Omnia - Laaja IT-palveluvalikoima vastaa koulutuskuntayhtymän tarpeisiin

Katso referenssivideo tästä.

Asiakas

Espoon seudun koulutuskuntayhtymä Omnian koulutustarjonta on yksi maan laajimmista. Ammatilliseen koulutukseen osallistuu vuosittain yli 8000 oppijaa, aikuislukiossa opiskelee lähes 2000 opiskelijaa, vapaan sivistystyön kursseille osallistuu vuosittain yli 25 000 opiskelijaa ja yli 300 nuorta löytää suunnan elämälleen nuorten työpajoilla. Lisäksi Omnialla on monipuolisia yrityspalveluita, kehittämishankkeita ja kaiken tämän mahdollistaa lähes 900 omnialaista osaajaa.

Tarve

Vuosien 2013 ja 2014 aikana Espoon aikuislukio ja Espoon työväenopisto yhdistyivät osaksi Omniaa. Yhdistymisessä oli tarve integroida uusien yksiköiden IT-palvelut Omnian IT-kokonaisuuteen. Omnia haki asiantuntijayritystä IT-palvelutuotantoon ja projektijohtamiseen. Asiakkaalla oli tarve saada projektiin kumppani, jolla oli vahva osaaminen ammatillisen koulutuksen IT-prosesseista, toimintaympäristön tuntemus sekä ennakoiva ja ketterä palvelutuotanto toteuttamaan onnistunut siirto- ja integraatioprojekti.

Toteutus

Otaverkko suoritti siirto- ja integraatioprosessin kokonaiskartoituksen, johon kuuluivat työasema- ja sovelluskartoitus, toimintojen siirron suunnittelu, aikataulutus ja vastuut. Projektijohtamisessa Otaverkko käytti OtaPro-projektijohtamismallia. Asiakastoimitusprosessi määriteltiin vaativaksi A-luokan projektiksi. Riskikartoitukset olivat keskeinen osa siirto- ja integraatioprojektia, ja Omnian johto pystyi seuraamaan projektin etenemistä lähes reaaliaikaisena. Intregraatio- ja siirtoprojektin haasteina olivat suuri käyttäjä- ja työasemamäärä sekä useiden eri järjestelmien integrointi samaan aikaan, kun toiminta  Omniassa, Espoon aikuislukiossa ja Espoon työväenopistossa oli käynnissä. Omnian integraatioprojektissa Otaverkon vastuulla oli muutakin kuin omat palvelut, esimerkiksi työasemat, palvelujen siirrot Espoon kaupungilta ja puhelinasiat.

Projektin onnistumiseen vaikuttivat laadukas IT-palvelutuotanto, palvelujen yhteiskehittäminen asiakkaan kanssa ja projektijohtaminen. Integraatio- ja siirtoprojekti valmistui asetetussa aika-taulussa, mikä kertoo molemminpuolisesta sitoutumisesta tavoitteeseen.