Microsoft 365 -palveluiden laajamittainen käyttö yrityksen tietohallinnossa antaa paljon mahdollisuuksia paitsi työnteolle mutta myös yrityksen tietohallinnon kehittämiselle. M365-palveluiden Intune-ohjelman ja sen Autopilot-ominaisuuden sisältämät laitehallintaominaisuudet mahdollistavat tietoturvallisen IT-ympäristön pilveistämisen ja automatisoinnin, mikä muuttaa perustavanlaatuisesti perinteistä IT-infraa. Loppukäyttäjät – sinä ja työntekijäsi – sekä yrityksesi tase kyllä huomaavat eron, sillä helpompi ja ketterämpi on myös kustannustehokkaampi.

Applen ja Android-pohjaisten kännyköiden käyttäjille on jo pidemmältä ajalta tuttua uutta laitetta vaihtaessa, että omat asetukset, sovellukset ja muut tiedot siirtyvät kätevästi vanhasta laitteesta toiseen. Sitä varten tarvitsee vain Googlen tai Applen käyttäjätunnuksen, jonka taakse tiedot kopioituvat ja josta tiedot synkronoituvat uuteen laitteeseen. “Olisivatpa laitevaihdot aina näin helppoja”, saattaa IT-tukihenkilösi huokaista.

Perinteisestihän keskitetyssä tietohallinnossa ja laitekannassa päätelaitteita vaihdettaessa IT-tuen esiasennuskeskus ensin esiasentaa ohjelmistot, ajurit, järjestelmäpäivitykset ynnä muut ennalta hoidettavat asiat. Tämän jälkeen, kun kone päätyy loppukäyttäjän, eli sinun tai työntekijäsi käsiin, tarvitaan yleensä vielä lähitukea asetusten viimeistelyyn ja – melko todennäköisesti – tulostinasetusten laittamiseksi. 

Microsoft Intune ja Windows Autopilot tekevät tämän saman “mobiilimaisen” käyttökokemuksen mahdolliseksi uusien työasemien käyttöönottoon. Käyttäjän ei tarvitse muuta kuin kirjautua uuteen, kaupan paketista avattuun Windows 10 -koneeseen omalla käyttäjätunnuksellaan ja käydä hakemassa kahvia. Hetken kuluttua uudesta koneesta löytyy kaikki tutut sovellukset, omat tiedostot ja pian myös tulostusasetukset Microsoftin pilven tiputettua ne automaattisesti käyttäjän koneelle. Logistiikan kulujen leikkaamisen lisäksi yrityksesi hyötyy säästämällä esiasennuskuluissa, lähitukikuluissa sekä säästämällä loppukäyttäjien työaikaa, kun laitteet voidaan toimittaa heille entistä nopeammin.

Kaikille tutut Microsoftin sovellukset – vaan ovatko kaikki?

Microsoft-sovelluksilla on jo valmiiksi vahva jalansija yritysten tietohallintojen peruskivinä – kukapa meistä ei olisi joskus käyttänyt joko Wordia, Powerpointia tai Exceliä? Nykyään nämä perustyökalut kuuluvat Microsoft 365 -palveluihin osana laajempaa työkalupakkia, johon kuuluu uudempia, mutta viimeistään tänä vuonna kaikille tutuksi tulleita sovelluksia, kuten Teams, joka on monessa organisaatiossa uudistanut tiimityön tehokkuuden. Myös Intune kuuluu näihin uusiin sovelluksiin ja joka voi aikanaan, kuten Teams viime vuonna, määritellä kokonaista IT-aikakautta. Intunessa nimittäin on potentiaalia muuttaa yrityksen pilvipolku liiketoiminnan kultaiseksi kaduksi, jos sitä ja muita kehittyneitä M365-ominaisuuksia lähtee soveltamaan rohkeasti.

"Intune kuuluu niihin uusiin sovelluksiin, joka voi aikanaan, kuten Teams viime vuonna, määritellä kokonaista IT-aikakautta."

