Hae it-yrityksiä
osaamisalueittain:

Näin paljon hyvä palkanlaskentaohjelma säästää yrityksen aikaa

Bloggaus

Näin paljon hyvä palkanlaskentaohjelma säästää yrityksen aikaa

Liian monessa yrityksessä palkanlaskenta pyörii edelleen manuaalisesti Excel-tiedostojen ja erillisten paperilappujen varassa. Toisinaan liiketoimintaa on sähköistetty ja toimintoja on viety jopa tekoälyn suuntaan, mutta palkkahallinto on unohdettu tästä yhtälöstä tyystin.

Joskus organisaatioissa ollaan niin tottuneita vanhentuneisiin toimintatapoihin ettei niitä osata kyseenalaistaa. Ajatellaan, että tiettyjen tehtävien kuuluukin olla hankalia ja aikaavieviä. Tänä päivänä helpotus löytyy kuitenkin usein järjestelmäautomaation parista

Toisinaan on hankala hahmottaa, kuinka suuren helpotuksen järjestelmä voi organisaation arkeen tuoda. Siksi tässä blogissa käyn läpi esimerkin kautta, paljonko hukkatunteja hyvä palkanlaskentajärjestelmä voi säästää.

Lähtökohta: Yrityksessä kuluu runsaasti hukkatunteja tiedon etsimiseen ja välittämiseen

Erillisten dokumenttien varassa pyörivä palkanlaskentaprosessi on usein aikaavievää ja turhauttavaa. Prosessin aikana tulee paljon toistoa, ylimääräisiä tarkistuskierroksia sekä uudelleenlaskemisia, kun sormi lipsahtaa epähuomiossa väärälle näppäimelle. 

Paperinen palkanlaskentaprosessi sisältää monta vaiheita ja se työllistää tyypillisesti monia henkilöitä: ensiksi yksi tekee tunti-ilmoituspohjat, joihin työntekijät tuntinsa kirjaavat. Sen jälkeen esimies tarkistaa ja hyväksyy tunnit, ja lopuksi palkanlaskija vielä tallentaa tiedot ohjelmaan tehden samalla vielä viimeisen tarkistuksen.

Prosessin aikana täytyy ottaa huomioon myös monia muuttujia, kuten eri alojen työehtosopimukset sekä mahdolliset ylityötunnit. Näihin uppoaa hurjasti aikaa, puhumattakaan työsuhteeseen liittyvistä muutoksista, joilla on aina suora vaikutus myös palkanlaskentaan.

Kysymys kuuluukin, miten yritys voi toimia tehokkaasti, jos ihmisten aika menee sisäisiin prosesseihin?

Lopputulos: Automatisaatio yksinkertaistaa prosessia ja säästää aikaa

Palkanlaskennan automaatio säästää runsaasti aikaa koko organisaatiolta: tunnit kirjataan suoraan tuntikirjausjärjestelmään josta ne myös poimitaan palkkajärjestelmään. Ohjelma laskee tässä välissä automaattisesti mukaan myös mahdolliset muuttujat, kuten työehtosopimusten vaikutukset ja ylityötunnit. Sen jälkeen esimies voi hyväksyä tunnit yhdellä klikkauksella ja näin siirtää ne automaattisesti palkkatapahtumaksi. Joissain tapauksissa erillistä tuntikirjausjärjestelmää ei edes tarvita, vaan tunnit voidaan kirjata ja hyväksyä itse palkkajärjestelmässä!

Koska järjestelmä ei tee virheitä laskutoimituksissa, jäävät monet tarkistuskierrokset pois. Näin ollen työntekijän vastuulle jää tuntien kirjaus ja palkanlaskijalle asiantuntijatyö sekä prosessin seuranta.

Vaikutukset näkyvät myös tuntitietojen ulkopuolella. Palkanlaskennan tietovirroissa mukana kulkeviin työsuhde-, loma- ja poissaolotietoihin liittyvien muutosten automatisointi ja roolitus tehostaa palkanlaskentaa vähintään tuntien kirjausten verran. Tehokkuuden kannalta on oleellista tunnistaa, että näihin tietoihin voidaan tehdä muutoksia myös palkkajärjestelmässä ilman erillisiä HR- tai muita järjestelmiä. Nykyaikainen palkkajärjestelmä ei ole siis vain palkanlaskijan työkalu, vaan koko organisaation järjestelmä, jossa tieto liikkuu automaattisesti käyttäjältä toiselle.

Esimerkki: Palkanlaskentajärjestelmä säästää useita tunteja työaikaa viikossa

Konkreettiset säästöt hahmottaa parhaiten esimerkin kautta:


Palkanlaskenta manuaalisesti: aikaa valuu hukkaan työntekijöiltä, esimiehiltä ja palkanlaskennalta

Esimerkkiyritys Oy:ssä työskentelee 250 henkeä. Yrityksen palkanlaskennassa on käytössä vanha palkanlaskentajärjestelmä ja tuntitiedot tuotetaan työajanseurannasta, mutta työsuhteiden käsittely, lomat ja poissaolot käsitellään manuaalisesti erillisillä ilmoituksilla tai sähköposteilla.

Työntekijät kirjaavat tuntinsa normaalisti järjestelmään, mutta joutuvat kysymään lomasaldojaan, työajanlyhennyksiä ja muita tietojaan esimiehiltä.

