Kun Oras Groupin intranet kaipasi uutta ilmettä ja modernimpaa käyttökokemusta, IT Manager Aki Saurimaa kääntyi HiQ:n puoleen. Oras Groupilla on käytössä HiQ:n FRENDS-integraatioalusta, joka tuo kustannussäästöjä, lisää läpinäkyvyyttä ja parantaa virhetilanteiden hallintaa. Näistä lähtökohdista yhteistyön laajentaminen myös Office 365 Elevate -palveluihin oli luontevaa.

-Sivuston selkeyttäminen, nopeuttaminen ja mobiilikäytön parantaminen olivat tärkeimpiä tavoitteita intrauudistuksessa. Vanhaan intraan oli koodattu toiminnallisuuksia, jotka olivat ajan saatossa menneet rikki. Uudessa halusimme käyttää mahdollisimman paljon Microsoftin oletustoiminnallisuuksia.

Oras Groupin uuden, globaalin intranetin toteutus eteni joustavasti ja ketterästi. Suunnitelmia ei epäröity muuttaa, jos se tuntui tarpeelliselta. Kaikki intran rakentamiseen liittyvä viestintä ja projektinhallinta hoitui Microsoft Teamsissä.

-Joustava kehitys ja korkeatasoinen sekä oikea-aikainen kommunikaatio Teamsissä toimi erittäin hyvin. Normipuhelinta tai sähköpostia ei juuri käytetty, joten kaikki projektin tuottama data säilyi yhdessä paikassa: keskustelut, Teams-puhelut ja keskitetty dokumentaatio, kertoo Saurimaa.

Intranetin kehityksessä testattiin eri malleja ja muutoksia vietiin nopealla aikataululla tuotantoon. Välillä puristettiin tiiviitä muutaman tunnin sessioita, jolloin fokus oli sataprosenttisesti kehityksessä.

-Testasimme heti uudet ominaisuudet ja HiQ alkoi tarpeen vaatiessa heti korjata tai kehittää lisää. Muutokset saatiin nopeasti käyttöön ja voitiin siirtyä seuraavaan asiaan. Tämä toimintatapa sopi erittäin hyvin juuri tähän projektiin, koska meillä ei varsinaisesti ollut kiveenhakattua julkaisupäivää, johon pyrittiin. Ehdottomana edellytyksenä ketterälle kehittämiselle oli lähes reaaliaikainen kommunikaatio Teamsissä, sanoo Saurimaa.

HiQ huolehti myös sisältöjen siirtämisestä vanhasta intrasta uuteen. Kun tekninen toteutus oli valmis ja sisällöt siirretty, tehtiin päätös uuden intranetin julkaisusta – tämäkin tapahtui Teamsin keskustelualueella.