ICT-ulkoistus on kumppanin päästämistä rattiin

Kun sama kumppani on hoitanut yrityksen ICT:tä 10 vuotta, ei päätös vaihtamisesta ole helppo. Etenkin, kun kaikki on tuntunut sujuvan aivan mallikkaasti. Miksi teknologiayritys Kopar sitten vaihtoi Elmoon? Kaksi vuotta Koparin talouspäällikkönä toimineella Harri Peltolalla on vastaus.

•  Konsulttiyhtiö kävi alkuvuodesta läpi kiinteitä kustannuksiamme tarkemmalla kammalla. Vertasimme olemassa olevaa ja selvitimme, millaisia oleellisia säästöjä olisi saavutettavissa ja tässä kohtaa ICT:n rooli kävi ilmeiseksi, Peltola aloittaa.
• 
  

Edellinen toimija oli tehnyt hyvää työtä, mutta Elmo oli kerta kaikkiaan kustannustehokkaampi ja palvelun laadusta sai vakuuttavan kuvan.

• Ei tietenkään ole helppoa päättää pitkäaikainen yhteistyö, mutta kyseessä oli niin merkittävä säästö, että vaihto oli välttämätön. Elmon tarjoama kokonaisuus näytti kaikkineen houkuttelevalta, Peltola summaa.

Proaktiivista seurantaa ja lujaa luottamusta 

Kopar valmistaa vaativien olosuhteiden materiaalinkäsittelyjärjestelmiä globaaleille markkinoille. Käytännössä ICT pyörittää noin 100 hengen organisaatiossa kaikkea: toimihenkilöillä on omat työpisteensä, asentajilla omat laitteensa ja suunnittelu, dokumentointi ja datankeruu tapahtuu aina tietotekniikan varassa. Aivan kuten lähes missä tahansa yrityksessä tänä päivänä: jos tietoverkkoyhteydet kaatuvat, työ pysähtyy siihen.

ICT-asioissa Koparin yhteyshenkilönä toimiva Peltola sanoo sen suoraan: talossa ei ole omaa asiantuntemusta, mitä ICT:hen tulee. Kokonaisuus on ulkoistettu, jotta Koparin tekijät voivat keskittyä ydinosaamiseensa. Sen vuoksi on tärkeää, että luottamus on vankka ja ICT-toimija puhuu ymmärrettävästi. Toki asiakkaan vastuulla on myös kysyä, jos ei ymmärrä. Edellytämme, että kumppanimme on aktiivinen, seuraa tilannettamme ja kykenee tarvittaessa reagoimaan puolestamme.

• Tärkeä seikka on lisäksi tiimin pysyvyys. Jos tiimi vaihtuu, käy helposti niin, että asiakkaan pallo jää hetkeksi ilmaan tai palvelun laadussa tapahtuu notkahdus. Elmon valinnassa turvallisuudentuntua lisäsi hyvä yrityskulttuuri: tyytyväiset tekijät viihtyvät talossa pitkäjänteisesti.

• Elmolta asiakaskokemusarkkitehti Mikko Saarenpää oli tuttu entuudestaan, sillä hän oli aikoinaan edellisen kumppanimme leivissä. Tuntui, että ymmärrys liiketoiminnastamme oli siis jo talossa. Lisäksi avainasiakaspäällikkö Juhani Koskinen, ulkoistuksen siirtoa johtanut kehityspäällikkö Samuel Kallio sekä koko Elmon tiimi ovat ottaneet asiamme hyvin haltuunsa, Peltola kiittää.

ICT-ympäristö ei ole ikinä valmis

ICT-kokonaisuuden siirto Elmon käsiini toteutettiin kesällä ja palvelutuotanto käynnistyi syyskuussa. Jos jotain nokan koputtamista, sanoo Peltola, ettei kesälomia vasten ole välttämättä aivan paras hetki tehdä siirtymävaihetta – mutta kaikkineen prosessi meni hienosti ja palvelut startattiin ajallaan. Alkuvaiheessa yhteyttä on pidetty päivittäin; jatkossa laadukas palvelutuotanto varmistetaan yhteisillä kvartaalitapaamisilla, joissa seurataan asetettuja tavoitteita.

• Kehitystavoitteiden saavuttaminen on itselleni iso motivaatiotekijä työssäni. Pyrimme saamaan Elmon kanssa taustarutiinit toimimaan niin hyvin, että jää aikaa katsoa eteenpäin.

Asiakaskokemusarkkitehti Saarenpää jatkaa innolla tutun talon ICT-kehitystä.

• Oli kuin en olisi pois kuviosta ollutkaan. Keskustelut ja asiat lähtivät rullaamaan todella kivuttomasti. Elmolla avainroolissa on avoin, rehellinen ja jatkuva keskustelu. Palvelun rungon muodostavat tietyt prosessit, palaverit ja raportointi – mutta todellinen tyytyväisyys ja toimivuus rakennetaan arjen pienissä toimintatavoissa. Tässä apuna ovat perinteiset, mutta myös uudet digiajan mahdollistamat tavat viestiä ja jakaa tietoa, Saarenpää sanoo.