Oulun Yliopiston intranet koko toivotun uudistuksen: PATIO - Kaikkien Intranet

Oulun yliopiston yhteistyö Exoven kanssa on kestänyt jo useita vuosia. Alunperin verkkosivuprojektista käynnistynyt yhteistyö on kehittynyt pitkäikäiseksi kumppanuudeksi, jonka tavoitteena on parantaa Oulun yliopiston digitaalista näkyvyyttä kokonaisvaltaisesti.

Pation, yliopiston uuden intranetin kehitysprojekti käynnistettiin maaliskuussa 2019 ja palvelu julkaistiin aikataulussaan joulukuussa 2019. Exove toimi koko projektin ajan Oulun yliopiston digitaalisena asiantuntija- ja toteutuskumppanina, vieden eteenpäin suunnittelu- ja kehitystyötä. Patiota kehitetään edelleen tiiviissä yhteistyössä Oulun yliopiston kanssa.

Kaikkea ruokalistoista kriisitiedotteisiin

Henkilökuntaintranet Patio on sisäisen viestinnän keskipiste, työntekijöiden kommunikointialusta ja arkisen työn helpottaja. Patio tarjoaa jokaiselle työntekijälle personoidun näyteikkunan yliopiston palveluihin ja ajankohtaisiin sisältöihin.

Pation tärkein arvo on tiedon saatavuus ja löydettävyys kaikille, tasapuolisesti. Patiossa sisäiset palvelut on kuvattu tarvelähtöisesti, käyttäjiä ajatellen. Lisäksi Pation koko sisältö on lähes kaksikielinen – samat tiedot ja ohjeet löytyvät sekä suomeksi että englanniksi. Löydettävyyden kannalta erityisen tärkeänä pidettiin hakutoiminnallisuutta: SOLRilla toteutettu haku kattaa koko intranetin sisällön sekä henkilöstön. Yliopiston palveluihin liittyvät ohjeet on esitetty palvelukorttien avulla. Korteista palveluihin liittyvät ohjeet on helppo hahmottaa ja tarvittava tieto löytyy nopeasti. Patiosta löytyvät myös selkeät polut operatiivisiin järjestelmiin, joiden avulla käyttäjiä ohjataan aktiivisesti hyödyntämään tarjolla olevia palveluita.

Personoidumpi käyttäjäkokemus oli yksi keskeisistä tavoitteista uuden intranetin visiossa. Kun Oulun yliopiston työntekijä kirjautuu aamulla henkilökohtaiselle tietokoneelleen, hän näkee ensimmäisenä Pation ja kaikki sen tarjoamat palvelut – yhdellä kirjautumisella.

Pation etusivulta käyttäjä voi selailla sisältöä selkeän navigaation ohjaamana tai klikata etusivulta itse valitsemiensa pikalinkkien kautta suoraan esimerkiksi ruokalistoihin. Etusivulta löytyvät myös yliopiston keskeisimmät uutissyötteet sekä työntekijän oman yksikön perusteella personoidut uutiset ja tiedotteet. Uutisia ja väitöstapahtumatietoja tuodaan Patioon yliopiston julkisesta oulu.fi-palvelusta RSS-syötteillä. Käyttäjä voi myös valita, mitä nähtävillä olevia sisältöjä hän valitsee omiksi seurattaviksi sisällöikseen aiheiden tai yksiköiden perusteella. Näin käyttäjä näkee kaiken päivittäin tarvitsemansa ajankohtaisen tiedon yhdestä paikasta.

Patio tekee sisäisestä viestinnästä entistä avoimempaa. Kuka tahansa yliopiston työntekijä voi tuottaa itse uutisia ja tapahtumia Patioon. Pation myötä myös keskustelu kiinnostavien ja ajankohtaisten asioiden ympärillä on mahdollista, kun yliopiston käyttämä Yammer-pikaviestipalvelu on integroitu Patioon.

Osallistamisella toimiva lopputulos ja erinomainen sitoutuneisuus

Jotta “kaikkien intranet” konseptina todella toteutuisi, heti projektin alusta lähtien tunnistettiin tarve osallistaa koko yliopiston henkilöstö mukaan yhteisen intranetin kehittämiseen. Koska organisaatio on suuri ja erilaisia rooleja ja yksiköitä riittää, kokosimme suunnittelun avuksi käyttäjäpaneelin: Tämä eri tiedekuntia, palveluyksiköitä, tutkija-, opettaja- ja muita rooleja edustava ryhmä toi projektiin näkemystä monipuolisesti organisaation eri tahoilta. Käyttäjäpaneeli oli mukana kehitystyön eri vaiheissa antaen palautetta suunnitteluun ja testaten prototyyppiä sekä palvelun beta-versiota.

Palautetta ja ideoita kerättiin läpi yliopiston myös matalan kynnyksen kahvihuone-pop-up -tapahtumissa, joihin yliopistolaiset olivat tervetulleita kuulemaan lisää yhteisestä hankkeesta. Uuden intranetin eri osioita ja toiminnallisuuksia testattiin käyttäjillä eli henkilöstöllä - testaustilaisuudet olivat avoimia kaikille työntekijöille.

Pation toteutuksessa oli aktiivisesti mukana myös noin sadan hengen sisällöntuottajaporukka. Pääasiassa projektipäällikkö Jaana Sandqvistin koordinoima ryhmä osallistui suunnittelutyöpajoihin, heille järjestettiin sisältöklinikoita ja kommunikaatiota pidettiin yllä Teamsissä jatkuvasti.

Julkaisun kynnyksellä koko henkilöstölle oli tarjolla useampia käyttöönottoinfoja sekä kasvotusten että etäinfoina, suomeksi ja englanniksi.

Tarkalla suunnittelulla, yhteisön osallistamisella ja panostamalla viestintään projektin aikana Patio saatiin tehokkaasti tutuksi mahdollisimman monelle yliopistolaiselle.

“Patio-projekti onnistui kokonaisuudessaan hyvin ja suurin kiitos tästä kuuluu yliopiston aktiivisille sisällöntuottajille sekä sisällöntuotannon ja projektin tukena toimineelle yhteistyöryhmälle. Palveluyksiköiden edustajista koottu yhteistyöryhmä kommentoi projektin suunnitelmia, auttoi ratkomaan ongelmia ja koordinoi sisällöntuotantoa palveluyksiköissä. Sisältöjen osalta tehtiin iso työ, kun oikeastaan kaikki ohje- ja sisältösivut kirjoitettiin uusiksi: sisältöjä tiivistettiin uuteen formaattiin ja ne pyrittiin esittämään entistä enemmän lukijan näkökulmasta. Saadun palautteen perusteella tämä työ kannatti tehdä ja siinä onnistuttiin.”

Psst. Tutustu myös muihin asiakastarinoihimme!