Crayon on ollut jo lähes kymmenen vuoden ajan ulkoministeriön kumppani ohjelmisto-hankinnoissa ja -hallinnassa. Crayon on tuottanut palvelut yhteistyössä Valtion tieto- ja viestintäkeskuksen Valtorin kanssa vuodesta 2016, jolloin ulkoministeriö siirtyi Valtorin asiakkaaksi.akkaaksi.

Ulkoministeriön tietohallintojohtaja Ari Uusikartano kertoo, miksi ohjelmisto-omaisuutta kannattaa hoitaa proaktiivisesti.

”Ohjelmistoihin ja niiden tehokkaaseen hyödyntämiseen liittyy luonnollisesti merkittäviä taloudellisia intressejä. Omaisuuden ja sen hyödyntämisen tulee olla optimoitu ja tasapainossa, jotta tehdyistä investoinneista on mahdollista saada irti paras mahdollinen hyöty.”

Yhteistyöllä saavutetaan parempia tuloksia

Yhteistyö ulkoministeriön kanssa alkoi lisenssihankinnoista ja yksittäisistä projekteista. Varsin pian ulkoministeriö siirtyi kuitenkin Crayonin jatkuvien ohjelmisto-omaisuuden hallinnan palveluiden asiakkaaksi. Säännölliset raportoinnit ja palaverit ulkoministeriön ja Crayonin asiantuntijoiden välillä varmistavat, että ulkoministeriö on jatkuvasti ajan tasalla ohjelmisto-omaisuuden tilasta omassa ympäristössään.

”Päivittäinen yhteydenpito on sujunut hyvin. Yhteyttä on pidetty skypellä, sähköpostilla ja puhelimitse. Apua ja tukea on ollut heti saatavilla, kun on tarvittu,” kertoo ulkoministeriön erikoissuunnittelija Jukka Kumpula.

Palvelun koordinoinnista Crayonilla vastaa palvelupäällikkö, jonka tehtävänä on pitää langat käsissä. Lisäksi palvelua tuottavat tekninen konsultti ja eri ohjelmistovalmistajiin erikoistuneet asiantuntijat, jotka antavat säännöllisiä toimenpidesuosituksia sopimuksiin ja lisensointiin liittyen.

”Ulkoministeriön kanssa on ollut ilo työskennellä. Kontaktini ulkoministeriössä ovat todellisia asian-tuntijoita, jotka tuntevat ministeriön IT:n ja hallinnon erityisvaatimukset perinpohjaisesti. Tunnen, että molemmat osapuolet voivat täysin luottaa siihen, että saamme yhteistyöllä tuloksia aikaan”, kertoo Crayonin palvelupäällikkö Sakari Suonio.

Crayonin konsultit ovat perehtyneet syvällisesti eri valmistajien sopimus- ja lisenssiehtoihin, mistä on hyötyä, kun lisensointiin liittyviä haasteita ratkotaan yhdessä asiakkaan kanssa.

Neuvonnan ja toimenpidesuositusten lisäksi he muun muassa hoitavat ohjelmisto-omaisuuden hallinnan kannalta tärkeitä yhteyksiä palveluntarjoajiin ulkoministeriön puolesta. Näin varmistetaan, että hankitut palvelut vastaavat ulkoministeriön tarpeita. Tietämys ohjelmistovalmistajien toiminta-tavoista yhdistettynä asiakkaan ympäristön tuntemukseen tuottaa parhaan mahdollisen lopputuloksen

”Johdon näkökulmasta ohjelmisto-omaisuuden hallinnan hyöty syntyy juuri taloudellisesta optimoinnista – oikeat ohjelmistomäärät ja lisenssit oikeaan tarpeeseen – sekä lisenssihallinnan osaamisen hankkimisesta tavalla, johon omalla organisaatiolla ei ole tarvetta enää panostaa niin runsaasti resursseja kuin jos työ tehtäisiin itse."