Resurssiviisasta palkanlaskentaa Scandicilla

Referenssi Scandic Hotelsin henkilöstöhallintoa voidaan pyörittää pienellä henkilöstömäärällä, kun palkanlaskenta on ulkoistettu Accountorille. Scandicin henkilöstöjohtaja Riikka Mattila arvostaa asiantuntevaa ja hotelliketjun muuttuviin tarpeisiin mukautuvaa palkanlaskentapalvelua.

Vuonna 2013 tuli kuluneeksi 50 vuotta siitä, kun Esso Motorhotell, Scandic Hotelsin edeltäjä, avasi ensimmäisen toimipisteensä Ruotsin Laxaan. Puolessa vuosisadassa on tapahtunut paljon muutakin kuin ketjun nimen vaihtuminen. Toiminta on laajentunut Ruotsista Suomeen, Norjaan, Saksaan, Tanskaan, Puolaan ja Belgiaan.

Tänään Scandic-ketjuun kuuluu 230 hotellia, joissa työskentelee yhteensä 14 000 työntekijää. Suomessa sijaitsevista 27 hotellista kaksi toimii franchising-sopimuksella, muut ovat ketjun hoidossa. 900 henkilön työpanoksella saatiin viime vuonna aikaan 158 miljoonan euron liikevaihto.

Scandic Hotels vastaa taloushallintonsa pyörittämisestä pääasiassa itse. Palkkahallinnon palveluista ja matkalaskujen hallinnasta vastaa kuitenkin Accountorin Jyväskylän toimisto. Mattilan mielestä palkkahallinnon ulkoistaminen tuo kaivattuja resursseja ja joustavuutta hotelliketjun henkilöstöhallinnolle.

”Meillä työskentelee henkilöstöhallinnossa vain kolme työntekijää, joten aikamme ei millään riittäisi palkkahallinnon tehtävien tekemiseen. Accountorin ammattilaiset hoitavat palkanlaskennan perusrutiinit oikea-aikaisesti ja virheettömästi. Lisäksi he tekevät tarvittavat vuosi-ilmoitukset esimerkiksi viranomaisille ja tukevat esimiehiämme työsuhteisiin ja palkkoihin liittyvissä kysymyksissä. Täytyykin sanoa, että arvostan Accountorin palkanlaskijoiden työpanoksen korkealle”, Mattila kiittelee.

Nimetty yhteyshenkilö takaa palvelun

Jokaisella Scandic-hotellilla on Accountorilla nimetty yhteyshenkilö, jonka puoleen esimiesten on helppoa kääntyä kysymyksineen. Palvelu toimii kuitenkin myös oman yhteyshenkilön ollessa poissa, sillä häntä sijaistaa Scandicin asiat tunteva kollega. Toimiva sijaisjärjestelmä on Mattilan mukaan ehdottoman tärkeä juttu, sillä se varmistaa palkka-asioiden hoitumisen kaikissa tilanteissa.

Kuten suurissa hotelli- ja ravintola-alan ketjuissa yleensäkin, myös Scandicissa työskentelee kokoaikaisten työntekijöiden lisäksi runsaasti osa-aikaista henkilökuntaa, joiden työaika voi vaihdella merkittävästi. Alalle tyypillisesti myös henkilöstön vaihtuvuus on kohtuullisen suurta. Nämä seikat vaikuttavat oleellisesti palkkahallinnon resurssitarpeeseen.

”Jos vastaisimme palkkahallinnosta itse, meidän olisi vaikeaa pitää työkuormamme tasaisena. Kun olemme ulkoistaneet työn Accountorille, meillä on aina saatavilla tarvitsemamme palkkahallinnon resurssi. Palvelu joustaa niin ylös- kuin alaspäinkin”, Mattila sanoo.

Järjestelmiä kehitetään yhdessä

Scandic Hotels on luottanut saman tilitoimiston osaamiseen 90-luvun lopulta lähtien. Alkuvaiheessa tilitoimiston nimi vain oli toinen. Matkan varrella Scandic ja Accountor ovat pystyneet rakentamaan toimivat käytännöt palkanlaskentaprosessin toteuttamiseen.

”Viime vuosina olemme panostaneet palkanlaskentaprosessin tehokkuuteen ja järjestelmäkehitykseen. Vaikka tie tältä osin on vasta aluillaan, ovat Accountorin asiantuntijat olleet suureksi avuksi uutta toimintatapaa suunniteltaessa ja rakennettaessa”, Mattila sanoo.

Scandicin käyttämä Workday-henkilötietojärjestelmä on linkitetty Accountorin työvuorosuunnitteluohjelmistoon ja palkanlaskentapalveluun. Tietojen siirtyminen järjestelmien välillä on pystytty monin osin automatisoimaan ja esimerkiksi manuaalisten tarkastusten tarve on vähentynyt. Scandicin ja Accountorin yhteisenä tavoitteena on lisätä prosessin tehokkuutta ja automaatioastetta entisestään. Tekniikan kehittyminen ei kuitenkaan poista ihmisten välistä kommunikaatiota.

”Avain tyytyväisyyteen on päivittäisen yhteistyön sujuminen palkanlaskijoiden kanssa. Olemme yhteydessä puhelimitse ja sähköpostilla, mutta näemme säännöllisesti myös kasvokkain”, Mattila sanoo tyytyväisenä.

Muita majoitus- ja ravintola-alan (MaRa) palveluitamme ja uutisia löydät täältä