Hae it-yrityksiä
osaamisalueittain:

Asiakkuudenhallinta CRM BI ja raportointi HR Tuotekehitys ja suunnittelu Toiminnanohjaus ERP Taloushallinto Markkinointi Webkehitys Mobiilikehitys Käyttöliittymäsuunnittelu Tietoturva Verkkokaupparatkaisut Ohjelmistokehitys Integraatiot Pilvipalvelut / SaaS Tekoäly (AI) ja koneoppiminen Lisätty todellisuus ja VR Paikkatieto GIS IoT Microsoft SAP IBM Salesforce Amazon Web Services Javascript React PHP WordPress Drupal

Tarvitaanko Office 365 varmistuksia?

BloggausPerinteisessä maanpäällisessä it-infrassa monet meistä ovat tottuneet hankkimaan erilliset varmistukset ja niitä pidetäänkin usein yhtenä kriittisimpänä tekijänä ympäristöissä. Pilvimaailmaan siirryttäessä luotetaan usein siihen, ettei data katoa yrityksen tiedoista. Todellisuus voi kuitenkin olla toinen. Mikäli varmistuksia halutaan hankkia, joudutaan pilviympäristössä turvautumaan kolmannen osapuolen tuotteisiin. Kiperä kysymys onkin: Tarvitaanko O365 varmistuksia ollenkaan?

Lyhyt vastaus tähän on ”Todennäköisesti ei”.

Lyhyellä vastauksella ei kuitenkaan vakuuteta kovin montaa teistä, eikä se pidä sisällään koko totuutta, joten kurkistetaan hiukan konepellin alle.

Microsoftin pilvipalveluissa ei siis ole varsinaista varmistusta sisäänrakennettuna, mutta konepellin alta löytyy ominaisuuksia, joiden avulla vahinkojen varalle voidaan suojautua. Microsoft on sisällyttänyt kaikkiin kriittisiin tuotteisiinsa roskakorin, josta käyttäjät voivat palauttaa poistamiaan tiedostoja ja sähköposteja. Roskakori säilyttää poistetut tiedot 90 päivän ajan. Lisäksi Sharepoint tukee versiohistoriaa, joka myös osaltaan suojaa vahinkojen varalta. Alla muutama esimerkki:

Sähköposti:

Matti poistaa vahingossa kaikki sähköpostit saapuneet-laatikosta. Matti voi itsenäisesti tai it-tukipalvelun avulla mennä roskakoriin ja käydä sieltä palauttamassa yksittäisiä tai useampia sähköposteja kerrallaan. Näin ollen vahingoilta suojaudutaan. Poistetut tiedostot säilyvät roskakorissa 90 päivää, jonka jälkeen ne poistuvat lopullisesti.

Onedrive for Business:

Maija tallentaa vahingossa väärän projektitiedoston päälle ja näin ollen aiemmin 11 tuntia työtä vaatinut dokumentti katoaa. Maija voi hyödyntää versiohistoriaa ja palauttaa aiemman version tiedostosta. Näin ollen Maija voi säilyttää molemmat tiedostot eikä työtä valu hukkaan.

Teams:

Pekka lähtee ovet paukkuen firmasta ja päättää viimeisenä työnään poistaa kaikki tiedostot projektista, jonka tiedostot ovat Teamsissä. Pekka tietää myös roskakorista, joten hän käy tyhjentämässä roskakorin juuri ennen oven sulkeutumista. Yrityksen onneksi Teams (niin kuin Sharepointkin) tukee niin sanottua toisen vaiheen roskakoria. Tähän roskakoriin vaaditaan enemmän oikeuksia eikä Pekka ole näin saanut tuhottua tiedostoja täältä. Toisen vaiheen roskakorista voidaan palauttaa tiedostot ja yksikään projektin tiedosto ei ole kadonnut ja projekti voi jatkua kuten ennenkin.
Jos yritys ei kuitenkaan huomaa, että Pekka on käynyt poistamassa tiedostot, voi tarve tiedostojen palautukselle myöhemmin. Tiedot säilyvät roskakorissa oletuksena 90 päivää, jonka jälkeen ne poistuvat kokonaan. Varmistusratkaisun avulla tietoihin päästään käsiksi tämän jälkeen, vaikkapa vuosi Pekan lähdettyä yrityksestä.

Eli varmistuksia ei monissa tapauksissa juurikaan tarvita vahinkojen varalle. Palveluiden ympäristöt tulee muokata vastaamaan yrityksen tarpeita ja esimerkiksi toisen vaiheen roskakorin pääsyn kannalta tulee miettiä kenelle ja mitä oikeuksia ympäristöön antaa.

No entäs sitten järjestelmävirheet?

