Power BI -työkalu ja Enfon asiantuntijat auttavat Carlsonia hyödyntämään dataa monipuolisesti ja vaivattomasti

Carlson on perinteikäs, 160-vuotias perheyritys, joka toimii vähittäis- ja tukkukaupan alalla. Yritys on Veljekset Halonen Oy:n sisaryhtiö ja Järvi-Suomen suurin yksityinen tavarataloketju. Carlson tarvitsee liiketoiminnan ja päätöksenteon tueksi ajantasaista dataa ja raportteja muun muassa myynnistä, katteista, asiakkaista ja verkkokaupasta. Niitä yhtiölle tarjoaa Azuren tietovarastointi ja Power BI -raportointi.

Carlson lähti kehittämään raportointia toiminnanohjausjärjestelmän uusimisen yhteydessä: ”Kun aloimme saamaan dataa monipuolisemmin, halusimme myös hyödyntää sitä”, kertoo Carlsonin kehitysjohtaja Erkka Sarnola. ”Raportointia tehtiin aiemmin Open Source -työkalulla, mutta IT-osaston resurssit ja aika eivät riittäneet työkalun laaja-alaiseen kehittämiseen sekä ylläpitoon. Kartoitimme muutamia erilaisia työkaluja ja päädyimme lopulta Power BI:hin.”

Heti alussa kävi selväksi, että Azure-ympäristö on skaalautuva mahdollistaen kustannustehokkaan optimoinnin sen suhteen, milloin se on päällä ja milloin ei. Myös Power BI skaalautuu hyvin käyttäjille ja siihen voidaan ottaa paljon käyttäjiä edullisten kustannusten vuoksi. Carlsonilla käyttäjätunnuksia tarvitaan paljon, kun työkalua hyödynnetään niin myymälöissä kuin muissa toimipisteissä.

Tämä on tähän mennessä kulujen osalta paras suoritus, mitä olen IT-projekteissa nähnyt. -Erkka Sarnola, Kehitysjohtaja, Carlson

Enfo auttoi Carlsonia ottamaan Azure tietovarastoinnin ja Power BI:n käyttöön ja vastaa myös niiden ylläpidosta ja kehityksestä. Enfo valikoitui Sarnolan mukaan kumppaniksi siksi, että keskustelut käynnistyivät hyvin alusta asti: ”Enfo ymmärsi tarpeemme ja osasi laskea hyvin auki projektin todelliset kulut. Lopputulemana projekti pysyikin lähestulkoon budjetissa – tämä on tähän mennessä kulujen osalta paras suoritus, mitä olen IT-projekteissa nähnyt. Usein budjetti saattaa ylittyä reippaastikin.”

Ajansäästöä ja helppoutta

Power BI tarjoaa Carlsonille mahdollisuuden tarkastella ja hyödyntää dataa monella eri tavalla. ”Myynneissä hyödynnämme muun muassa asiakas-, myyjä- ja palautusdataa sekä katelukuja. Verkkokaupan osalta seuraamme esimerkiksi tilausmääriä, palautusprosentteja ja nettoeuroja. Ostoissa tarkastelemme ostojen euroja, varastodataa, varastonkiertoa ja teholukuja”, Sarnola kuvaa.

Suurin hyöty on ollut ajan säästö: ”Data tulee eri paikoista ja se on hyvin yhdisteltävissä. Pystymme Power BI:ssä kuluttamaan dataa yhdessä näkymässä ja myös porautumaan sen alkulähteille numerotunnisteiden ja aikadimensioiden kautta”, Sarnola toteaa. ”Myös raporttien luominen on vaivatonta, koska työkalu on helppokäyttöinen ja taustalle on toteutettu hyvä tietomalli. Enää ei tarvitse yhdistää Excelissä neljän eri välilehden tietoja, vaan saamme nopeasti rakennettua hyvät näkymät liiketoiminnan ohjauksen käyttöön.”

Enfo on luotettava yhteistyökumppani, jonka kanssa ei tule yllätyksiä. Kaikki toimii hyvin ja sujuvasti. - Erkka Sarnola, Kehitysjohtaja, Carlson

Carlsonilla ollaan oltu tyytyväisiä Enfoon kumppanina, joka on auttanut sekä työkalun käyttöönotossa että ylläpidossa. 

”Olemme saaneet Enfolta todella hyvän kehittäjän, joka reagoi nopeasti pyyntöihin ja viestii selkeästi aikatauluista. Enfon seniorikonsultti Mikael Paavilainen haluaa aidosti ymmärtää asioita ja osaa myös ehdottaa alan ulkopuolelta tulevana toisenlaisia lähestymistapoja tai ratkaisuja”, Sarnola kehuu. ”Enfo on luotettava yhteistyökumppani, jonka kanssa ei tule yllätyksiä. Asiakas pidetään hyvin mukana ja tietoisena siitä, mitä tapahtuu. Kaikki toimii hyvin ja sujuvasti.”

Data kuuluu kaikille

Sarnola antaa viisi vinkkiä yrityksille, jotka suunnittelevat uuden raportointityökalun käyttöönottoa:

• Alussa kannattaa pitää todella hyvät kartoituspalaverit ja tehdä mind map siitä, mitä asioita toteutuksessa tulisi saada maaliin. Alkupäähän kannattaa käyttää aikaa, jotta dimensiot ja muut näkökannat tulisi huomioitua mahdollisimman laajasti. Tällöin päälle rakentaminen on paljon helpompaa. Omassa projektissamme oli alusta asti mukana arkkitehti, kehittäjä ja Azure-osaaja, jolloin pystyimme monipuolisesti ottamaan huomioon erilaiset näkökulmat. 
• Kannattaa aloittaa sprinteillä: me aloitimme myynnin sprintillä, josta etenimme varasto- ja ostodataan. Tällöin näimme, miten tietomallin rakentaminen kannattaa toteuttaa. Loimme ja testasimme muutaman viikon jaksoissa. Ilman palastelua projekti olisi voinut levitä käsiin.
• Projektiin kannattaa olla valmis laittamaan myös omia resursseja, toimittaja ei voi tehdä kaikkea valmiiksi. Hyvä projektijohto ymmärtää eri liiketoimintojen tarpeet.
• Data on koko henkilökunnan projekti, jota kukaan ei pääse karkuun. Esimerkiksi myymälähenkilökunnalta selvitettiin, miten heidän työtään olisi mahdollista helpottaa datan avulla. Dataa kulutetaan organisaatioissa ruohonjuuritasolla asti, ja sitä pitää pystyä hyödyntämään nopeasti ja järkevästi.
• Mallin voisi ajatella myös toisin päin, jolloin dataputket rakentuisivat käytännön tasolta ylöspäin muodostaen isompia kokonaisuuksia. Tätä olisi mielenkiintoista kokeilla. 

Asiantuntevasta palvelustaan tunnettu vähittäis- ja tukkukaupan yritys Carlson tarjoaa työpaikan lähes 400:lle kaupan ammattilaiselle. Carlsonin valikoimaan kuuluu laajasti muun muassa vapaa-aikaan, rakentamiseen ja sisustukseen liittyviä tuotteita sekä esimerkiksi vaatteita ja kodintekniikkaa.

Kiinnostuitko? Jätä meille yhteydenottopyyntö, niin keskustellaan lisää siitä, miten ratkaisu olisi räätälöitävissä organisaatiollesi.