Tiedolla johtaminen luo uusia mahdollisuuksia: oikein hyödynnettynä data tehostaa toimintaa, parantaa tuloksia, tuo kilpailuetua ja luo uusia liiketoimintamahdollisuuksia. Kun puhutaan tiedolla johtamisesta, sorrutaan kuitenkin edelleen valitettavan usein rinnastamaan se pelkkään teknologiahankintaan.

BI-välineet eivät ole tiedolla johtamisen ratkaisu, vaan pikemminkin mahdollistaja. Toisin sanoen jos organisaatiosta halutaan tehdä aidosti tiedolla ohjautuva, pelkkä välineen ostaminen ei vielä riitä.

Muutos kohti tiedolla johtamista lähtee aina organisaation sisältä; sen prosesseista, toimintatavoista ja kulttuureista. Ennen kuin BI-välineitä otetaan käyttöön, taustatyön näiden osa-alueiden osalta tulisi siis olla kunnossa.

Vain tavoitteisiin sitoutunut organisaatio voi johtaa tiedolla

Toinen tärkeä elementti onnistuneessa tiedolla johtamisen projektissa on yrityksen toiminnan sitouttaminen tiedolla johtamiseen ja sen tavoitteisiin.

Onnistunut sitouttaminen vaatii tiedolla johtamisen ja sen tavoitteiden ja prosessien huomioimista yrityksen arkipäivässä. Järjestelmistä saadun tiedon hyödyntäminen tulisi olla harvinaisuuden sijaan rutiini vaikkapa johtoryhmän tai liiketoiminnan ohjausryhmän kokouksissa. On tärkeää, ettei dataa jätetä turhaan hyödyntämättä kalliin teknologian syövereihin.

Jotta yritys ja sen henkilöstö pystytään sitouttamaan tiedolla johtamiseen, on tärkeää miettiä ennalta myös sitä, kuka tulee käyttämään tietoa ja mihin tarkoitukseen. Tämä pakottaa pohtimaan, mikä tarve tiedon hankinnan ja analysoinnin taustalla oikeasti on.

BI-trendit 2018 – kävivätkö ennustuksemme toteen?

Vuoden alussa teimme ennustuksen siitä, mitkä BI-trendit tulevat todennäköisesti toteutumaan vuoden 2018 aikana. Kuinka oikeaan lopulta osuimme, ja mitä tämä tarkoittaa tiedolla johtamisen näkökulmasta?

Näin analysoimme onnistumistamme nyt:

Ennustus 1:
“Yritykset investoivat edelleen tietojen hallinnan perustan kuntoon saattamiseen tai parantamiseen esimerkiksi tietovarastoja uusimalla sekä moderneja teknologioita ja työkaluja käyttämällä.”

✅ Kyllä, tämä on käynyt toteen.

Jotta yritystä voitaisiin todella johtaa tiedolla, tulee tiedolla johtamisen rakennusaineen eli datan olla kunnossa. Tämä tarkoittaa sitä, että datan on oltava sellaisessa muodossa, että sitä pystytään ylipäätään analysoimaan. Tässä ollaan menty eteenpäin jo teknologioiden nopean kehityksenkin ansiosta.

Usein samalla toimialalla toimivien yritysten kilpajuoksu on varsin kovaa, ja kilpailuetua täytyy pystyä hakemaan jostakin. Tiedolla johtaminen on yksi tehokas keino kiriä etumatkaa kilpailijoihin nähden.

Ennustus 2:
“Liiketoiminta ottaa yhä enemmän vastuuta BI:stä ja analytiikasta, ja IT keskittyy datan hallintaan, hallinnointiin ja sen tarjoamiseen liiketoiminnan käyttöön.”

✅ Kyllä, tämä on selvästi nykysuunta.

Vanhoista työkaluista johtuen IT oli aiemmin eräänlainen “raporttitehdas”, joka toimitti pyynnöstä erilaisia raportteja liiketoiminnalle. Nykyään suunta on puolestaan se, että IT tarjoaa alustan, mutta kehitysvastuu on siirtynyt entistä enemmän itse liiketoiminnalle.

Tällainen “itsepalvelu-BI” on tullut mahdolliseksi ennen kaikkea teknologioiden kehityksen myötä. Entiset Excelin tai paperilomakkeen käyttäjät ovat siirtyneet käyttämään parempia työkaluja, ja pikkuhiljaa kaikki organisaation työntekijät on mahdollista saada mukaan osaksi BI:tä.

Ennustus 3:
“Yksittäisten raporttien ja dashboardien sijasta tehdään kokonaisvaltaisempia BI-ratkaisuja, esimerkiksi rooli-, käyttäjäryhmä- tai teemapohjaisia työpöytiä.”

✅ Kyllä, tämä on toteutunut.

Nykyisin tieto on useimmiten mahdollista tuoda sinne, missä tiedon käyttäjät jo muutenkin ovat; esimerkiksi myynnin järjestelmään tai yrityksen Sharepoint-alustalle. Tämän myötä ainoastaan raportointiin varattujen portaalien käyttö on selkeästi vähentynyt.

Yhteen paikkaan koottu tieto lupaa parempia tuloksia myös tiedon analysoimisessa ja analyysin ymmärtämisessä. Kun kaikki tieto on samassa paikassa, pystytään saamaan paitsi rikkaampaa tietoa, niin myös tehokkaampia johtamisen välineitä.

Ennustus 4:
“Perinteisiä BI-ratkaisuja rikastetaan edistyneen analytiikan keinoin, esimerkiksi tuomalla simulaatioita, ennusteita tai erilaisia skenaarioita päätöksenteon tueksi.”

???? Ei, tämä ei ole vielä toteutunut – ainakaan kaikilta osin.

Vaikka analytiikka onkin tällä hetkellä kovasti pinnalla keskusteluissa, analytiikkaprojektit ovat kuitenkin useimmiten jääneet toistaiseksi pilotin tasolle tai yksittäisiksi hankkeiksi. BI-hankkeiden tilaajat haluaisivat usein hyödyntää analytiikkaa, mutta eivät vielä tiedä, miten se käytännössä tapahtuu.

Analytiikan ymmärtämisessä tarvitaan monenlaista osaamista; teknistä ja tilastollista osaamista sekä substanssiosaamista toimialasta ja itse yrityksestä. Jos analytiikka kyettäisiin tuomaan mukaan osaksi BI:tä, sen hyödyt näyttäytyisivät selkeämmin organisaation arkipäivässä. Analytiikan hyödyntämiskohteiden esiin tuomisessa onkin alan konsulttitaloilla – esimerkiksi meillä Aureoliksella – oma vastuunsa.