Työskentele sujuvasti Microsoft Teamsissa näiden 6 vinkin avulla

Microsoft Teams on yhä johtava työkalu etä- ja hybridityössä. Sen avulla voit pysyä yhteydessä kollegoihin, asiakkaisiin ja muihin sidosryhmiin missä tahansa oletkin. Teams tekee kommunikoinnista vaivatonta: voit keskustella chatissa, liittyä ja järjestää kokouksia sekä hyödyntää yhteisiä tiimitiloja keskusteluun ja tiedonjakoon. Microsoft kehittää Teamsia jatkuvasti, jotta se vastaisi paremmin työntekijöiden tarpeisiin ja tehostaisi tiimityötä.

Haluamme jakaa muutamia vinkkejä tehokkaaseen työskentelyyn Microsoft Teamsissa. Saatat jo tuntea osan ominaisuuksista, mutta toivottavasti opit myös uutta, mikä tekee työpäivistäsi parempia. ????

Suunnittele ja hallitse tiimejä ja kanavia tehokkaasti

Microsoft Teams tarjoaa tehokkaita työkaluja tiimien ja kanavien hallintaan, joiden avulla voit parantaa yhteistyötä ja pysyä paremmin kartalla eri projekteissa.

Luo tiimejä ja kanavia selkeiden projektien tai osastojen ympärille.

Aloita luomalla tiimejä ja kanavia, jotka heijastavat organisaatiosi rakennetta ja projekteja. Näin löydät helposti tarvitsemasi tiedot ja ihmiset. Nimeä tiimit ja kanavat selkeästi, jotta niiden tarkoitus on helposti ymmärrettävissä.

Luo kanavia esimerkiksi erilaisille projekteille, aiheille tai tiimeille. Voit esimerkiksi luoda ”Yleinen”-kanavan yleisille ilmoituksille ja projektikohtaisia kanavia keskusteluille ja tiedostojen jakamiselle. Voit myös käyttää kanavan asetuksia hallitaksesi, kuka voi liittyä kanavaan ja mitä sisältöä siellä jaetaan.

Muista, että voit aina muokata tiimejä ja kanavia tarpeidesi mukaan. Tietoturvasyistä on tärkeää huolehtia, että vain asianomaiset pääsevät käsiksi jaettaviin tietoihin Teamsin kautta.

Julkiset kanavat:

• Sopivat laajoille tiimeille ja avoimeen keskusteluun
• Kaikki tiimin jäsenet voivat lukea ja osallistua keskusteluun
• Hyviä tiedotteiden ja yleisten keskustelujen jakamiseen

Yksityiset kanavat:

• Sopivat pienemmille tiimeille ja yksityisemmille keskusteluille
• Vain kutsutut jäsenet voivat lukea ja osallistua keskusteluun
• Hyviä luottamuksellisen tiedon käsittelemiseen

Viesti ja keskustele sujuvasti

Maininnat: Voit mainita tiettyjä henkilöitä viestissäsi @-merkin ja heidän nimensä avulla. Tämä varmistaa, että he saavat ilmoituksen ja näkevät viestisi.

Tagit: Voit käyttää myös tageja ryhmien tai projektien merkitsemiseen viestissäsi. Tämän avulla voit helposti luoda ja löytää keskusteluja tietyistä aiheista.

Muokkaa ja muotoile viestejä:

Teams tarjoaa tekstimuotoilutyökaluja, joiden avulla voit selkeyttää viestejäsi ja tehdä niistä visuaalisesti houkuttelevampia. Voit muotoilla tekstiä, lisätä luetteloita, otsikoita ja kuvia sekä käyttää korostuksia ja linkkejä.

Kiinnitä tärkeitä viestejä ja hae niitä:

Voit kiinnittää tärkeitä viestejä napsauttamalla viestiä hiiren oikealla painikkeella ja valitsemalla ”Kiinnitä”. Kiinnitetyn viestin löydät helposti keskustelun yläosasta. Voit myös käyttää hakupalkkia löytääksesi nopeasti tiettyjä sanoja tai lauseita keskusteluista.

Lue loput blogistamme ja lisää Teams-palveluistamme: Midpointed - Parhaat vinkit Microsoft Teamsin tehokkaaseen käyttöön