Vuonna 2019 Maatalousyrittäjien Eläkelaitos valitsi Nextcon Finland Oy:n kumppanikseen käyttöpalveluiden kilpailutuksen konsultointiin. Nextconin asiantuntijat ovat auttaneet Melan ICT-käyttöpalveluiden kilpailutuksen tarjouspyynnön ja palvelukokonaisuuksien muodostamisessa, kilpailutusprosessin läpiviennissä sekä transitioprojektissa.

Mela on maatalousyrittäjien ja apurahansaajien eläkelaitos, joka tarjoaa viljelijöille, poronhoitajille, kalastajille, metsänomistajille sekä tieteen ja taiteen apurahansaajille monipuolista eläke- ja sosiaaliturvaa elämän eri tilanteisiin. 

Markkinakartoitus ja tekninen vuoropuhelu

Yhteistyö käynnistyi kesällä 2019. Projektin aluksi yrityksen nykytila kartoitettiin ja tehtiin valmisteluja RFI (Request For Information) -vaihetta ja markkinakartoitusta varten. 

– Tämän laajuisessa hankkeessa vaatimusmäärittelyt ja toimittajavalintakriteerit on tehtävä erittäin tarkasti. Tarjouspyyntöön kasattiin paljon materiaalia ja sen kokoaminen vaati huolellista taustatyötä, Ohtamaa kertoo.

Maatalousyrittäjien eläkelaitoksen tuotantovastaava Marianna Aho toteaa, että yksin kaikkien yksityiskohtien muistaminen ja yhteen kokoaminen olisi ollut huomattavan vaikeaa, eikä normaaliin arjen pyöritykseen olisi jäänyt aikaa.  

– Erityisesti tarjouspyynnön kokoamisessa Petri piti langat loistavasti hyppysissä. Myös sopimusneuvotteluvaiheessa varmistettiin, että Melalle tärkeät asiat tuli sovittua tuoden tarvittavaa tausta- ja vertailutietoa Melalle päätöksen tueksi.  

Kilpailutusvaihe

Kilpailutusmenettelyksi valikoitui kilpailullinen neuvottelumenettely. Ohtamaa kertoo, että neuvottelumenettelyn keskeisin etu on teknisten ratkaisujen tarkastelu ja suunnitelmien tarkentaminen yhdessä valittujen toimittajien kanssa.

– Kun potentiaaliset toimittajat oli valittu, heidän kanssaan neuvoteltiin tarjoamasta ja nykyratkaisuista, kartoitettiin saatavuutta ja erilaisia toteutusmahdollisuuksia. Kaikkien yhteisenä tavoitteena on tietysti tuottaa mahdollisimman hyvin tilaajan tavoitteisiin sopiva ratkaisu.

Ahon mukaan Nextconin asiantuntijuuteen on ollut hyvä tukeutua ja kaikki vaatimukset, reunaehdot ja tavoitteet saatiin mitattaviksi ja vertailukelpoisiksi vaihtoehdoiksi. 

– On tärkeää löytää ja rajata oleelliset vaatimukset, joiden perusteella hankintapäätös tehdään. Petrin kokemus oli suureksi avuksi tässä. 

Laadukkaat pohjatyöt ovat onnistuneen hankinnan perusta ja niihin kannattaa varata hyvin aikaa. 

– Kilpailutuksissa on aina isoja riskejä ja siksi asioita varmistellaan kunnolla. Tärkeintä on varmistua toimittajan kyvystä toimittaa vaatimusten mukainen kilpailutettava palvelukokonaisuus, Ohtamaa täsmentää.

Kilpailutuksen tuloksena käyttöpalvelutoimittaja vaihtui ja toukokuussa 2021 alkoi transitioprojekti, jossa Petri toimi Mariannan tukena. 

– Petri huolehti Melan kannalta projektin edistymisestä, jolloin minä pystyin paremmin keskittymään teknisiin ratkaisuihin. Myös transitiossa Petri piti huolen, että kaikki yksityiskohdat muistetaan, ettei yllätyksiä pääse tulemaan. Petrin kuningasajatus projektissa on ollut hyvä valmistelu ja ns. ”epäonnistuminen ajoissa”, jolla tarkoitetaan mm. testimigraatioiden huolellista valintaa ja pohjustusta. Olemmekin pystyneet tähän mennessä pysymään aikataulussa ja mitään suuria yllätyksiä tai vastoinkäymisiä ei ole ilmennyt, Marianna kertoo.

Kuluneisiin vuosiin mahtuu myös Melan tietoliikennepalveluiden kilpailutus

ICT-käyttöpalvelukilpailutuksen aikataulu venyi alkuperäisestä johtuen Melalla käynnissä olleen järjestelmäuudistuksen uudelleenaikataulutuksesta. Kilpailutus alkoi toden teolla keväällä 2020.

ICT-käyttöpalvelukilpailutuksen hiljaisempaan hetkeen osui sopivasti Melan tietoliikennepalveluiden kilpailutus, jossa Mela luotti jälleen Nextconin asiantuntijoiden osaamiseen. Tietoliikennepalveluiden kilpailutus toteutettiin Hanselin dynaamisen hankintajärjestelmän (DPS) kautta kevennettynä kilpailutuksena. 

Nextconilla on pitkä ja laaja kokemus työeläkevakuutussektorin yhteisistä järjestelmistä sekä niihin liittyvistä haastavista projekteista ja hankkeista. Melan kolmen vuoden aikana tehdyt kilpailutusprojektit, sekä käyttöpalveluiden transitioprojekti ovat olleet erittäin mielenkiintoisia haasteita.

– Olemme todella tyytyväisiä, että pääsimme tukemaan Melaa näin tärkeässä projektissa. Tehtävät ovat olleet mielenkiintoisia ja niitä on ollut mukava tehdä yhteistyössä Melan erittäin asiantuntevan tiimin kanssa, Ohtamaa lisää.

Mariannan mukaan Petrin kanssa on ollut helppo tehdä yhteistyötä, vaikka korona-aika on tietenkin estänyt kasvokkain työskentelyn. 

– Olemme aina voineet luottaa, että asiat tulee hoidetuksi sovitusti.

Onnistu kilpailutuksissa

Nextconin kilpailutuskonsultit takaavat onnistuneet ohjelmisto-, järjestelmä- ja palveluhankintojen kilpailutukset.

Ota yhteyttä!