Tilaatko myytävät tuotteet aina samalta tutulta ja turvalliselta toimittajalta? Kilpailu on kovaa ja katteet ovat pienentyneet? Väärää tavaraa väärään aikaan varastossa? Jos nämä kysymykset kuulostavat yhtään tutuilta, olet oikean tekstin äärellä. 

Tässä tekstissä tuoteasiantuntijamme Otto kertoo, miten voit kehittää osaamistasi sekä millaisia apukeinoja nykyaikainen toiminnanohjausjärjestelmä voi antaa.

1. Oikea hinta järjestelmässä on kaiken perusta

Hankinnan pohjana on aina oikea tuotetieto, erityisesti hintatieto. Hankintaa on mahdoton tehdä kustannustehokkaasti ilman ajantasaista hintatietoa. Helpoiten teet tämän ajamalla kaikkien eri toimittajiesi hinnastot yhteen paikkaan, tyypillisimmin toiminnanohjausjärjestelmään. 

Tuotteen keskihinnan määrittäminen on vähintään yhtä tärkeää, kuin oikea hankintahinta.

Tuotteen hintaan kohdistuu yleensä muita kuluja, kuten rahteja, tulleja tai muita vastaavia maksuja. On tärkeää kulkea aina sama prosessi läpi, jossa ensiksi otetaan tuote vastaan varastoon ja kirjataan se järjestelmään. Aina ensin verrataan vastaanottoa vastaan sitä, mitä tilattiin ja vastaavasti sen jälkeen saapunutta laskua vastaan. Kun tämä lasku syötetään muiden kulujen kanssa toiminnanohjausjärjestelmään, se muodostaa tuotteelle automaattisesti keskihinnan. 

Toiminnanohjausjärjestelmä osaa ottaa huomioon myös aiemman varastosi arvon ja tehdä keskihinnan laskennan suhteutettuna siihen. Näin tuotteella on aina todenmukainen keskihinta. Kun tuotteella on oikea keskihinta, pystyt koko ajan seuraamaan myös todellista toteutunutta myyntikatetta. Et voi joutua tilanteeseen, jossa myisit tuotettasi liian halvalla.

2. Vertaile toimittajia ja ennakoi

Kun toiminnanohjausjärjestelmässäsi on toimittajien tuotteiden tiedot ajettuna sisään, voit helposti tehdä vertailua toimittajien hintojen välillä. Ajan myötä pääset myös vertailemaan sitä, miten hyvin ja nopeasti toimittajat pystyvät tuotteitaan toimittamaan. Viimeaikaiset kriisit ovat osoittaneet, että toimitusketjuihin voi tulla yllättäviä katkoksia, myös niille luotettaville toimittajille. Älä luota mutu-tuntumaan, vaan anna toiminnanohjausjärjestelmän ostoraportoinnin kertoa faktat.

Voit ennakoida tilauksia sopivalla aikajänteellä, kun tunnet toimittajasi. Halvimmalla toimittajalla saattaa olla pidemmät toimitusajat, kun taas se hieman kalliimpi toimittaja pystyy toimittamaan heti. Elä hetkessä ja toimi tilanteen vaatimalla tavalla. Seuraa lisäksi tarkasti varastotilannetta, ettet tilaa turhaan lisää tuotetta, jos edelliset ovat vielä varastossa. Toiminnanohjausjärjestelmän myyntiraportointi on tähän tärkein työkalusi.

3. Automatisoi ja optimoi

Kun myymääsi tuotetta kuluu säännöllisesti ja tasaisesti, on usein järkevää automatisoida tämän ostaminen. Tämä tapahtuu helpoiten asettamalla tuotteelle saldorajat, jotka toimivat samalla ostamisen tilausohjeena. Saldorajojen pohjana on hyvä käyttää toteutunutta myyntiä — saat tietoosi sen varastotason, jonka alle sinun ei tulisi missään kohtaa päästää varastoasi. Toiminnanohjausjärjestelmän raportointi tarjoaa tähän valmiit työkalut, jotka voi helposti muuttaa suoraan saldorajoiksi.