Intunen avulla Microsoft on ottanut asiakseen uudistaa yritysten laitehallintaa, tietoturvaa ja pilviarkkitehtuuria. Intune tulee olemaan oikeasti portti ketterämpään IT:hen, jonka myötä laitteet tietoineen pysyvät jatkuvasti ajan tasalla, mikä puolestaan parantaa tietoturvaa ja poistaa tarpeen tehdä ajoittaisia suuria kalliita päivityksiä. Eikä M365-ympäristössä sovellusten yhteensopivuus tai -toimivuuskaan ole ongelma. 

Nyt jo löytyvien ominaisuuksien lisäksi Microsoft 365 -ominaisuusvalikoima laajenee jatkuvasti. Vuoden 2021 aikana Microsoft tuo uusia ominaisuuksia tulostuksen hallintaan, kun Universal Print tulee saataville. Tässä vaiheessa saatat ajatella “Miksei meillä ole jo Intune ja mistä se saadaan?” ja ratkaisu voi olla jopa yllättävän lähellä – se nimittäin saattaa jo yrityksesi työkalupakista löytyä! 

Kun Office 365 -palvelut päivittyivät Microsoft 365 -palveluiksi, vanhan O365 Business Premium -lisenssin korvasi M365 Business Standard, joka sisältää kaikki samat työkalut kuin ennenkin. Rinnalle tuli myös alle seitsemän euroa kalliimpi Business Premium -lisenssi, joka sisältää sekä Intunen että edistyneemmät organisaatiotason tietoturvaominaisuudet – jolloin et tarvitse erillistä virustorjuntalisenssiä. Intune voi hyvinkin jo olla yrityksesi M365-lisenssissä mukana. 

Microsoft 365:n hyödyntäminen edellyttää kuitenkin näkemyksellisyyttä ja osaamista. Jotta Microsoft 365:sta saa parhaan hyödyn irti, kannattaa valita kumppani, joka hallitusti ottaa sen käyttöösi puolestasi yrityksesi IT-palvelutuotantoon ja ajattelee sopivat vaiheet fiksuun IT-pilveistykseen puolestasi. Juuri tällaista IT:n valjastamista yrityksen käyttöön liiketoiminta edellä ajatellen me olemme MPY:llä koko Sisäistyspalvelu-ajatuksen kehittäneetkin.

Voiko tietoturvaa pilveistää ja mitä se tarkoittaa?

Kaikki lähtee pilvi-identiteetistä, joka Microsoftin tapauksessa rakentuu, totta kai, Microsoft-tunnuksen päälle, joka kaikilla työntekijöillä jo on jos yrityksesi käyttää Microsoftin palveluita. Pilvi-identiteetin suojaaminen on niin hallinnan kuin tietoturvan kannalta oleellista – MPY:n tarjoamissa ratkaisuissa identiteetti suojataan älykkäillä suojautumiskeinoilla mm. kalastelulta suojautumiseksi. Kun pilvi-identiteetti suojataan vielä ehdollisella pääsynhallinnalla ja vierailla laitteilla kaksivaiheisella tunnistautumisella, saadaan kokonaisuutena tietoturvallinen pilviympäristö, jossa laitehallinnan kautta voidaan joko sallia tai rajoittaa pääsy tietyiltä laitteilta.  

Tietoturvan osalta Microsoft 365 sisältää paljon muitakin kehittyneitä ominaisuuksia kalastelulta suojautumiseen, päätelaitteiden suojaamiseen ja kehittyneeseen kyberturvaan. Näistä kalastelulta suojautumisen pitäisi olla kaikkien yritysten kehityslistalla, sillä uutiset ovat pullollaan tapauksia, joissa kalastelulla on saatu aikaan merkittäviäkin vahinkoja suomalaisten yritysten liiketoiminnalle. Päätelaitteiden suojaaminen M365:n avulla on taas monelle yritykselle kiinnostava mahdollisuus, koska tällöin voidaan luopua perinteisistä virustorjuntasovelluksista ja säästää näiden kustannuksissa.

Tarvitaanko palvelimia jatkossa ja mitä niistä luopuminen tarkoittaa?

