Kumura & Justin blogisarja: Projektisalkunhallinta ja palvelusalkunhallinta on merkki hyvästä johtamisesta

Asianmukaisesti jalkautetut projekti- ja palvelusalkunhallinnan käytännöt ovat jokaisen organisaation kulmakiviä. Prosessien ytimessä on liiketoimintakriittisten toimenpiteiden ja tiedon hallinta, joka tukee organisaatiossa tapahtuvaa johtamistyötä, päätöksentekoa ja tavoitteellista toimintaa.

Tässä blogissa Kumura ja Justin käsittelevät projekti- ja palvelusalkunhallintaa eri näkökulmista. Kerromme mitä salkunhallinta näistä kahdesta eri näkökulmasta tarkoittaa, miten salkunhallinnasta voi hyötyä ja mitä haittoja koituu, jos projekti- ja palvelusalkunhallinnan käytänteet eivät ole kunnossa. Lisäksi annamme vinkkejä, miten organisaatiot voivat kehittää näiden alueen toimintamalleja omissa organisaatioissaan.

Mikä projekti­salkunhallinta?

Projektisalkunhallinnassa on kyse organisaation käynnistettävien ja käynnissä olevien projektien hallinnoinnista keskitetyssä paikassa. Projektisalkku tarjoaa tietoa siitä, mitä projekteja juuri kyseisellä hetkellä organisaatiossa on käynnissä, ja mitä uusia ollaan mahdollisesti tulevaisuudessa käynnistämässä. Projektisalkku tarjoaa käyttäjälleen eturivin paikan nähdä missä ollaan ja minne ollaan menossa. Miten projekteilla menee ja ketkä niiden äärellä työskentelevät.

Projektisalkun omistajan ovella saattaa aika ajoin olla ruuhkaa. Asiakastoimeksiannot, asiakkaiden muuttuvat tarpeet, talon sisältä nousevat ideat ja tarpeet sekä mahdolliset lakiuudistukset saapuvat salkkuun projektiehdotusten muodossa. Se toteutetaanko toimenpide lopulta projektina vai linjatyönä, onkin projektisalkun ensimmäinen tehtävä ja valinta. Vaikkei projektien ja linjatöiden tunnistaminen ja erottaminen ole aina helppoa, tulee tähän luoda läpinäkyvät pelisäännöt. Se, että osa ideoista ohjataan tässä vaiheessa linjatyönä toteutettavaksi, on osaltaan myös merkki hyvästä johtamisesta. Vastaavasti palveluiden tunnistaminen on yksi palvelusalkunhallinnan ydintehtävistä.

Tehdään oikeita projekteja, jotka tuottavat suurimman arvon

Oli kyseessä sitten projekti- tai  palvelusalkku, niin tavoitteena on aina arvon tuottaminen organisaatiolle tai organisaation asiakkaille. Projektisalkunhallinnan tavoite on siis varmistaa, että investoidaan projekteihin, jotka tuottavat suurimman arvon. Tämä on mahdollista, kun projektit käynnistetään hallitusti ja niiden hyötyjen arviointi tapahtuu yhteismitallisella tavalla. Käynnistämispäätös on projektin elinkaaren tärkein päätös. Projektisalkun kapasiteetilla on aina rajansa, jotka ovat riippuvaisia omista resursseista. Resurssien tulisi siis ohjautua sinne, missä suurimmat hyödyt odottavat ottajaansa.

Jokaisen projektin on ansaittava paikkansa projektisalkussa koko elinkaarensa ajan.

Projektit ovat strategian toteuttamisen työkalu, joten projektisalkunkin tulisi olla omistajansa strategian näköinen. Tämä edellyttää projektien linkittämistä strategiaan. Kaikille projekteille ei aina löydy välitöntä linkkiä strategiaan, mutta strategian vastaisia projekteja salkussa ei saisi olla.

Projektit eivät ole ikuisia eivätkä ne myöskään nauti koskemattomuuden suojaa. Jokaisen projektin on ansaittava paikkansa projektisalkussa koko elinkaarensa ajan. Maailma muuttuu ja arviot projektien tuottamista hyödyistä yleensä tarkentuvat ajan myötä. Kun samanaikaisesti nousee esiin uusia projekti-ideoita, niin yksittäisen projektin paikka projektisalkussa voi kääntyä kyseenalaiseksi. Projekteja on myös uskallettava keskeyttää, ja vapauttaa näin resurssit muualle, missä on odotettavissa suuremmat hyödyt.

Lue koko kirjoitus nettisivuiltamme: Projektisalkunhallinta – johtamisen kulmakivi