Kun Puolustusvoimien palveluita tuodaan digiaikaan, kyseessä ei ole ihan pieni temppu – työ koskettaa lähes 900 000 suomalaista. Tärkeintä palveluiden digiaikaan tuomisessa onkin avoin keskustelu ja kumppani, jolla on kokemusta isoista julkishallinnon projekteista.

Tippuiko postista palveluksen aloittamismääräys? Tai pitäisikö täytellä kaavakkeet, joilla hakea asepalvelukseen? Ja tuntuisiko kätevämmältä vain tehdä tämä kaikki verkossa?

Paperinen todellisuus alkaa Puolustusvoimienkin kanssa operoidessa olla historiaa.

– Tarkoitus on digilain mukaisesti sähköistää Puolustusvoimien asiointi ja saada paperiset lomakkeet korvattua sähköisillä vuoteen 2024 mennessä. Suunnittelussa ei kuitenkaan haluttu tyytyä vain paperilomakkeiden muuttamiseen toiseen muotoon, vaan haluttiin viedä kehittelyä pidemmälle, Puolustusvoimien digitaalisten palvelujen projektipäällikkö Jyrki Kalliola kertoo.

Isompana tavoitteena on avata uusi kommunikaatiokanava asevelvollisten ja reserviläisten suuntaan.

Kiinnostava kokonaisuus tekijöille

Ambientialla projekti on nähty kiinnostavana haasteena.

– Ensisijaisesti tähtäimessä ovat digipalvelun käytön helppous ja intuitiivisuus. Puolustusvoimien kaavakkeet ovat usein todella isoja kokonaisuuksia, jotka sisältävät paljon tietoa. Se, että kaavakkeet saadaan sähköistettyä niin, ettei lomakkeiden täyttämiseen mene tuntikausia aikaa, on jo sinällään haastavaa, projektin johdosta kerrotaan.

Kokonaisuus sisältää ux- ja ui-suunnittelua ja palvelumuotoilua. Tähtäimessä on säästää sekä Puolustusvoimien käsittelijöiden että Puolustusvoimien kanssa asioivien aikaa.

– Toisaalla ovat asevelvolliset, jotka täyttävät kaavakkeita. Toisessa päässä ovat käsittelijät, heidän työnsä helpottaminen ja nopeuttaminen ja asioiden pohtiminen heidän näkövinkkelistään. Molempia kohderyhmiä halutaan palvella. Yksi isoimmista kysymyksistä ovat saavutettavuusasiat. Palvelumuotoilua tarvitaan tässä projektissa myös siksi, että saamme kokonaisuuden, joka on riittävän kattava kaikille sitä tarvitseville.

Lisää kommunikaatiota reserviläisten suuntaan

Digipalveluiden kehittämisen isoin tähtäin Puolustusvoimilla on luoda avoimempi ja joustavampi kanava, jolla pitää yhteyttä asevelvollisiin. Yhteydenpito erityisesti varusmiespalveluksen jälkeen on tähän saakka ollut varsin rajoittunutta

– Kaikkia reserviläisiä koskeva yhteydenotto on tehty sotien jälkeen kerran, vuonna 2015 kun lähetimme reserviläiskirjeen. Sen lähettäminen oli sähköiseen asiakaskanavaan verrattuna kankeaa ja kallista ja kommunikaatiokanavana se on täysin yksisuuntainen, Kalliola toteaa.

Uudistuksella halutaan madaltaa kynnystä asioida Puolustusvoimien kanssa.

– Tähtäämme siihen, että reserviläiskirje tuodaan osaksi arkipäivää. Samalla tavoin kuin jokainen voi käydä verosivuilla tarkastamassa tietojaan, voi jatkossa käydä myös Puolustusvoimien sivuilla katsomassa tuoreimmat asevelvollisuusasiat.

Pääsääntöisesti palveluksen aloittamismääräys annetaan kutsunnoissa kahdeksantoistavuotiaalle ja asepalveluksen suorittaminen alkaa kaksi vuotta myöhemmin.

– Ja siinä välissä meistä ei oikeastaan kuulu mitään. Nyt haluaisimme olla tällä välillä myös yhteydessä, toimittaa lisätietoja ja tarjota aiempaa matalammalla kynnyksella mahdollisuuden laittaa myös meille viestiä, esimerkiksi sellaisessa tilanteessa, jossa varusmiespalveluksen aloittavan oma elämäntilanne muuttuu.

Isoimpana ryhmänä, jonka kanssa kommunikaatio halutaan pitää auki, Kalliola mainitsee reserviläiset.

– Haluamme näkyä heidän suuntaansa ja kuulla tästä joukosta aiempaa enemmän. Meidän toimintamme perustuu aktiiviseen ja maanpuolustustahtoiseen reserviin. Se ei ole vain järkevää vaan myös suotavaa, että reserviläisillä on mahdollisimman pieni kynnys olla meihin yhteydessä ja päinvastoin.

Mitä vaaditaan kumppanilta?

Kun isoa sähköisten palvelujen uudistusta lähdetään tekemään Puolustusvoimien kaltaisen toimijan kanssa, myös yhteistyökumppanilta halutaan luotettavuutta ja vakautta.

– Käsittelemme paljon tietoturvaluokiteltua materiaalia ja palveluidemme käyttäjämäärät voivat helposti olla kuusinumeroisia. Turvallisuusviranomaisena meillä on usein tavallista tiukempi kriteeristö kaikessa tekemisessämme, Kalliola muistuttaa.

Kun käsiteltävä kokonaisuus on laaja, hyvä keskusteluyhteys on tärkeää.

– Teemme päivittäin yhteistyötä, meillä on yhteisiä palavereita ja toimimme hyvin yhtenä tiiminä. Vaikka Puolustusvoimat ohjaa suunnan, mihin mennään, käymme silti aina dialogia siitä, onko suunta järkevä ja saavutettavissa oleva, Ambientialta kerrotaan.

Kalliola on samoilla linjoilla.

– Tätä työtä täytyy tehdä hyvällä vuorovaikutuksella ja jatkuvasti toinen toista osallistaen. On hyvä, että meillä on sitoutunut kumppani, joka pystyy tuottamaan kovaa osaamista ja katsoo asioita muusta kuin virkamiesnäkökulmasta. Kumppanilta kaipaamme myös osaamista asiakkaiden osallistamiseen. Kun toteuttajat tulevat talon ulkopuolelta, meillä pystytään myös tiimin sisällä sparraamaan asioita ja etsimään näkökulmia.

Kalliola muistuttaa, että Puolustusvoimien toimintaan liittyvät poikkeusolot ja niihin varautuminen.

– Niinpä on suotavaa, että toimittajalla on kokemusta myös isoista julkishallinnon projekteista. Emme ole halukkaita lähtemään kokeiluihin sen suhteen, mikä toimisi – palvelun tuottajalla pitää olla jo osaamista taustalla, jotta panos-tuotos-suhde tekemisessä on hyvä.

Tarkoitus ei kuitenkaan ole rakentaa kerralla valmista Iisakin kirkkoa.

– Sitä mukaa kun järjestelmä rakentuu, tunnistetaan uusia hyötyjä ja saadaan uusia ideoita, miten järjestelmää voisi kehittää. Emme hae kuuta taivaalta emmekä täydellistä järjestelmää, vaan mahdollisimman toimivaa tuotetta, jota voidaan pikkuhiljaa kehittää yhä paremmaksi.