Bambukeitaan toiminta alkoi vuonna 2019 Japanista mukaan tarttuneiden bambusukkien seurauksena. Toiminta kasvoi nopeasti, koska huomasimme bambutuotteille olevan kysyntää Suomessa. Nopeasti kävikin ajankohtaiseksi hankkia laskutusohjelma laskumäärien kasvaessa räjähdysmäisesti. Eri vaihtoehtojen punnitsemisen jälkeen Laskupiste valikoitui meille sopivaksi, laskujen automatisoinnin ja varastonhallintaominaisuuksiensa vuoksi.

Kaikki toimenpiteet, jotka ennen ohjelman käyttöönottoa olivat vieneet tunneista kymmeniin tunteihin, voitiin hoitaa yhden ihmisen toimesta, yhdeltä nopealta istumalta. Lisäksi ohjelman ominaisuudet oli nopea opetella ja käyttöliittymä oli sopivan simppeli.

Miksi Laskupiste?

Yrityksellämme on tällä hetkellä yli 1800 aktiivista tilausta, joita lähetetään tasaisin väliajoin. Ennen jatkuvien lähetysten ja laskujen luominen tapahtui täysin manuaalisesti, joka luonnollisesti vei tuhottoman paljon aikaa. Jokainen lasku piti kirjata erikseen maksetuksi peilaamalla viitenumeroa verkkopankkiin ja niiden tiedot piti viedä Exceliin, jossa myös pidettiin kirjaa asiakkaiden seuraavien lähetysten päivämääristä.

Syntyikin idea, että mitä jos nämä toiminnot voitaisiin automatisoida. Otimme livechatissä yhteyttä Laskupisteeseen ja saimmekin nopean vastauksen sekä suoran yhteyden toimitusjohtaja Markukseen. Selvitimme olisiko Laskupisteeseen mahdollista luoda ominaisuuksia, jotka poistaisivat manuaalisen työn tarpeen. Markuksen kanssa päästiin nopeasti yhteisymmärrykseen ja ryhdyimme tuumasta toimeen.

Kriittisen tärkeät ominaisuudet

Piakkoin saimmekin käyttöömme uusia ominaisuuksia toistuviin laskuihin, jotka pitävät meillä automaattisesti kirjaa lähetysväleistä, päivämääristä sekä asiakkaan eri tilauksista ja niiden sisällöstä. Ennen kaikkia edellä mainittuja jouduttiin ylläpitämään manuaalisesti Excel-tiedostossa.

Toinen meille äärimmäisen tärkeä ominaisuus on pankkiyhteys. Laskupiste hakee automaattisesti verkkopankista aineistot ja päivittää laskujen tilan. Jos asiakas jättää toistuvan tilauksen maksamatta, pysäyttää ohjelma jatkolähetykset ja kun lasku on maksettu, lähetykset jatkuvat automaattisesti. Pankkiyhteys tunnistaa myös tupla-, yli- sekä alimaksut.

Joukkotoimintoja kehitimme yhteistyössä ja niihin tuotiin uusia ominaisuuksia, joiden avulla voidaan muokata suuria määriä laskuja kerralla. Tämä on erityisen hyödyllistä, kun oikeat laskut saadaan niputettua lähetyspäivillemme sekunneissa sen sijaan, että niitä pitäisi yksitellen muokata.

Sponsorointimallilla kehitetty raportointityökalu, jolla asiakkaat voidaan jakaa eri kategorioihin, on meille erityisen tärkeä. Voimme esimerkiksi luoda omia asiakassegmenttejä markkinointia varten tai katsoa mitkä tuotteet myyvät parhaiten missäkin segmentissä. Tarkka asiakasdata on markkinoinnin ja myynnin kannalta kullanarvoista.

Yrityksemme myynti tapahtuu pääasiassa LeadDesk-sovelluksen kautta, johon myyntitiimimme kirjaa 200-500 myyntisuoritusta viikossa. Näiden syöttäminen laskutuspalveluun veisi manuaalisesti useita tunteja päivässä. Ongelmaan löydettiin kuitenkin ratkaisu ja yhteistyössä Laskupisteen kanssa kehitimme integraatiotiedoston, jonka avulla myynnit saadaan tuotua LeadDeskistä Laskupisteeseen muutamassa minuutissa.

Miten hyöty konkretisoituu liiketoiminnassamme?

Kaikki edellä mainitut ominaisuudet säästävät meiltä tätä nykyä vähintään 200 tuntia manuaalista työtä kuukaudessa ja voimmekin nykyään kohdentaa työntekijöiden tunnit huomattavasti tehokkaammin. Nopealla laskutoimituksella 200 tuntia säästettyä aikaa säästää Bambukeitaalta jopa 3600 € joka ikinen kuukausi ja mikä parasta voimme luottaa Laskupisteeseen, sillä inhimillisten virheiden mahdollisuus katoaa. Lisäksi ohjelma tukee markkinointia ja myyntiä, vaikkei tälle tuelle voikaan euromääräistä arvoa suoraan antaa.