Jokainen kahdestakymmenestä esimiehestä käyttää joka kuukausi kyselyihin, työsuhdetietoihin, lomiin ja poissaoloihin yhteensä 6 tuntia aikaa. Yhteenlaskettuna esimiehiltä kuluu aikaa tähän siis huimat 120 tuntia kuukaudessa.

Palkanlaskentaan manuaalisesti tulevat tiedot puolestaan työllistävät palkanlaskijaa yhden päivän ylimääräistä jokaisen palkanlaskennan yhteydessä, eli parhaassa tapauksessa kolme kertaa kuukaudessa.

Aikaa tuhlaantuu myös virheiden korjauksiin. Mikäli valmiiseen palkkalaskelmaan eksyy virhe, vie sen korjaaminen pahimmillaan useita tunteja.


Palkanlaskenta järjestelmän avulla: tietovirtojen automatisointi säästää n. 80 tuntia kuukaudessa

Palkanlaskentajärjestelmän avulla tunteja karsiutuu prosessin jokaisesta vaiheesta.

Esimiehen pöydältä poistuu kaikki manuaalinen työ. Työsuhteen tiedot, lomat ja poissaolot voidaan viedä suoraan määrämuotoisena järjestelmään, jolloin erilliset ilmoitukset jäävät kokonaan pois. Vähintään puolet esimiesten manuaaliseen työhön kuluvasta ajasta säästyy ohjelman avulla. Parhaassa tapauksessa työntekijät ilmoittavat asiat itse palkkajärjestelmässä, jolloin esimiesten työmäärä vähenee entisestään.   

Palkanlaskijan koko työnkuva mullistuu palkanlaskennan automaation myötä. Tunnit, lomat ja poissaolot siirretään järjestelmään suoraan liittymän avulla. Manuaalisen työn määrä lähenee nollaa koko palkkaprosessin osalta ja hänellä jää aikaa asiantuntijatyöhön. 

Samalla palkkaprosessista poistuvat turhat tarkastukset ja virhealttius. Tällä on oleellinen vaikutus eri roolien säästämään aikaan palkkaprosessissa. 

Näiden tietovirtojen automatisoinnilla säästetään aikaa jo n. 80 tuntia kuukaudessa, mikä vastaa 0,5 henkilötyövuoden panosta esimerkiksi liiketoiminnan kehittämiseen. Kokonaisuudesta saa vielä tehokkaamman kun palkkaohjelma jaetaan käyttöön koko henkilöstölle työntekijöistä johtoon. Näin jokaiselle roolille oleellinen tieto on aina tarpeen tullen saatavilla. Ja säästö luonnollisesti kasvaa organisaation kokoluokan kasvaessa. 

Sujuvan arjen avulla työntekijät ja koko organisaatio voivat paremmin. Voidaan siis perustellusti sanoa, että palkanlaskentajärjestelmä vaikuttaa koko yrityksen toimintaan.

Haluatko tietää lisää siitä, miten hyvä palkanlaskentajärjestelmä toimii? 

Katso täältä demo Mepco-palkanlaskentajärjestelmästä.

Pinterest
Accountor HR Solutions Oy

Lisätietoja

Yritysprofiili Accountor HR Solutions kotisivut

Tagit

Jos tarjontatagi on sininen, pääset klikkaamalla sen kuvaukseen

Liiketoimintaprosessi

HR
Taloushallinto

Erikoisosaaminen

Dokumenttien hallinta
Integraatiot
Käyttöliittymäsuunnittelu
Ohjelmistokehitys
Pilvipalvelut / SaaS

Toimialakokemus

Asiantuntijapalvelut
Hotelli, matkailu ja ravitsemus
IT
Julkishallinto
Järjestöt ja yhdistykset
Kauppa
Kiinteistöala
Koulutusala
Kuljetus, liikenne ja logistiikka
Media
Pankki ja vakuutus
Prosessiteollisuus
Raaka-aineet ja energia
Rakentaminen
Telekommunikaatio
Terveys- ja sosiaalipalvelut
Urheilu, viihde ja virkistys
Valmistava teollisuus

Tarjonnan tyyppi

Konsultointi
Toteutustyö
Tuki- ja ylläpitotyö
Valmisohjelmisto

Omat tagit

mepco
Palkanlaskenta
palkanlaskentajärjestelmä
palkanlaskentaohjelma
palkanlaskentaohjelmisto
Automaatio
Digitalisaatio
palkkahallinta
Palkkahallinto
palkka- ja henkilöstöhallinta
palkka- ja henkilöstöhallinto
palkka
Accountor

Siirry yrityksen profiiliin Accountor HR Solutions kotisivut Yrityshaku Referenssihaku Julkaisuhaku

Accountor HR Solutions - Asiantuntijat ja yhteyshenkilöt

Accountor HR Solutions - Muita referenssejä

Accountor HR Solutions - Muita bloggauksia

Digitalisaatio & innovaatiot blogimedia

Blogimediamme käsittelee tulevaisuuden liiketoimintaa, digitaalisia innovaatioita ja internet-ajan ilmiöitä

Tutkimus: koronaviruksen vaikutukset suomalaisten työhön - Poikkeusolot vähensivät vuorovaikutusta työkaverien välillä
Teknologiayhtiöt IWA ja NXme yhdistyvät - uusi yli 100 asiantuntijaa työllistävä Oivan kasvaa koronasta huolimatta
Kahdeksan suomalaista ehdolla Nordic Women In Tech -palkinnon saajaksi - naiset edelleen vähemmistössä teknologia-alalla

Etusivu Yrityshaku Pikahaku Referenssihaku Julkaisuhaku Blogimedia