Digitalisaatio on monia asioita, mutta digitalisaatio ei kuitenkaan ole itseisarvo eikä tavoitetila. Mikäli palveluita kehitetään siiloissa, nopealla syklillä ja ilman asiakaslähtöistä business casea, voidaan puhua Digitalisaation sijaan Pilipalisaatiosta. Digitalisaatiosta digitalisaation takia. Uudet järjestelmät ja teknologiat mahdollistavat paljon, mutta muutoksen mahdollisuus ei tule ikinä ilman sudenkuoppia.

Yksityissektorilta lähtenyt konsepti digitalisaatiosta on käynyt onnistuneiden valtion palveluiden, kuten Kela tai Suomi.fi, kautta, ja on nyt saapunut seuraavalle välietapille, Suomen kuntiin. Kuntien digitalisaatio on täällä nyt! Tuskin on enää kuntia, jotka eivät tätä muutosta olisi huomanneet, mutta reagointia tekee harvempi. Reagoida kuitenkin pitäisi, koska kysyntä esimerkiksi sähköisille lupa-asioille kuntatasolla on sjainnista riippuen joko saavuttanut tai saavuttamassa kriittisen massan.

Tutustuin Toni Auvisen ja Minna Jaakkolan näiden teemojen ympärille rakennettuun uuteen kirjaan Käskikirja tulevaisuuden kuntien digitalisaatioon. Seuraavat nostot ovat heidän kirjastaan ja sen julkistustilaisuudesta. Näiden, käytännössäkin testattujen, vinkkien ja huomioiden avulla vältät helposti tehtäviä virhearvioita ja saat ajatuksiasi tai hanketta oikeaan suuntaan.

Digitalisaatio ei kuitenkaan ole itseisarvo eikä tavoitetila.

Digitalisaation pitää tuottaa lisäarvoa

Lähtökohtaisesti kaiken muutostoiminnan pitäisi viedä asioita eteenpäin, helpommiksi ja loogisemmiksi. Ethel Erikkson, Sipoon kunnan CDO, käytti loistavaa termiä digi-hiki, jolla hän tarkoitti vapaasti lainaten sitä, että digitalisaatiota kyllä tuotetaan, mutta se tehdään liian rivakasti ja siiloutuneesti, jolloin kokonaisuus ja lisäarvo jää huomiotta.

Vaaran paikkana on myös se, että digitalisoidaan jo valmiiksi huonoa fyysistä prosessia. Tällöin saatetaan pettyä itse digitalisaatioon, vaikkakin syypää on saattanut olla alkuperäinen prosessi. Huono fyysinen prosessi tuottaa kuin tuottaakin lopputuotteena huonon digitaalisen prosessin. Digitalisaatiota ei siis kannata ajatella vain pelkkänä laastaria tai päälleliimauksena, vaan mahdollisuutena päivittää tai ajatella aivan uudella tavalla vanhaa prosessia.

Vaaran paikkana on myös se, että digitalisoidaan jo valmiiksi huonoa fyysistä prosessia. Tällöin saatetaan pettyä itse digitalisaatioon, vaikkakin syypää on saattanut olla alkuperäinen prosessi.

Oikeat ihmiset ja motivaatio

Kehitysehdotuksia ja ideoita on helppo saada. Loppukäyttäjät keksivät niitä tuon tuostakin ja organisaation sisältäkin löytyy usein halua kehitykselle. Ideoiden lisäksi tarvitaan kuitenkin kriittisten pelureiden tuki ja rahoitustakin.

Digijohtaja ja kirjoittaja Toni Auvinen koki tärkeimmiksi elementeiksi juuri kunnanjohtajan innostamiseen persoonallisuustekijät, ulkoiset paineet ja oikeat alihankkijat. Projekteja toteuttaessa ei ole tarvetta eikä ole edes järkevää tietää itse kaikkea, vaan etsiä innokkaimmat henkilöt tai relevanteimmat alihankkijat toteuttamaan. Myöskin ICT lähtökohtaisesti on hieman tuntematon ja pelottavakin asia kunnanjohtaja-tason henkilöille. Esitystekniikassa olisi tämän vuoksi syytä painottaa kansankielisyyttä ja käytännönläheistä lopputulosta.

