Kun vanhan CRM-järjestelmän moottori kävi kasvaneelle yhtiölle pieneksi, oli aika päivittää laskutus ja CRM nykyaikaiseen alustaan. SOL rakensi Digian kanssa yrityksen tarpeisiin räätälöidyn ratkaisun, jonka avulla yhtiö on onnistunut tehostamaan laskutustaan. Microsoft Dynamics 365 -alusta yllätti monipuolisuudellaan ja mahdollistaa yhtiön prosessien kehityksen myös tulevaisuudessa.

Palvelualalla toimivan SOLin toimialoihin kuuluvat niin siivous, turvallisuus, kiinteistö ja henkilöstövuokraus kuin pesulatoimintakin. Laskutus- ja CRM-järjestelmillä on vakituisia käyttäjiä noin 400, joista laskutuksen parissa työskentelee 350 ja myynnissä 50 henkilöä. Tiimin kasvaessa vanha 1990-luvulta peräisin ollut Cobol-ratkaisu ei enää täyttänyt tarkoitustaan. Kun yrityksen oma Cobol-vastaava sitten oli jäämässä eläkkeelle, tuli ajankohtaiseksi päivittää laskutus ja CRM tähän päivään.

"Tavoitteena uudelle järjestelmälle oli paitsi ajaa vanha teknologia hallitusti alas myös parantaa ennen kaikkea tiedonlaadullisia haasteita, parantaa käyttäjäkokemusta sekä mahdollistaa monipuolisempi raportointi. Lisäksi uuden järjestelmän tulisi taipua tarvittaessa vielä tuntemattomiin käyttötapauksiin", kertoo SOLin tietohallinnosta vastaava Joni Westman.

Uutta järjestelmää lähdettiin toteuttamaan yhdessä Digian kanssa. Toimitusjohtaja Jussi Holopaisen mukaan kumppanin valintaan vaikutti moni asia, mutta ennen kaikkea merkitystä oli referenssiasiakkailla. "Digia oli toteuttanut projekteja yrityksille, jotka olivat meidän kannaltamme relevantteja."

Tarvekartoituksen kautta räätälöityyn ratkaisuun

Projekti toteutettiin paloissa, joista ensin ratkaistiin asiakas-, sopimushallinta sekä laskutus ja sen jälkeen myynnin tarpeet. Tarvekartoituksessa mukana oli asiantuntijoita eri osastoilta, kuten myynnistä, taloudesta, liiketoiminnasta sekä tietohallinnosta. Lisäksi paikalla kaikissa tapaamisissa olivat projektin avainhenkilöt varmistamassa, että kaikki tarvittavat asiat tulivat otetuksi huomioon.

"Ydinporukka projektissa oli 5–10 henkilöä riippuen vähän projektin vaiheesta. Yhteistyö oli sujuvaa eri tiimien välillä ja asiat pyrittiin ratkaisemaan nopeasti sitä mukaan, kun niitä tuli eteen", Westman kertoo.

Projektin alkuvaiheessa aikaa käytettiin vanhan järjestelmän analysointiin ja tarpeiden kartoittamiseen. Tämän myötä päädyttiin valitsemaan järjestelmäksi osittain räätälöity ratkaisu laskutukseen.

Teknisessä ratkaisussa päädyttiin Dynamics 365 -pilvialustan, Microsoft Azuressa toimivan Node.js-pohjaisen räätäliratkaisun sekä Azure Logic Apps -integraatioiden yhdistelmään. Näistä laskutus toimii räätälöidyssä järjestelmässä ja asiakastiedot ja myyntiprosessi Microsoft Dynamics 365 -alustalla.

"Päädyimme räätälöityyn ratkaisuun, vaikka se vaatikin enemmän työtä ja testausta kuin valmis ratkaisu. Olemme kuitenkin saaneet laskutuksen toimimaan haluamallamme tavalla", Westman toteaa.

Lue lisää pilvipalveluista blogistamme: Mitä pilvipalvelun hallinta ja ylläpito vaativat yritykseltä – ja kumppanilta?

Tehokkuutta ja läpinäkyvyyttä sisäisiin prosesseihin

Uusi järjestelmä otettiin käyttöön kahdessa vaiheessa, tammikuussa 2020 ja syyskuussa 2020. Lisäksi eri osastoja on siirretty uuteen järjestelmään siten, että tällä hetkellä pesulapalveluja lukuun ottamatta uusi järjestelmä on käytössä koko organisaatiossa.

Järjestelmän käyttöönotto sujui suunnitelmien mukaan, eikä sillä ollut häiritsevää vaikutusta yhtiön myyntiin tai kassavirtaan. Käyttäjille tarjottiin koulutusta kaikissa kanavissa: verkkokoulutuksina, kasvokkain ja Teamsissa, ja tarjolla oli myös kirjallisia ohjeita.

"En tiedä, voiko koulutusta näissä tilanteissa olla koskaan liikaa ja varmasti sitä olisi voitu tarjota enemmänkin, mutta pääosin käyttöönotto on sujunut suunnitelmien mukaan", kertoo järjestelmän pääkäyttäjä sekä laskutuksesta vastaava Anne Laurila.

Vaikka uusi laskutus- ja CRM-järjestelmä on ollut käytössä vasta vähän aikaa, on se Laurilan mukaan tuonut jo nyt tehokkuutta laskutukseen. Laskutusvirheiden määrä on vähentynyt ja tiimien toiminta on sisäisesti läpinäkyvämpää, mikä parantaa niiden välistä yhteistyötä. Kaiken kaikkiaan laskutukseen käytetty aika on vähentynyt, mikä antaa enemmän aikaa kentällä tehtävään asiakastyöhön.

"Toki vielä vaaditaan käyttöä, käyttöä ja käyttöä, että saadaan järjestelmästä kaikki mahdolliset hyödyt irti ja sen kautta varmasti tulemme myös tarkastelemaan sisäisiä prosessejamme ja niiden mahdollista lisäkehitystä", Laurila summaa.

Tutustu myös näihin asiakastarinoihin: Caruna, Hedengren, Kaukokiito ja Metsäkeskus.

Alustan monipuolisuus yllätti

Mitä tulee järjestelmien kehitykseen, Westman kertoo Microsoft Dynamics 365 ja Power Platform -alustan tarjonneen projektin suurimman hyödyn. Järjestelmän monipuolisuus ja mahdollisuudet eivät olleet etukäteen täysimääräisesti tiedossa ja ovat myös kehittyneet projektin aloituksen jälkeen paljon, mikä on ollut positiivinen yllätys.

Microsoft Power Platform ja Dynamics 365 -alustan hyvä integroitavuus mahdollistaa uusien toiminnallisuuksien käyttöönoton helposti. SOL onkin itse kehittänyt samaan kokonaisuuteen kuuluvan logistiikkasovelluksen ja tavoitteena on kehittää järjestelmää myös jatkossa.

"Virallisestihan projekti on nyt päättynyt, mutta matka jatkuu. Nyt olemme Digian asiakkaita jatkuvien palvelujen piirissä ja tulevaisuudessa tarkoitus on kehittää järjestelmää edelleen liiketoiminnan tarpeiden mukaan", Westman toteaa.

Tutustu Digia Power Platform Business Case -evaluointipalveluun >>