Olin kuuntelemassa Työ ja Elinkeinoministeriön paneelikeskustelua robotiikasta teemalla robotti työkaverina. Robotiikkahypen yhteydessä robottia kaavaillaan jos jonkinlaiseen tehtävään, mutta muistammeko kysyä riittävän usein mihin robotti oikeastaan soveltuu, tuottaako se toivottuja hyötyjä ja tukeeko se palvelun liiketoimintaideaa?

Robotit jaetaan yleensä kahteen pääryhmään; työtä helpottaviin työkalurobotteihin jotka toimivat älykkäästi mutta huomaamatta ihmisen apuna ja persoonallisessa interaktiossa käyttäjän kanssa oleviin robotteihin. Vaikka interaktioroboteissa riittää vielä työtä, älykkäät työkalurobotit ovat jo nyt realismia.

Robotiikasta puhuessamme haluamme erottaa toisistaan fyysiset robotit ja ohjelmistorobotit. Fyysisiä robotteja käytetään jo nykyään hyödyksi valmistavassa teollisuudessa esimerkiksi raskaiden ja tarkkuutta vaativien, toistuvien tehtävien suorittamiseen. Ohjelmistorobotit taas ovat sopeutumiskykyisiä, oppivia ohjelmia. Niitä voidaan käyttää rutiininomaisten tehtävien suorittamiseen, tiedon seulontaan, järjestelmäintegrointiin ja automaatioon liiketoiminnassa.

Toisinaan kuitenkin teknologiahype pääsee ohjaamaan liiaksi työkalun suunnittelua ja robotti hankitaan pelkkä teknologia edellä. Jos reaaliprosessiin kytkeytymistä ei huomioida syntyy ”työttömiä” robotteja jotka hyvästä tarkoituksesta huolimatta toimivatkin vain hyvin vähän aikaa, ollen suuren osan kuusta toimetonna. Esimerkkinä tästä voisi olla monissa organisaatoissa kuun vaihteen ympärillä tapahtuvat rutiininomaiset tehtävät, jotka on vaan pakko tehdä – mielellään virheettömästi. Tällaiset ovat erinomaista työsarkaa roboteille ja ajatus oppivasta automaattisesta robotista on houkutteleva. Mutta ellei prosessia mietitä kokonaisuutena ja tiedon kulkua robotille suunnitella, tavoiteltu hyöty jää suunniteltua pienemmäksi ja pahimmillaan prosessi synnyttää uudenlaisia tukitoimia.

Robottien kiistämätön vahvuus on tiedon analysointi, siirto ja yhdistäminen. Se poistaa inhimillisen virheen mahdollisuutta toistuvissa rutiinitoiminnoissa ja nostaa ihmisten työn abstraktiotasoa. Tällöin käyttäjä voi hakemisen, vertailun, mekaanisen tiedon syöttämisen ja kopioinnin sijaan keskittyä mielekkäämpiin ja ammatillisesti merkityksellisempiin tehtäviin. Mutta merkitykselliset ja automatisoitavat tehtävät tulee ensin tunnistaa. Esimerkkinä onnistuneesta automaatiosta voisi mainita Turun yliopistollisessa sairaalassa toimivan ohjelmistorobotin joka siirtää potilastietoja järjestelmien välillä, kun potilas siirtyy ensiavusta osastolle. Toisaalla taas robotti voi analysoida kuvadataa etsien poikkeamia, kuten kasvaimia röntgenkuvista.

Törmäämme jatkuvasti tilanteisiin, joissa järjestelmäkirjon keskellä ihmiset ovat tehneet tuekseen pitkiä muistilistoja, ohjelmakoodimaisia temppujen sarjoja, joilla toteutetaan järjestelmien ja prosessien välistä kommunikaatiota. Eräässä käyttäjätutkimuksessa löysimme tuhdin joka kuu tehtävän, mapitetun muistilistan jossa käyttäjä kertoi tekevänsä useaan eri järjestelmään tietojen tasausta ja konfigurointia, manuaalisia eräajotiedostojen kopiointeja ja tarkistuksia. Juuri tällaisissa tehtävissä ohjelmistorobotti voisi auttaa toteuttaen manuaaliset siirrot, täydentää puuttuvia tietoja ja. Tällöin käyttäjä voisi keskittyä liiketoimintaan ja vain tarvittaessa opettamaan robotille kuinka uudenlaiset tilanteet tulee ratkaista.

Robotilla tavoiteltavat hyödyt toteutuvat, kun robotti suunnitellaan osaksi työnteon arkea. Palvelumuotoilijoina varmistamme, että robotti toimii kuten pitää ja integraatiossa tunnistetaan kaikki tarvittavat asiakkaiden, liiketoiminnan ja tukitoimintojen vaatimat näkökulmat, jotka helposti unohtuvat automaatiota suunniteltaessa. Robotti kyllä hoitaa tehokkaasti sille määritellyt tehtävät, kun sen rooli palvelussa tunnistetaan ja määritellään käyttäjien työtä ja reaaliympäristöä tukevaksi. Robotin syöte pitäisi saada sisään lähempänä tiedon syntypaikkaa, robotin tulisi olla käynnissä jatkuvasti ja kyetä oppimaan työn ohessa.

Ohjelmistorobotiikka on tehokas työkalu, mutta sen liiketoiminnalliset mahdollisuudet ja rajapinnat on määriteltävä palvelukokonaisuuden näkökulmasta, ei pelkästään teknologisista lähtökohdista. Niin ei synny työttömiä, vaan oppivia ja liiketoimintaa tukevia robotteja. Robottien käyttäjät taas vapautuvat kehittämään toimintaa ja keskittymään olennaiseen mekaanisen paperinpyörittämisen sijaan.

Kirjoittaja: Tero Laiho, Solidabiksen palvelumuotoilija.