RPA – miten robotiikan avulla automatisoidaan liiketoimintaprosesseja

Ohjelmistorobotiikka (RPA, Robotic Process Automation) on viime vuosina noussut merkittäväksi vaihtoehdoksi, kun tarpeena on automatisoida yrityksen liiketoiminnan toistuvia prosesseja. Nousuun on selkeä syy. RPA-työkalut ovat kehittyneet lyhyessä ajassa huomattavasti, joten niitä voidaan ryhtyä hyödyntämään monenlaisissa organisaatioissa.

Robotiikan avulla eroon turhasta käsityöstä

Tietotekniikan eri osa-alueilta löytyy runsaasti kohteita, joissa robotiikan hyödyntäminen kannattaa. Sen avulla automatisoidaan niin datan sisäänluku kuin sen käsittelykin. Monessa organisaatiossa päänvaivaa aiheuttavat manuaaliset prosessit voidaan automatisoida ja vähentää näin myös virheitä. Esimerkkejä löytyy ainakin talous- ja henkilöstöhallinnosta sekä laskutuksen tehtävistä. Robotit toimivat tehokkaasti muillakin tietoteknisillä osa-alueilla, kuten pilvipalveluissa, IoT-sensoreissa ja järjestelmien välisissä integraatioissa.

Robotti voi toimia välittäjänä esimerkiksi pilvipalveluiden ja IoT-laitteiden välillä. IoT-sensoreiden luomaa tietoa voidaan tehokkaasti kerätä RPA-työkalujen avulla ja jalostaa jatkokäyttöön, vaikkapa IoT-analytiikan tarpeisiin.

Automaation maturiteetti kehittyy

Nykyisessä RPA-markkinatilanteessa korostuu toimittajan kyky toteuttaa asiakkaan toiveita vastaava robotiikan ratkaisu parhaalla mahdollisella tavalla. Robotiikan alueen työkalut ovat uusia ja niitä on useita. Toimitusvarmuus ja luotettavuus nousevatkin keskiöön, kun asiakas haluaa itselleen hyvän kumppanin robotiikkaa hyödyntävien ratkaisujen toteuttamiseen. Asiakkaan robotiikkaan perustuvan automaation maturiteetti on vasta kehittymässä. Voidaan siis nähdä, että toimittaja ja asiakas ovat nyt matkalla kohti yhteistä tavoitetta. Osa robotiikan avaamista mahdollisuuksista tunnistetaan tämän matkan aikana. Kaikkia robotiikan tuomia mahdollisuuksia ei vielä kyetä edes hahmottamaan. Yhteisellä matkalla on siis luvassa paljon opittavaa sekä asiakkaalle että toimittajalle.

Automaation maturiteetin kehittymistä tarkastellaan seuraavassa kuvassa. Y-akseli kuvaa toimittajan maturiteettia robotiikan alueella ja X-akseli sitä, kuinka pitkälle asiakkaan liiketoiminnan automatisoinnissa on päästy robotisoitujen ratkaisujen avulla. Täydellisessä tilanteessa RPA-tuote tai -tuotteet sekä automaation maturiteetti asiakasyrityksessä ovat korkeimmalla mahdollisella tasolla. Tällöin päästään kuvassa tähdellä merkittyyn liiketoiminnan vaiheeseen, jossa toimii täysin automatisoitu tuotantotehdas.

Automaatioratkaisun suunnittelusta

Prosessien välinen vertailu on tärkeä tehtävä, kun määritellään automaatioon perustuvaa ratkaisua asiakkaan tarpeeseen. Vertailutietoa tarvitaan myös pohdittaessa robotiikan hyödyntämisen kannattavuutta. Vertailussa saadaan tietoa perinteisen eli manuaalisen, integraatioihin ja automaatioprosessin pohjautuvan prosessin sekä uudenlaisen, robotiikkaa hyödyntävän prosessin eroista.

Kaavio havainnollistaa tilannetta, jossa ylhäältä alaspäin ratkaisussa käytettävän RPA:n tai automaation hyödyntäminen kasvaa:

Hyvä automatisoitu ratkaisu on toimiva, kustannustehokas ja jatkojalostettava. Ratkaisun suunnittelu on siis avainasemassa, ja suunnitteluvaiheessa muutaman kysymyksen äärelle kannattaa erityisesti pysähtyä. Miten ratkaisu on toteutettu? Mikä on ratkaisun takaisinmaksuaika? Miten ratkaisu toimii osana muuta automaatiota, tässä hetkessä ja tulevaisuudessa?

Robotiikkaan nojaavan prosessin suunnittelussa huomioidaan automatisoitava prosessi kokonaisuudessaan. Ratkaisun ylläpito ja jatkokehitys kannattaa myös suunnitella jo varhaisessa vaiheessa. Liian monimutkaisten automaatioprosessien ylläpito ja kehitys voivat osoittautua ongelmallisiksi.

Ratkaisun takaisinmaksuajan tulee olla realistinen, jotta investointi kannattaa toteuttaa. Lisäksi on hyvä tutkia, voiko samaa logiikkaa hyödyntää muidenkin prosessien automatisoinnissa. Suosittelemme pohtimaan, miten ratkaisu toimii osana muita integraatioita, tekoälyn hyödyntämistä, pilvipalveluita ja IoT-sensoreita.

Ohjelmistorobotiikka mahdollistaa analytiikan hyödyntämisen

Robotiikalla tukee organisaation olemassa olevia toimintamalleja. Kilpailu on kiristynyt, mikä on nostanut vahvasti esiin tarpeen hyödyntää analytiikkaa liiketoiminnan tehostamisessa ja kehittämisessä. Robotiikan avulla organisaatio voi saavuttaa huomattavan etulyöntiaseman. Kun perusprosessit on automatisoitu, organisaatio voi keskittyä uusien, edistynyttä analytiikkaa hyödyntävien ratkaisujen rakentamiseen. Tämä tuo kilpailuedun ja mahdollisuuden kehittyä vision mukaisesti.