SmartInvoice nopeuttaa laskujen käsittelyä

Referenssi Bilot toteutti Certialle SmartInvoice-ratkaisun. Certian SAP-ympäristöön asennetun järjestelmän ansiosta laskujen hyväksyntäprosessi nopeutuu ja ostoreskontran työmäärä vähenee merkittävästi.

Certia Oy on yliopistojen ja korkeakoulujen talous- ja henkilöstöhallinnon palveluiden tuottamiseen erikoistunut yritys. Palvelukeskus tarjoaa asiakkailleen myös muita nykyaikaisiin tietojärjestelmiin liittyviä asiantuntijapalveluita. Vuonna 2010 perustetussa Certiassa työkentelee noin 80 henkeä ja sillä on toimipaikat Vaasassa, Joensuussa ja Vantaalla. Certialla on ollut SAP:n talous- ja henkilöstöhallinnan järjestelmät käytössään toimintansa alusta lähtien, mutta ostolaskutus toimi aiemmin erillisessä järjestelmässä.

”Halusimme ostolaskujen käsittelyyn uuden SAP-pohjaisen ratkaisun. Julkiseen kilpailutukseemme osallistui lukuisa määrä toimittajia, joista lopulta valitsimme Bilotin sekä heidän kehittämänsä SmartInvoice-järjestelmän”, Certian palvelutuotannon johtaja Pirkko Kero-Kangasluoma kertoo.

SAP-pohjainen järjestelmä tuo kustannussäästöjä

Projektin tavoitteena oli tehdä ostolaskujen ja muiden dokumenttien sähköinen kierrätysjärjestelmä. Ratkaisuun kuuluu niin osto- ja kululaskujen vastaanotto, hyväksyntäkierto ja arkistointiin vienti kuin muistioiden sekä palkkahallinnon ja maksuliikenteen dokumenttien käsittely. Bilotin kehittämä SmartInvoiceTM-ratkaisu asennettiin Certian SAP-ympäristöön ja se toimi lähtökohtana Certian toiveiden mukaisten lisäominaisuuksien toteuttamisessa.

”Ratkaisua valittaessa toiminnallisuus oli meille se tärkein tekijä. Bilotilla oli hyvä pohja valmiina, jonka käytettävyyttä sitten muokkasimme omien asiakkaidemme tarpeiden mukaisesti”, Certian järjestelmäpalveluista vastaava johtaja Jarkko Nygren kertoo.

”SmartInvoice on helppokäyttöinen, moderni järjestelmä. Ratkaisu on myös huomattavasti aikaisempaa edullisempi, koska se toimii suoraan SAP:n sisällä”, Pirkko Kero-Kangasluoma toteaa.

Käyttöliittymät HTML5-tekniikalla

Projektissa toteutettiin myös integraatiot eri lähdejärjestelmistä SAP:iin sekä käyttöliittymät niin Certian pääkäyttäjille kuin yliopistojen ja korkeakoulujen loppukäyttäjille. Bilotin ehdotuksesta prosessien asiatarkastajille ja hyväksyjille toteutettiin HTML5-pohjaiset käyttöliittymät, jotka toimivat kaikilla nykyaikaisilla selaimilla.

”Saimme Bilotilta hyviä ja selkeitä ehdotuksia. Järjestelmästä tehdään jatkossa myös älypuhelimille suunniteltua versiota”, Jarkko Nygren kertoo. Testaukset tehtiin ensin Bilotin toimesta ja sitten Certiassa. Määrittelyvaiheen lopussa sekä toteutuksen loppuvaiheessa ratkaisua demottiin myös loppukäyttäjille.

”Asiakkaillemme järjestetyissä katselmoinneissa saatiin erinomaisia kommenteja ja vinkkejä”, Pirkko Kero-Kangasluoma toteaa tyytyväisenä. ”Ja Bilot otti hyvin kiinni tarpeista ja oli valmis myös toteuttamaan ne”.

Loppukäyttäjät arvostavat järjestelmän helppoutta

SmartInvoice-järjestelmän ansiosta laskujen hyväksyntäprosessi on virheetön ja aiempaa selvästi nopeampi. Samalla ostoreskontran työmäärä vähenee merkittävästi. Ratkaisun avulla voi myös automatisoida erilaisia prosesseja, esimerkiksi laskujen hyväksynnän sopimusten tai laskujen toistuvuuden perusteella.

”Kehitimme yhdessä Bilotin kanssa uusia ratkaisuja, joilla saamme lyhennettyä dokumenttien käsittelyaikaa. Nyt voimme itse tehostaa toimintaamme hallitsemalla ja automatisoimalla prosesseja”, Jarkko Nygren kuvailee. Käyttöönoton jälkeen yliopistoilta ja korkeakouluilta on tullut runsaasti kiitosta ratkaisun ja käyttöliittymien sujuvuudesta ja selkeydestä.

”Loppukäyttäjiltä on tullut järjestelmän helppoudesta sellaista palautetta, että sitä oppii käyttämään ilman koulutustakin”, Pirkko Kero-Kangasluoma hymyilee.