Pääkaupunkiseudun seurakuntayhtymillä oli tarve päivittää manuaalinen toimintatapa digitaaliseksi tulevien lainsäädäntömuutosten takia. Netum kehitti vainajalogistiikkajärjestelmän, joka vastaa tuleviin lainsäädännön vaatimuksiin. Käyttäjälähtöisesti suunniteltu järjestelmä helpottaa myös seurakunnan työntekijöiden arkea: nyt vainajien ajantasainen paikkatieto on vain muutaman painalluksen päässä. 

Helsingin, Espoon ja Vantaan seurakuntayhtymät hautaavat vuosittain tuhansia vainajia, joiden kylmiöpaikasta seurakunnalla täytyy olla aina ajankohtainen tieto. Aikaisempi manuaalinen vainajien seurantajärjestelmä oli ollut käytössä kymmeniä vuosia, mutta nyt se oli tullut tiensä päähän. Vainajien ajantasaisten paikkatietojen selvittäminen nopeasti oli hankalaa ja pahimmillaan vainajien kylmiöpaikka piti käydä tarkistamassa paikan päällä. Netumin kehittämästä järjestelmästä vainajan nykyinen paikkatieto ja paikkatietojen historia selviävät helposti ja nopeasti.

KETTERÄLLÄ KEHITTÄMISELLÄ JA HYVÄLLÄ SUUNNITTELULLA VARMISTETTIIN KÄYTTÄJÄLÄHTÖISYYS

Netumin tiimi hyödynsi projektin toteuttamisessa ketterää kehittämistä. Ketterä kehittäminen tarkoittaa sitä, että projekti jaetaan pienempiin osiin, joita toteutetaan osa kerrallaan kahden viikon sykleissä eli sprinteissä.

”Kun työ tehtiin pienissä paloissa ison kokonaisuuden sijaan, pystyimme jatkuvasti testaamaan ja varmistamaan, että olemme ymmärtäneet asiakkaan tarpeet oikein ja tekemään tarvittaessa muutoksia nopeasti”, kertoo Netumin asiakkuuspäällikkö Ted Varila, joka vetää logistiikan järjestelmien tiimiä.

Käyttöliittymäsuunnittelu ja eri komponenttien vaatimusmäärittelyt tehtiin ensimmäisten sprinttien aikana ja loput sprinteistä koostui kehitystyöstä.

”Keskityimme sprinteissä saamaan sillä hetkellä keskeneräisiä osia valmiiksi, pystyttämään tuotantoympäristö ja testaamaan sitä tuotantovalmiuteen. Kun suunnittelu ja vaatimusmäärittely oli tehty huolella, oli paljon helpompi lähteä toteuttamaan käyttöliittymää”, muistelee Netumin ohjelmistoinsinööri Kalle Kankaanpää.

KETTERÄ KEHITTÄMINEN AUTTOI MYÖS PYSYMÄÄN AIKATAULUSSA JA BUDJETISSA

Vainajalogistiikkajärjestelmän kehittämiselle oli annettu tarkka budjetti ja aikataulu. Niissä pysyttiin hyvin, koska sprintit oli suunniteltu tarkasti koko aikajaksolle ja projektia toteutettiin iteroiden.

”Koska aikataulu oli tiukka, suunnitteluvaihe oli erityisen tärkeä. Suunnittelussa saatiin selkeästi rajattua asiakkaan toiveita vastaava paketti, joka voitiin toteuttaa aikataulun ja budjetin puitteissa”, kertoo Netumin integraatioasiantuntija Rasmus Haavisto.

Budjetissa pysyminen ilahdutti myös Helsingin seurakuntayhtymän tietohallintosuunnittelija Joni Nisulaa, joka vastaa työssään tietojärjestelmien kehityshankkeista ja oli vainajalogistiikkajärjestelmän kehittämisessä tiiviisti mukana.

”Käyttöliittymäprototyypissä oli loppujen lopuksi paljon sellaista toiminnallisuutta, mitä ei tarvittukaan. Netum teki joustavasti ja hyvällä meiningillä sen, mikä on oikeasti tarpeellista ilman ylimääräistä ja turhaa työtä”, Nisula kertoo.

KÄYTTÄJÄLÄHTÖINEN JÄRJESTELMÄ HELPOTTAA JOKAPÄIVÄISTÄ TYÖTÄ

Aikaisemmin teetetty käyttöliittymäprototyyppi toimi hyvänä lähtökohtana järjestelmän suunnittelussa ja auttoi ymmärtämään, millaisia toiminnallisuuksia siinä pitää olla. Järjestelmän kehittäminen eteni kolmen selkeän vaiheen eli suunnittelun, vaatimusmäärittelyn ja käyttöliittymävaiheen kautta.

Uudessa järjestelmässä käyttäjien työtä helpottaa esimerkiksi se, että järjestelmää voi käyttää tietokoneella ja kännykällä, jolloin esimerkiksi QR-koodeja voi lukea missä vain.

”Teimme Android- ja iOS-sopivan progressiivisen verkkosovelluksen eli sovelluksen, joka toimii verkkoselaimessa kuten kännykkäsovellus”, sanoo Netumin senior-ohjelmistokehittäjä Joonas Nousiainen, joka vastasi projektin teknisen osuuden vetämisestä.

”QR-koodi on meille uusi tärkeä ominaisuus. QR-koodi tulostetaan järjestelmästä tarralle, joka liitetään arkussa kiinni olevaan korttiin. Sen avulla vainajan tiedot löytyvät järjestelmästä helposti ja voimme varmistaa, että kylmiössä oleva vainaja on varmasti oikea”, Nisula selittää.

YHTEISENÄ VAINAJATIETOKANTANA TOIMIVA JÄRJESTELMÄ TÄYTTÄÄ TULEVAT LAINSÄÄDÄNNÖN VAATIMUKSET

Paremmin palvelevan digitaalisen järjestelmän kehittämistä vauhditti lopulta lainsäädäntöön tulevat muutokset, jotka asettavat seurakunnille aiempaa suuremmat vaatimukset vainajien liikuttamisen seurannasta.

Vainajalogistiikkajärjestelmää käyttävät pääkaupunkiseudun seurakuntayhtymissä kaikki, jotka ovat vainajien siirtelyn kanssa tekemisissä, kuten hautausmaan ja hautaustoimen työntekijät. Sisäisiä käyttäjiä on satakunta.

”Vainajalogistiikkajärjestelmä toimii yhteisenä vainajatietokantana, jossa käyttäjät voivat katsoa ja muokata vainajien paikkatietoja. Sen avulla näemme myös koko ajan ajantasaisesti, minkä verran meillä on vainajien säilytyskapasiteettia jäljellä. Järjestelmä helpottaa lisäksi johdolle raportointia”, Nisula kertoo.

Järjestelmän käyttöä tullaan jatkossa laajentamaan myös kirkon ulkopuolisille toimijoille, jolloin seurantaan saadaan kattavat tiedot myös hautaustoimiston ja ulkopuolisen vainajakuljetuksen osalta. Ulkoisia käyttäjiä arvioidaan olevan jatkossa 300 henkilöä.

Projektissa hyödynnetyt teknologiat:

• Sovelluksen palvelinpuoli toteutettiin NodeJS:llä Azure-ympäristön päälle
• Käyttöliittymässä hyödynnettiin Reactia
• Käyttöliittymätestaus tehtiin Cypressillä
• Tietokantojen hallinta Microsoft SQL Serverillä.