Jos hallinnoit useamman eri varaston kokonaisuutta, kannattaa optimoida saldorajat varastokohtaisesti. Näin hylly ei pääse tyhjenemään tyhjäksi, mutta ei myöskään vie tilaa muulta tavaralta. Keskusvarastomallin luomista kannattaa miettiä erityisesti, jos tila on kortilla useammalla varastolla. Keskusvarastomallissa yleensä yrityksen pääpaikka tai suurin varasto hoitaa kaiken tavarahankinnan ja sen varastoinnin — muut varastot tilaavat tarpeensa keskusvarastolta. Tällä tavalla saat keskitetyt tilaukset toimittajalle ja kasvatettua kertaoston kokoa, minkä ansiosta saat vähennettyä muiden kulujen vaikutusta tuotteen hintaan. 

Kun olet asettanut tuotteillesi saldorajat, toiminnanohjausjärjestelmä osaa tehdä sinulle napin painalluksella tilausehdotuksia ja muodostaa niistä ostotilauksen — lisäksi saat lähetettyä ostotilauksen yhdellä klikkauksella toimittajalle tai keskusvarastolle, jos teet täydennyksesi sieltä.

4. Käytä aikasi tärkeimpiin tuotteisiin

On tärkeää oppia tunnistamaan, mitkä ovat yrityksesi tärkeimmät tuotteet. Yleensä ne ovat tuotteet, jotka tuovat sinulle eniten katetta, ja joilla on nopea varaston kiertonopeus. Toiminnanohjausjärjestelmän varastoraportointi on avaintyökalu näiden tunnistamiseen. 

Kun tuotteet on tunnistettu, keskitä ajankäyttösi näiden tuotteiden hankinnan optimointiin. Etsi vaihtoehtoisia toimittajia ja varmista, että nämä tuotteet eivät ikinä pääse loppumaan varastosta.

Varaston kiertonopeuden seuranta on tärkeää myös löytääksesi ne tuotteet, joista kannattaa luopua tai keventää varastosaldoa. Aktiivinen varaston kierto helpottaa varaston pitämistä järjestyksessä ja tavara ei pääse “happanemaan” hyllyssä. Huonosti kiertävän tavaran myyminen tappiolla on monesti kannattavampaa, kuin sen hyllyssä pitäminen.

5. Kilpailuta sivukulut säännöllisesti

Ostamiseen liittyy aina sivukuluja, yleisimmin puhutaan rahtikuluista eri muodoissaan. Näiden vaikutus tuotteen lopulliseen keskihintaan voi olla yllättävän suuri, joten on tärkeää kilpailuttaa rahdinkuljettajia säännöllisesti. Nykyään rahtihinnat päivittyvät kuukausittain tai jopa tiheämmin, joten mahdollisuus säästöihin on olemassa.

Älä epäröi kysyä myyjältä rahtitarjousta. Useasti, varsinkin tavaran tullessa Suomen rajojen ulkopuolelta, rahtihinta saattaa olla halvempi, jos myyjä hoitaa sen. Monet myyjät tarjoavat myös rahtivapausrajoja, jotka kannattaa mahdollisuuksien mukaan hyödyntää.

Loppusanat

Kokonaisuudessaan hankintatoimen onnistuminen pohjautuu juuri sinuun, joka sitä teet. Kun otat tekemiseen järjestelmällisen ja tarkan otteen, onnistut varmasti. Kun toiminnanohjausjärjestelmä on sinua palveleva kokonaisuus, ja siitä löytyy mainitsemiani ominaisuuksia ja työkaluja tueksi, työ helpottuu paljon.  Jos tuntuu siltä, että nykyinen järjestelmäsi ei palvele sinua tai sinulla ei vielä ole järjestelmää, johon tukeutua, niin ota rohkeasti yhteyttä. Me Tehdenillä pystymme tarjoamaan sinulle ratkaisuja näihin haasteisiin.