Leipomoalan yritys Vaasan Oy:n organisaatiossa haluttiin parempi näkymä organisaation koko talouden ja liiketoiminnan kehityssuuntaan. Suunnitteluprosessia uudistettiin, ja yritysjohto saa hyödyllistä tietoa liiketoiminnoista. Tuotteiden, kuten Vaasan Ruispalojen, menekkiä seurataan ja ennustetaan aiempaa tarkemmin. Automaatiota on lisätty Vaasanin talousohjauksessa.

Kesällä 2015 Vaasan Oy:stä tuli yrityskaupan seu­rauksena osa kansainvälistä Lantmännen Uniba­ke -leipomokonsernia. Vaasanilla on Suomessa ja Baltiassa noin 1400 työntekijää ja yhteensä 12 lei­pomoa, ja sen liikevaihto oli vuonna 2016 noin 176 miljoonaa euroa. Yritys palvelee pääosin vähittäis­kauppoja.

”Olemme uudistaneet talouden suunnittelua sekä parantaneet läpinäkyvyyttä ja raportointia koko organisaatiomme laajuisesti. Talouden en­nustaminen oli pitkälti controlloreiden käsialaa. Halusimme, että liiketoiminnot ottavat siitä enem­män vastuuta”, sanoo Vaasanin talousjohtaja Tiia Ranta. ”Keskitymme tuoreleipäliiketoimintaan. Py­rimme ennakoimaan kehitystä, ja siihen tarvitsem­me nykyaikaisia työkaluja sekä osaamista.”

Vaasanin tarpeisiin suunniteltu kokonaisuus

Vaasan hankki ratkaisuksi IBM Cognos TM1:n. ”Käytämme myös muita IBM Cognos -ratkaisuja. Ratkaisun avulla pystymme hyödyntämään dataa tehokkaammin sekä tuomaan talouden prosesseja lähemmäksi toisiaan. Järjestelmien pitää olla kes­kenään yhteen toimivia”, sanoo Ranta. ”Budjetointi ja ennustaminen hoituvat nyt yhdellä ratkaisulla.”

Intiton asiantuntijat auttoivat Vaasania otta­maan IBM Cognos TM1:n käyttöön ja tarjosivat käyttökoulutusta. Vaasan voi hyödyntää uusia työ­kaluja talouden suunnitteluun ja raportointiin. ”Intiton asiantuntijat ovat perehtyneet hyvin lii­ketoimintaamme. Heillä on kyky toteuttaa laaduk­kaita uudistuksia, eikä tuotantoon siirtyminen ole tuottanut isompia haasteita. He tekevät suunnit­telun huolellisesti, ja ovat löytäneet ratkaisun toi­veisiimme”, sanoo Cluster business controller Arto Lauri Vaasanilta.

Palveluihin sisältyy myös Intiton tarjoama jat­kuva tukipalvelu mahdollisissa teknisissä vikatilan­teissa sekä onsite-tuki talousohjauksen kannalta kriittisen tärkeinä ajankohtina. ”Hoidamme itse rutiinitehtävät ja pienemmät muutostyöt. Hyödynnämme hyvin toiminutta tuki­palvelua tarpeen vaatiessa”, kertoo Lauri. Vaasanin ja Intiton välinen tiivis yhteistyö on sisältänyt myös asiantuntijavuokrausta Intiton Mikko Heikkisen toimiessa kolme kuukautta Vaa­sanin talousyksikössä kehityspäällikkönä.

Johdolle ja myyntiin parempaa tietoa

Vaasan valmistaa ja myy satoja eri tuotteita. Vaasan Ruis­palat ovat Suomen tunnetuinta leipää. ”Läpinäkyvyys on parantunut selvästi, ja meil­lä on nyt näkymä läpi kaikkien toimintamaidemme kustannuspaikkoihin, kaikkiin tuotteisiin sekä asia­kastasolle. Tiedämme miten eri tuotteet myyvät, ja voimme arvioida myös tulevaa myyntiä tarkemmin. Johtomme tietoisuus talousluvuista on kasvanut”, kertoo Ranta. ”Suunnitteluprosessimme linkittyy yrityksemme johtamisfilosofiaan. Vertaamme al­haalta tulevaa ennustetta tavoitteisiin, ja voimme pohtia toimenpiteitä pitkällä tähtäimellä.”

Kustannuspaikoista vastaavat henkilöt seuraa­vat kiinteitä kustannuksia aiempaa tarkemmin. ”Ennen uudistusta henkilöt saattoivat käydä ker­ran vuodessa läpi vastuullaan olevia kustannus­paikkoja. Nyt he seuraavat ja ennustavat kustan­nuksia kuukausittain”, kertoo Ranta. ”Luotettavuus on lisääntynyt huomattavasti, eikä suuria virheitä ja yllätyksiä pitäisi tulla.

”TM1-ratkaisulla olemme täydentäneet myös ERP-järjestelmäämme liittyviä puutteita, kuten ra­portointia. Uudistimme tuloslaskelmaamme emo­yhtiömme vaatimusten mukaiseksi, ja rakensimme uudet mallit suoraan TM1:n työkaluilla. Se sujui ketterästi, ja ratkaisu on palvellut meitä erittäin hyvin”, sanoo Lauri. ”Voimme käyttää eri lähteis­tä tulevaa tietoa yhä paremmin. Parantunut tiedon taso ja suunnitteluprosessi sekä ennakoitavuus ovat vieneet meitä eteenpäin.”

Jatkuvaa kehitystyötä

Vaasanin organisaatiossa on käynnissä monia hankkeita taloustoimintojen kehittämiseksi. ”Yrityksemme talous on nyt paremmin hal­lussa”, kertoo Ranta. ”Kehitämme perustason raportointia ja teemme siitä yhä helpommin ym­märrettävää. Panostamme raportoinnin visuaali­suuteen, ja viemme sitä dashboard-tasolle. Poh­dimme keinoja hyödyntää nopeasti kasvavaa datamäärää sekä tehostaa rutiininomaista rapor­tointia. Lisäämme automaatiota ja vähennämme manuaalista työtä, jotta controllerit voivat keskit­tyä enemmän liiketoiminnan tukemiseen ja tiedon analysointiin. Se edellyttää jatkuvasti kehittyvää talousohjausta.”