimeille. Eri terveysasemilla oli monenlaisia kirjausmenetelmiä sekä raportointimenetelmiä, ja saadakseen dataa käyttöönsä piti työntekijöiden erikseen pyytää raportteja tai itse selvittää tilannetietoja eri järjestelmistä.‍

Turhasta ajanhukasta haluttiin eroon. Datasta tulisi nähdä nopeasti, onko tilanne terveysasemilla tavoitteiden mukainen. Onko toiminnassa havaittu poikkeamia, joihin johtotiimien tulee reagoida?‍

Fluentian asiantuntijat kutsuttiin apuun rakentamaan uutta tiedonhallintajärjestelmää, jossa tietyt mittarit kertoisivat avosairaanhoidon toiminnan tasosta reaaliaikaisesti.‍

Lähtökohtamme oli kerroksittaisen johtamisen malli. Tietoa piti saada näkyviin erilaisilla tavoilla eri ryhmille: ylimmälle johdolle, paikallisjohdolle sekä yksikönjohtotiimeille, Fluentian asiantuntija Tomi kertoo projektin taustoista.

Pitkäikäinen ratkaisu tiedon visualisointiin

Fluentian avulla Espoon avosairaanhoitoon rakennettiin Microsoft Power Automate -pohjainen ratkaisu, jolla tiedonsiirtoa saatiin automatisoitua. Sen kumppaniksi luotiin Microsoft Power BI –dashboard datan visualisointia ja hallinnointia varten.‍

Yksi projektin haasteista oli eri muodoissa oleva data.

Osa datasta löytyi automaattisesti järjestelmistä, mutta osa oli kirjoitettu käsin paperille. Dataa oli saatavilla eri tasoilla – päivittäin, viikoittain tai kuukausittain. Myös päivämäärät saattoivat olla eri muodoissa, kertoo Pauliina, joka huolehti Fluentialla datan yhtenäistämisestä.

Kun data oli saatu yhtenäistettyä, siitä rakennettiin ASH Mittaritaulu -nimen saanut näkymäkokonaisuus. Sen avulla Espoon terveysasemilla mitataan nyt etupäässä kuutta asiaa: palvelun tai hoidon saatavuutta, hoidon jatkuvuutta, vaikuttavuutta, asiakaskokemusta, henkilöstökokemusta ja tuottavuutta.‍

Mittarit on valittu tukemaan Espoon avosairaanhoidon nykytarpeita. Jos ja kun tarpeet tulevaisuudessa muuttuvat, mittaristoon voidaan tehdä muutoksia ja mittaritaulua voidaan kehittää. Nykyjärjestelmä taipuu näin myös tulevaisuuden tarpeisiin.

Ketterää, sujuvaa ja hedelmällistä yhteistyötä

Yhteistyö Fluentian kanssa sujui erittäin ketterästi ja joustavasti. Olemme saaneet Fluentialta tukea isoihin ja pieniin asioihin, ja heillä on riittänyt ymmärrystä aikataulu- ja henkilöstömuutoksissa. Asioiminen on ollut helppoa, kun yhteyshenkilö Fluentialla on pysynyt koko ajan samana, kertoo Espoon kaupungin projektipäällikkö Jonna Taskinen.

Iso kiitos myös siitä, että meidän kanssamme Fluentia puhui aina selkokieltä. Asiat esitettiin meille niin, että koko tiimi ymmärsi.

Yhteistyö saa kiitosta myös Fluentialta. Espoon kaupungille projekti oli selvästi tärkeä, ja Fluentia halusi löytää parhaat mittarit ja ratkaisut avosairaanhoidon monimutkaisiin tarpeisiin.

Pyrimme aina tehostamaan asiakkaidemme tiedonhallintaa ja sitä kautta säästämään asiakkaan kustannuksissa, sanoo Fluentian tiimi.