Verkkolaskujen määrä kasvaa jatkuvasti ja yhä enemmän löytyy yrityksiä ja organisaatioita, jotka eivät ota vastaan laskuja muussa kuin sähköisessä muodossa. Arkhimedeksella verkkolaskujen lähettäminen on tehty mahdollisimman vaivattomaksi, mutta on silti muutamia asioita, jotka on hyvä tietää ennen verkkolaskujen lähettämistä.

Uusi verkkolaskulaki astui voimaan 1.4.2020. Käytännössä tämä tarkoittaa sitä, että asiakkaat voivat jatkossa vaatia kaikki laskunsa verkkolaskuina. Koostimme tähän artikkeliin tärkeimpiä ja yleisimmin kysyttyjä asioita verkkolaskutuksesta.

Mikä on verkkolaskuosoite ja miten sen saa selville?

Verkkolaskuosoite on laskuttajan tai vastaanottajan osoite, jonka avulla yrityksille voi lähettää sähköisiä verkkolaskuja. Verkkolaskuosoite voi olla muotoa OVT-tunnus, IBAN-tunnus tai Verkkopalvelutunnus.

Yleisimmät verkkolaskuosoitteiden muodot ovat:

• 003712345678
• FI2112345600000785
• TE003712345678

Huom. Tarkista verkkolaskuosoitteen ja välittäjän tunnuksen oikeinkirjoitus ennen laskun lähetystä! Virheellinen osoite tai välittäjän tunnus on yksi yleisimmistä syistä miksi verkkolasku ei mene perille onnistuneesti.

Suositeltava tapa saada selville verkkolaskuosoite on pyytää verkkolaskuosoite ja välittäjän tunnus suoraan laskun vastaanottajalta. Voit myös tarkistaa vastaanottajan verkkolaskuosoitteen TIEKE:n ylläpitämästä

Mitkä tiedot ovat pakollisia verkkolaskuissa?

Verkkolaskulla tulee olla syötettynä vastaanottajan osoitetiedot (katuosoite, postinumero & postitoimipaikka), omat pankkitilitiedot (IBAN ja BIC) sillä ne ovat pakollisia laskumerkintävaatimuksia verottajan toimesta. Lisäksi laskulla pitää luonnollisesti olla verkkolaskuosoitteet.

Onko verkkolaskuissa rajoitteita merkkimäärissä tai tiedoissa?

Verkkolaskujen välitykseen käytetään Finvoice-standardia, jossa on määritelty tiettyjen kenttien maksimipituudet ja määrät. Finvoice-standardilla varmistamme sen, että laskun sisältö kulkee oikein vastaanottajan järjestelmään.

Muutama esimerkki rajoituksista:

• Laskun lähettäjän www-osoite ei saa olla yli 35 merkkiä pitkä
• Laskurivillä olevan tekstin pituus on maksimissaan 100 merkkiä.

Eli verkkolaskuissa on tiettyjä rajoitteita montako merkkiä voi kirjoittaa mihinkin kenttään. Online-palvelu ei anna lähettää verkkolaskua, mikäli lasku ei täytä näitä Finvoice-standardin vaatimuksia.

Voinko lähettää liitetiedostoja verkkolaskujen mukana?

Tottahan toki! Voit liittää sähköisten laskujen mukaan liitetiedostoina seuraavia tiedostoja: pdf, jpg, png, doc, docx, xls, xlsx, odt, ods. Voit ladata jopa 10 tiedostoa, joiden yhteenlaskettu koko saa olla korkeintaan 1 Mt.

Edellä mainitut rajat ovat Isoltan asettamia, mutta on hyvä huomioida, että vastaanottajalla voi olla omia rajoituksia liitetiedostojen käsittelyssä. Suositeltavaa on tarkistaa laskun vastaanottajalta mitä liitetiedostoja he tukevat. Yleisin tuettu liitetiedoston muoto on .pdf, jota kannattaa suosia mahdollisuuksien mukaan.

Huomioitavia operaattorikohtaisia asioita liitteiden välittämisestä:

• Liitetiedostoja ei voi tällä hetkellä lähettää laskun mukana, mikäli vastaanottajalla on verkkolaskuoperaattorina pankki
• Verkkolaskuoperaattori Logica ei ota vastaan liitetiedostoja, jos tyyppinä on: .ods .jpg .xls .xlsx .docx
• Verkkolaskuoperaattori Enfo Zender ei tällä hetkellä tue Isoltan kautta lähetettyjen liitteiden käsittelyä

Hiphei, sain verkkolaskun lähetettyä! Mistä tiedän sen menneen perille?

Ilmoitamme erikseen sinulle, mikäli laskun välittämisessä on ongelmia. Mikäli emme ilmoita ongelmasta, voit olettaa verkkolaskun lähetyksen onnistuneen. Olemme myös tuomassa Online-palveluun mahdollisuuden itse seurata verkkolaskun tilaa.