R4 Group Oy sai Adminetistä kokonaisratkaisun kasvavan toimintansa hallintaan: ”Samaan aikaan kevyt ja kattava”

------

R4 Group on Uudenmaan ja Pirkanmaan alueilla toimiva korjaus-, muutos- ja toimitilarakentamiseen erikoistunut konserni, joka toteuttaa kokonaisvaltaisesti haastaviakin kohteita, esimerkiksi kokonaisten kiinteistöjen perusparannukset ja käyttötarkoituksen muutokset.


Kaikki toimialan työkalut samassa paketissa

Osana kannattavuuden parantamista R4 halusi käyttöönsä myös paremmin kasvavan yrityksen tarpeita palvelevan kokonaisjärjestelmän.

– Aiemmilla työnantajilla olin huomannut, että mitä enemmän päällekkäisiä järjestelmiä on, sitä vähemmän ihmiset niitä hyödyntävät ominaisuuksien mahdollistamalla tasolla ja varsinkin jälkikäteen tietoja on enää vaikea löytää mistään. Kasvavan toimintamme hallitsemiseksi ja kannattavuuden parantamiseksi päädyimme vaihtamaan järjestelmämme Adminettiin, johon pystyimme keskittämään kaikki toimintomme, toimitusjohtaja Taneli Ilmakari kertoo.

Tärkeää oli myös mahdollisuus saada kirjanpitopalvelut osana Admicomin tarjoamaa kokonaispalvelua.

– Kokonaisvaltaiset kirjanpitopalvelut olivat avainasemassa valintaa tehtäessä. Olemme saaneet mielestämme hyvää palvelua ja yhteistyömme on ollut tiivistä. Kaikki asiat ovat hoituneet sovitusti ja tarvittaessa olemme myös saaneet konsultaatiota sellaisiin asioihin, jotka ovat meitä mietityttäneet.

Adminet saatiin yrityksessä ongelmitta käyttöön ja noin vuoden jälkeen siitä on tullut päivittäinen osa yrityksen asioiden hoitamista. Tavoitteena on ottaa Adminetin ominaisuudet käyttöön mahdollisimman laajasti.

– Kaikista tärkeintä on itse ensin sisäistää, mitä ohjelmalta haluaa. Sitä kautta on paljon helpompi lähestyä käyttöönottoakin, kun osaa esittää oikeita kysymyksiä. Meillä käyttöönottoprosessi meni hyvin ja Adminetistä on tullut päivittäinen työkalu, jonka selkeydestä ja helppokäyttöisyydestä tykkään. Samaan aikaan saamme kuitenkin myös ongelmatilanteissa erittäin hyvää tukipalvelua.

Helpotusta pääurakoitsijan rooliin R4 halusi Adminetistä ratkaisun, jolla pystytään hoitamaan sujuvasti yrityksen pääurakoitsijan vastuut ja saadaan koko urakka hallittua mahdollisimman tehokkaasti laskennasta työmaan arjen hoitamiseen.

– Halusimme kehittää meidän laskentaa ja olemme tämän vuoden puolella saaneet virallisesti Adminetin laskentamoduulin käyttöön. Kun se saadaan viimeisteltyä ja tuotua omat panoshinnat laskennan taustalle, saamme vietyä tiedot projektilaskennasta suoraan budjetiksi. Tiettyjen hallinnollisten toimenpiteiden jälkeen projektin vetovastuun ottaa työmaa-organisaatio, joka resursoi projektin, ylläpitää varsinaista budjettia, hoitaa laskutusta ja ostolaskujen tarkastusta, dokumentointia ja muita työmaan hallintaan liittyviä asioita.

Yrityksessä on ryhdytty seuraamaan urakoita entistä tarkemmin litteratasolla ja seurantatietoa hyödynnetään myös tulevien urakoiden laskennassa.

– Kun saamme konkreettista dataa urakoista litteratasolla, pystymme jatkuvasti kehittämään laskentaa. Saamme paremmin selville missä onnistutaan, mutta myös sen, missä mahdollisesti epäonnistutaan. Kun kaiken seuraaminen onnistuu samassa ohjelmassa, pystymme paneutumaan helposti urakan dataan ja siihen, mitä siellä tapahtuu litteratasolla tai vaikka ostolaskujen puolella sekä ylläpitämään budjetteja ja ennusteita. Näitä asioita tulee tarkkailtua jatkuvasti, jotta toiminta pysyy oikeilla raiteilla.

