Oulun Yliopiston intranet koko toivotun uudistuksen: PATIO - Kaikkien Intranet

Oulun yliopiston yhteistyö Exoven kanssa on kestänyt jo useita vuosia. Alunperin verkkosivuprojektista käynnistynyt yhteistyö on kehittynyt pitkäikäiseksi kumppanuudeksi, jonka tavoitteena on parantaa Oulun yliopiston digitaalista näkyvyyttä kokonaisvaltaisesti.
Pation, yliopiston uuden intranetin kehitysprojekti käynnistettiin maaliskuussa 2019 ja palvelu julkaistiin aikataulussaan joulukuussa 2019. Exove toimi koko projektin ajan Oulun yliopiston digitaalisena asiantuntija- ja toteutuskumppanina, vieden eteenpäin suunnittelu- ja kehitystyötä. Patiota kehitetään edelleen tiiviissä yhteistyössä Oulun yliopiston kanssa.
Kaikkea ruokalistoista kriisitiedotteisiin
Henkilökuntaintranet Patio on sisäisen viestinnän keskipiste, työntekijöiden kommunikointialusta ja arkisen työn helpottaja. Patio tarjoaa jokaiselle työntekijälle personoidun näyteikkunan yliopiston palveluihin ja ajankohtaisiin sisältöihin.
Pation tärkein arvo on tiedon saatavuus ja löydettävyys kaikille, tasapuolisesti. Patiossa sisäiset palvelut on kuvattu tarvelähtöisesti, käyttäjiä ajatellen. Lisäksi Pation koko sisältö on lähes kaksikielinen – samat tiedot ja ohjeet löytyvät sekä suomeksi että englanniksi. Löydettävyyden kannalta erityisen tärkeänä pidettiin hakutoiminnallisuutta: SOLRilla toteutettu haku kattaa koko intranetin sisällön sekä henkilöstön. Yliopiston palveluihin liittyvät ohjeet on esitetty palvelukorttien avulla. Korteista palveluihin liittyvät ohjeet on helppo hahmottaa ja tarvittava tieto löytyy nopeasti. Patiosta löytyvät myös selkeät polut operatiivisiin järjestelmiin, joiden avulla käyttäjiä ohjataan aktiivisesti hyödyntämään tarjolla olevia palveluita.
Personoidumpi käyttäjäkokemus oli yksi keskeisistä tavoitteista uuden intranetin visiossa. Kun Oulun yliopiston työntekijä kirjautuu aamulla henkilökohtaiselle tietokoneelleen, hän näkee ensimmäisenä Pation ja kaikki sen tarjoamat palvelut – yhdellä kirjautumisella.
Pation etusivulta käyttäjä voi selailla sisältöä selkeän navigaation ohjaamana tai klikata etusivulta itse valitsemiensa pikalinkkien kautta suoraan esimerkiksi ruokalistoihin. Etusivulta löytyvät myös yliopiston keskeisimmät uutissyötteet sekä työntekijän oman yksikön perusteella personoidut uutiset ja tiedotteet. Uutisia ja väitöstapahtumatietoja tuodaan Patioon yliopiston julkisesta oulu.fi-palvelusta RSS-syötteillä. Käyttäjä voi myös valita, mitä nähtävillä olevia sisältöjä hän valitsee omiksi seurattaviksi sisällöikseen aiheiden tai yksiköiden perusteella. Näin käyttäjä näkee kaiken päivittäin tarvitsemansa ajankohtaisen tiedon yhdestä paikasta.
Patio tekee sisäisestä viestinnästä entistä avoimempaa. Kuka tahansa yliopiston työntekijä voi tuottaa itse uutisia ja tapahtumia Patioon. Pation myötä myös keskustelu kiinnostavien ja ajankohtaisten asioiden ympärillä on mahdollista, kun yliopiston käyttämä Yammer-pikaviestipalvelu on integroitu Patioon.
Osallistamisella toimiva lopputulos ja erinomainen sitoutuneisuus
Jotta “kaikkien intranet” konseptina todella toteutuisi, heti projektin alusta lähtien tunnistettiin tarve osallistaa koko yliopiston henkilöstö mukaan yhteisen intranetin kehittämiseen. Koska organisaatio on suuri ja erilaisia rooleja ja yksiköitä riittää, kokosimme suunnittelun avuksi käyttäjäpaneelin: Tämä eri tiedekuntia, palveluyksiköitä, tutkija-, opettaja- ja muita rooleja edustava ryhmä toi projektiin näkemystä monipuolisesti organisaation eri tahoilta. Käyttäjäpaneeli oli mukana kehitystyön eri vaiheissa antaen palautetta suunnitteluun ja testaten prototyyppiä sekä palvelun beta-versiota.
Palautetta ja ideoita kerättiin läpi yliopiston myös matalan kynnyksen kahvihuone-pop-up -tapahtumissa, joihin yliopistolaiset olivat tervetulleita kuulemaan lisää yhteisestä hankkeesta. Uuden intranetin eri osioita ja toiminnallisuuksia testattiin käyttäjillä eli henkilöstöllä - testaustilaisuudet olivat avoimia kaikille työntekijöille.
Pation toteutuksessa oli aktiivisesti mukana myös noin sadan hengen sisällöntuottajaporukka. Pääasiassa projektipäällikkö Jaana Sandqvistin koordinoima ryhmä osallistui suunnittelutyöpajoihin, heille järjestettiin sisältöklinikoita ja kommunikaatiota pidettiin yllä Teamsissä jatkuvasti.