Microsoftin ympäristössä ei ole ainakaan minun korviini tullut kertaakaan tilannetta, jossa esimerkiksi sähköpostilaatikko katoaisi ”itsestään” taivaan tuuliin. Jokaisesta postilaatikosta on useampi kuin yksi kopio pilvessä, joten postilaatikon katoaminen vaatisi Microsoftilta jonkinmoisen katastrofin. Lisäksi esimerkiksi it:n poistonkin seurauksena sähköpostilaatikko menee roskakoriin, josta sen voi vielä palauttaa.

Eli hiukan pidempi vastaus otsikon kysymykseen ”Tarvitaanko Office 365:sta varmistuksia?” on:

Kuten aikaisemmin jo todettiin, Microsoftin järjestelmät pitävät tiedostot ja tiedot tallella roskakorissa kolmen kuukauden ajan poistamisesta. Usein tämä riittää hyvin “huppista”-tilanteissa. Mikäli tiedon poistamista ei kuitenkaan huomata tämän ajan kuluessa, ollaan jonkinlaisessa pulassa ilman muita varmistusratkaisuja.

Vahinkojen varalta Microsoftin järjestelmät voidaan konfiguroida niin, että tietojen menettäminen on ainakin erittäin kovan työn takana. Mikäli haluaa varautua järjestelmävirhettä vastaan ja esimerkiksi Sharepointissa yksinkertaisesti on niin tärkeää dataa, ettei meillä ole varaa menettää sitä, on varmin ratkaisu tähän kolmannen osapuolen ratkaisut.

Varmistukset voidaan hoitaa kahdella eri tavalla: pilvestä pilveen tallentavan ratkaisun avulla tai varmistamalla tiedot esimerkiksi asiakkaan omaan konesaliin tai Azureen. Ensimmäisessä vaihtoehdossa tiedot ovat ulkoisessa varmistuspalvelussa ja jälkimmäisessä ratkaisussa asiakkaan omassa kontrollissa.

Lisäksi yrityksen tulisi huomioida yrityksestä poistuvat käyttäjät. Kun yrityksen it poistaa Microsoft-lisenssit käyttäjältä ja lukitsee tunnuksen, poistuvat käyttäjän tiedostot OneDrivestä ja sähköpostista 30 päivän kuluttua. Teams- ja Sharepoint-tiedostot säilyvät kuitenkin ennallaan. Jos tiedot halutaan säilyttää tunnusten lukitsemisesta huolimatta, jätetään lisenssi aktiiviseksi ja siitä maksetaan tuttuun tapaan. 

Varmistuspalvelut mahdollistavat tarpeellisten tietojen palauttamisen käyttäjän tiedoista myös tunnuksen poistamisen jälkeen ilman lisenssien mukana roikottamista. Toki käyttäjältä tarvitaan tietojen käyttämiseen lupa.

Eri vaihtoehdot on hyvä käydä läpi asiantuntijan kanssa ja pohtia, onko teidän yrityksellänne tarvetta varmistaa tietoja varmistusratkaisun avulla. Lisäksi on hyvä muistaa, että lisenssointimallit sallivat usein vain osalle käyttäjästä lisenssoinnin. Näin voidaan varmistaa esimerkiksi vain avainhekilöiden sähköpostit. 

Tarvitsetko apua oikeanlaisen ympäristön muokkaamisessa tai mietittekö varmistuspalveluiden hankkimista? 

Jätä yhteydenottopyyntö niin keskustellaan asiasta lisää!

Tutustu CloudNown palveluihin: https://www.cloudnow.fi/Palvelut

Pinterest
CloudNow IT Oy logo

Lisätietoja

Yritysprofiili CloudNow IT kotisivut

Tagit

Jos tarjontatagi on sininen, pääset klikkaamalla sen kuvaukseen

Liiketoimintaprosessi

Tietohallinto

Erikoisosaaminen

It-infrapalvelut
Käyttäjähallinta
Pilvipalvelut / SaaS
Tietoturva

Toimialakokemus

IT

Teknologia

Microsoft

Tarjonnan tyyppi

Toteutustyö
Tuki- ja ylläpitotyö

Omat tagit

pilvivarmistus
varmistuspalvelut
varmistus
Tiedon varmistusratkaisut
Microsoft 365
Microsoft Teams
Outlook
Microsoft onedrive

Siirry yrityksen profiiliin CloudNow IT kotisivut Yrityshaku Referenssihaku Julkaisuhaku

CloudNow IT - Asiantuntijat ja yhteyshenkilöt

CloudNow IT - Muita referenssejä

CloudNow IT - Muita bloggauksia

Digitalisaatio & innovaatiot blogimedia

Blogimediamme käsittelee tulevaisuuden liiketoimintaa, digitaalisia innovaatioita ja internet-ajan ilmiöitä

Etusivu Yrityshaku Pikahaku Referenssihaku Julkaisuhaku Blogimedia