Siirtyminen palvelinkohtaisesti tuotetuista sovelluksista pilvipohjaisiin SaaS-palveluihin on ollut käynnissä jo vuosia. Microsoft 365 ei yksinään mahdollista luopumista palvelimista, mutta on yksi askel tuolla tiellä. Microsoft 365:llä voidaan ratkaista identiteetin hallinta ja tiedostoratkaisut, jolloin perinteisille AD-palvelimille tai tiedostopalvelimille ei ole enää tarvetta. 2021 julkaistava Universal Print -ominaisuus taas tekee perinteiset tulostuspalvelimet tarpeettomiksi. Asiakaskohtaiset sähköpostipalvelimet ovatkin jo vuosia olleet katoavaa kansanperinnettä, kun sähköpostit ovat siirtyneet Microsoft 365 -palveluun.

Mutta miksi perinteisistä palvelimista luopuminen voi olla yritykselle kiinnostavaa? Koska se tuo mukanaan säästöjä, ei pelkästään palvelininfran kustannuksissa ja ylläpidossa, mutta myös tietoliikenteessä. Yritysverkkojen tarkoitus on liittää yritysten toimipisteet tietoturvallisesti yritysten palvelimiin. Kun käyttäjä on etätoimistolla, liitytään yritysverkkoon VPN-yhteydellä, jotta palvelimiin saadaan yhteys. Kun palvelimia ei enää ole, ei ole tarvetta yritysverkoille tai VPN-yhteyksillekään. Riittää, että toimipaikoista on hyvälaatuinen yhteys internetiin ja tällainen on usein selkeästi yritysverkkoja edullisempi ratkaisu. Pitkälle viedyssä pilvimaailmassa verkko muodostuu luotettujen laitteiden ja pilven välisestä tietoliikenteestä, mikä korvaa perinteiset verkot. Loppukäyttäjä huomaa tämän parhaiten siitä, että työskentely kotoa ei eroa mitenkään työskentelystä toimistossa, sillä edes VPN-yhteyttä ei tarvita. Jos korona-ajan etätyöstä tuleekin uusi normaali, niin yritysten IT:n tulee sopeutua siihen.

"Miksi perinteisistä palvelimista luopuminen voi olla yritykselle kiinnostavaa? Koska se tuo mukanaan säästöjä, ei pelkästään palvelininfran kustannuksissa ja ylläpidossa, mutta myös tietoliikenteessä."

Palvelimista luopuminen ei kenties ole monelle suurelle yritykselle ensimmäinen askel, mutta pieniä yrityksiä on jo nykyään täysin palvelimettomassa IT-tuotantomallissa.

Kumppanin kanssa eteenpäin

Windows Autopilot ja Microsoft Intune osana 365-pakettia ovat käteviä teknisiä ominaisuuksia, mutta niiden varsinainen hyöty tulee siitä, kun niiden avulla uudistetaan yrityksen päätelaitehallinta ja käynnistetään polku IT:n aitoon pilveistämiseen. Yritysten IT:n tuottamiseen tarjolla oleva teknologia kehittyy jatkuvasti ja sen kehityksen seuraaminen sekä osaamisen rakentaminen eivät ole useimmille yrityksille mahdollista muuten, kuin sopivan kumppanin avulla. Kumppani tuo näkemyksellisyyttä ja kokemukseen perustuvaa harkintaa oikeiden valintojen tekemiseen oikeaan aikaan, kun IT:tä kehitetään.

MPY:n työasemahallintapalvelut tukevat Microsoft 365 -palveluita, Windows Autopilotia sekä Microsoftin pilvipohjaisen tietoturvan käyttöä. Asiantuntijamme auttavat Microsoft 365:n hyötyjen ymmärtämisessä, sinulle sopivan pilvipolun rakentamisessa ja auttavat tunnistamaan sinun kannaltasi järkevimmän ensimmäisen askeleen. Olisiko siis sinunkin jo aika ottaa se askel?

Jos yrityksesi pilvipolku on vasta haave, jo alkutekijöissään tai olet jo siinä pidemmällä, me voimme auttaa kun vain otat yhteyttä. Me myös mielellämme sisäistämme sinun yrityksesi IT-tarpeet liiketoimintasi näkökulmasta ja tarjoamme sitä varten parhaat ratkaisut.