Rakennushankkeen päätoteuttajan vastuiden hoitamiseen R4 on saanut Adminetistä käyttöönsä lukuisia työkaluja, jotka helpottavat projektinaikaisten velvollisuuksien hoitamista.

– Adminetissä on paljon sellaisia ominaisuuksia, joita emme alkuun edes tajunneet tarvitsevamme. Siellä on hyvin kaikki kulunvalvonnat, verottajan ilmoitukset, tr-mittaukset, muu dokumentointi ja työmaapäiväkirjat, joihin saa liitettyä myös ulkopuolisia käyttäjiä. Samaan aikaan tilaajavastuupalvelu on hyvä lisä, kun ohjelma vahtii automaattisesti kaikkia pakollisia tietoja, joita rakentamisessa tarvitsee. On hienoa, että pystymme hallitsemaan tämän kaiken yhdellä ohjelmalla.

Laajan alihankintaverkoston vuoksi yritykselle on ollut erityisen tärkeää saada toimiva ratkaisu myös aliurakoiden hallintaan.

– Se on ollut positiivinen yllätys, kuinka helppoa aliurakoiden hallinta on. Meillä on paljon aliurakoitsijoita, maksuerätaulukoita ja erilaisia työvaiheita, joten varsinkin alihankinnan maksuerätaulukoiden hallitseminen isommissa hankkeissa on ollut erittäinkin hyvä ominaisuus. Meidän ei tarvitse arvailla, mitä on laskutettu ja pystymme varmistamaan, ettei mitään työvaihetta laskuteta kahteen kertaan. Se on ehdottomasti yksi parhaita ominaisuuksia alihankinnan puolella.


Kannattavuus syntyy kokonaisuudesta

Kasvuyrityksen kannattavuuden kehittämisessä on Ilmakarin mukaan tärkeää Adminetin tarjoama kokonaisuus, joka muodostuu lukuisista arjen toimintaa helpottavista asioista.

– Jo pelkästään se on iso säästö ajankäytön kannalta, että ostolaskut kirjautuvat automaattisesti. Meillä liikkuu kuukausitasolla varmaan sellaiset 500-700 ostolaskua, joten on tärkeä automatiikan osa-alue, että laskut kohdistuvat oikein, oikealle henkilölle ja toimittajat perustuvat automaattisesti.

Kannattavuuden parantamisessa oleellista ovat seurantatyökalut, joilla toimintaa voidaan ohjata oikeaan suuntaan.

– Olen tykännyt siitä, että ohjelmasta saa kirjanpidon välitulosteita milloin tahansa ja siten ymmärrys kannattavuuteen vaikuttavista asioista on kasvanut tosi paljon hyvän datan ansiosta. On tärkeää, että urakan lähtiessä väärille raiteille, näemme mikä sen aiheuttaa ja onko mitään tehtävissä sekä pystymme miettimään mahdollisia korjausliikkeitä. Sama koskee myös varsinaista liiketoimintaa. Seurannan ja ennustamisen kautta pystymme reagoimaan myös muihin liiketoiminnan muutoksiin nopeasti.

Liiketoiminnan johtamisen kannalta yritykselle on ollut tärkeää myös kassavirran ennustettavuus.

– Toimimme siinä mielessä hassulla rakentamisen osa-alueella, että meidän urakat kestävät keskimäärin noin kolmesta viiteen kuukautta. Tuollaisen tilauskannan kanssa emme näe käytännössä juuri viittä kuukautta pidemmälle, mutta samaan aikaan meillä liikkuu tosi isoa kassavirtaa eli sen pitää olla tosi hyvin ennustettavissa.

Ilmakarin mukaan mikään yksittäinen asia ei lopulta ole toista tärkeämpi kasvuyrityksen liiketoiminnan ohjaamisessa ja kannattavuuden parantamisessa, vaan isoin merkitys on toimialan tarpeet huomioivalla kokonaisuudella.

– Kannattavuuteen vaikuttaa niin moni asia eli juuri se litteratasoinen tieto hankkeista, osatuloutuksen jatkuva seuranta ja kaikkien tietojen hallinta yhdessä ohjelmassa. Tärkeää ei niinkään ole mikään yksittäinen asia, vaan se, että kokonaisuus toimii hyvin. Adminetissä nämä asiat on selkeästi mietitty rakennusliikkeen näkökulmasta, eikä Suomesta löydy kovin montaa toiminnanohjausjärjestelmää, joka olisi samaan aikaan näin kevyt ja kattava.

Kysy meiltä lisää >>

KUVAT: Tero Honkaniemi