Projekteja toteuttaessa ei ole tarvetta eikä ole edes järkevää tietää itse kaikkea, vaan etsiä innokkaimmat henkilöt tai relevanteimmat alihankkijat toteuttamaan.

Jarkko Oksalan, Tampereen kaupungin tietohallintojohtajan, mukaan Tampereella digitalisaatioprojekteja oltiin lähestytty vapaan sisäisen rekrytointiprosessin kautta. Tällöin saadaan kaikille tasainen pelikenttä osoittaa kiinnostuksensa ja kyvykkyytensä.

Kokonaisratkaisut ja asiakaslähtöisyys

Gemma John kirjoitti 2016 raportissaan Designing Libraries in 21st Century: Lessons from the UK vapaasti lainaten, että julkisten kirjastojen tulevaisuus on yhteydessä, eikä kokoelmassa.

Samaa lainausta voi soveltaa myös järjestelmäajatteluun. Tavoite ei ole tuottaa paljon järjestelmiä, vaan tärkeimpänä pitäisi olla järjestelmien yhteydet ja keskiössä asiakaskokemus. Järjestelmistä ja teknologioista on myös hyvä muistaa, että ne ovat useimmiten jo olemassa, mutta ne ovat vain pieni osa digitalisaation kokonaisuutta. Toiminnan tulisi johtaa tekemistä ja järjestelmän olla vain alusta halutun toiminnan toteuttamiselle.

Tavoite ei ole tuottaa paljon järjestelmiä, vaan tärkeimpänä pitäisi olla järjestelmien yhteydet ja keskiössä asiakaskokemus. Järjestelmistä ja teknologioista on myös hyvä muistaa, että ne ovat useimmiten jo olemassa, mutta ne ovat vain pieni osa digitalisaation kokonaisuutta.

Ethel Erikkson kertoi omista kokemuksistaan, että järjestelmiä ei kannata räätälöidä, mutta ne on syytä konfiguroida. Hän koki, että kuntien tarve näyttäytyä erilaisena heijastuu negatiivisesti järjestelmähankintoihin. Järjestelmän voimakas muovaus kuntien uniikkiin tarpeeseen ei ole yleensä järkevää käytettävyyden kannalta, mutta ne kannattaa kuitenkin hienosäätää tarpeisiin sopivaksi. Järjestelmiä ei ole myöskään järkevää alkaa kehittämään itse, koska valmiita ratkaisuja on jo usein markkinoilla.

Mistä liikkeelle

Kuntien, ja miksei muidenkin toimijoiden, voisi olla syytä miettiä heidän palvelu- ja prosessirakennetta suhteuttaen sitä niihin kytkettyihin tietojärjestelmiin. Näiden avulla toiminnasta muodostuu arkkitehtuurin kerrosnäkymä. Kun toiminta ja järjestelmät on paremmin kuvattu, muuttuu niiden kehittäminen luonnollisesti myös helpommaksi.

Kokonaisarkkitehtuuripalveluihin erikoistuneena ohjelmistotalona me Arterilla olemme auttaneet jo useita kuntia sekä muita julkisen- ja yksityisen sektorin toimijoita saamaan paremman käsityksen kokonaisarkkitehtuurinsa nykytilasta ja tavoitteista. Kokonaisarkkitehtuurin kuvaintamiseen pääsee hyvin kiinni esimerkiksi Kokonaisarkkitehtuurin pikastartti-palvelumme avulla, joka on rakennettu ARC-ohjelmiston sisälle.

Kokonaisarkkitehtuuri tukemaan digitalisaatiota? Tilaa ilmainen ARC-demo, niin kerromme lisää.

Toni Vehmaanperä // Konsultti, Arter