Julkaisun kynnyksellä koko henkilöstölle oli tarjolla useampia käyttöönottoinfoja sekä kasvotusten että etäinfoina, suomeksi ja englanniksi.
Tarkalla suunnittelulla, yhteisön osallistamisella ja panostamalla viestintään projektin aikana Patio saatiin tehokkaasti tutuksi mahdollisimman monelle yliopistolaiselle.
“Patio-projekti onnistui kokonaisuudessaan hyvin ja suurin kiitos tästä kuuluu yliopiston aktiivisille sisällöntuottajille sekä sisällöntuotannon ja projektin tukena toimineelle yhteistyöryhmälle. Palveluyksiköiden edustajista koottu yhteistyöryhmä kommentoi projektin suunnitelmia, auttoi ratkomaan ongelmia ja koordinoi sisällöntuotantoa palveluyksiköissä. Sisältöjen osalta tehtiin iso työ, kun oikeastaan kaikki ohje- ja sisältösivut kirjoitettiin uusiksi: sisältöjä tiivistettiin uuteen formaattiin ja ne pyrittiin esittämään entistä enemmän lukijan näkökulmasta. Saadun palautteen perusteella tämä työ kannatti tehdä ja siinä onnistuttiin.”
Psst. Tutustu myös muihin asiakastarinoihimme!
Suosittelija:
“Yhteistyö Exoven kanssa sujui hyvin ja saimme heiltä tukea ja sparrausta projektin eri vaiheissa: niin suunnittelussa, konseptoinnissa kuin muutoksen läpiviennissä ja osallistamisessa. Erityisen tyytyväinen olen Exoven kykyyn viedä projekti yhdessä yliopiston kanssa läpi, ja huomioida projektissa tehtävän palvelun lisäksi ympäröivän maailman haasteet. Exove on Oulun yliopiston pitkäaikainen kumppani, joten heillä on hyvin hanskassa yliopiston tavoitteet ja haasteet.”
Jaana Sandqvist

Tiedot
Tilaaja: | Oulun Yliopisto |
Ajankohta: | 2019 |
Toimittajan yhteyshenkilö: |
Tommi Flemming, tommo.flemming@exove.com |
Lisätietoja
Tagit
Liiketoimintaprosessi
![]() |
Viestintä |
Erikoisosaaminen
![]() |
Käyttöliittymäsuunnittelu |
![]() |
Sisällönhallinta |
Toimialakokemus
![]() |
Koulutusala |
Teknologia
![]() |
Drupal |
Exove - Asiantuntijat ja yhteyshenkilöt
Exove - Muita referenssejä
Exove - Muita bloggauksia
It- ja ohjelmistoalan työpaikat
- Ropo Capital Oy - Kokenut ohjelmistosuunnittelija / Senior Developer
- Rekrytointi.com - Järjestelmän pääkehittäjä
- HiQ Finland Oy - Sourcing Manager (IT)
- Cerion Solutions Oy - Asiakas- / BI-projektivastaava
- Profit Software Oy - BI-konsultti
- Profit Software Oy - Junior Software Developer
- Rekrytointi.com - Tule Sitowiselle koodaamaan! Haussa Django back-end -kehittäjiä ympäri Suomen
Premium-asiakkaiden viimeisimmät referenssit
- Geniem Oy - VisitVaasa.fi - Suomen paras verkkosivusto vuonna 2020
- Valu Digital Oy - Järvenpäälle ensimmäinen Valun Headup-teknologialla toteutettu tietoturvallinen ja toimintavarma kaupunkisivusto
- Sulava Oy - Junttan siirtyi moderniin työympäristöön
- Sulava Oy - Teams A-lehdillä
- Sulava Oy - Hansel - Azurella joustavuutta ja ketteryyttä
- Sulava Oy - Lapwall moderni intranet
- Sulava Oy - DNA ja Telenor migraatioprojekti Microsoft-ekosysteemiin
Tapahtumat & webinaarit
- 28.01.2021 - WEBINAARI: Taklaa tietoturvamyytit Valtti Fokuksen ja F-Securen kanssa
- 28.01.2021 - Webinaari: Kuinka viedä työkuormat hallitusti pilveen?
- 04.02.2021 - [Webinaari] Kuinka löytää parhaat osaajat?
- 11.02.2021 - Webinaari: Parhaat opit pilvitransformaatiosta ja julkisen pilven hallinnasta
- 28.05.2021 - EuRuKo 2020/2021
Premium-asiakkaiden viimeisimmät bloggaukset
- Valota Oy - Tips to Digital Signage Content Management to Boost Employee Communication
- Nextcon Finland Oy - Hajota ja hallitse - laadun varmistuksen ohjaaminen ja johtaminen it-projekteissa
- Nextcon Finland Oy - Yksi testausautomaatio, kiitos
- Accountor HR Solutions Oy - HR-asiat kuntoon - mistä lähteä liikkeelle HR-järjestelmän kanssa?
- Anders Innovations Oy - Kestävä ohjelmistokehitys alkaa yhdellä sanalla: ei
- Basware Oyj - Taloushallinnon ja hankinnan tiivis yhteistyö kannattaa – lue neljä esimerkkitapausta maailmalta
- CGI Suomi Oy - Tehokkuutta palkkahallintoon - Vinkit CGI:n omasta palkkapalvelusta
![]() |
Digitalisaatio & innovaatiot blogimediaBlogimediamme käsittelee tulevaisuuden liiketoimintaa, digitaalisia innovaatioita ja internet-ajan ilmiöitä |