Muutosjohtamisen keinot digitalisoituvassa työympäristössä

Kerro ja viesti työntekijöille selkeästi, millaista toimintanne tulee olemaan, kun muutos on tapahtunut - eli luo päämäärä. Mitkä toiminnot muuttuvat, miten ja miksi? Mikä on kunkin työntekijän osa, rooli ja ennen kaikkea vastuu tavoitteen saavuttamisessa? Miksi jokaisen työpanos on tärkeä?

Valmistaudu viestintään huolella ja perustele työntekjöille myös itsellesi ilmeiset seikat: miksi uusi työkalu on haluttu ja mitä toimintatapoja on tulossa käyttöön? Miksi nämä ovat välttämättömiä muutoksia? Miten olemme parempia tämän jälkeen? Ole läpinäkyvä perusteluissasi, suhmuroinnista jää kiinni ja se vie luottamuksen myös myöhemmin tehtävistä muutoksista.

Usein syyt järjestelmän käyttöönottoon löytyvät pitkälti yrityksen tulevaisuuden näkymistä ja kilpailukyvyn takaamisesta eli siitä, että jatkossakin työtä voidaan tehdä yhdessä.

Kaikkea ei voi saada kerralla - ota käsittelyyn yksi prosessi tai osa-alue kerrallaan, jonka siirrät uuteen järjestelmään. Näin muut prosessit tai osa-alueet voivat jatkaa vanhalla menetelmällä taustalla.

Voit myös aloittaa uuden järjestelmän käytön pilottiryhmällä, esimerkiksi yhdellä työnjohtajalla ja muutamalla työntekijällä tai tiimillä. Pilotin tarkoituksena on koeponnistaa järjestelmän parhaat käyttötavat ja sen avulla on helppoa tehdä muutoksia järjestelmän käyttöön.

Päämäärää kohti on syytä suunnata askel kerrallaan. Suunnittele millaisia välitavoitteita asetat matkan varrelle ja kerro ne myös työntekijöille. Varaa riittävästi aikaa ja ole avoin. Siirtymävaiheessa on pakko hyväksyä toiminnan ajoittaista yskähtelyä, mutta olennaista on olla selvillä ja tietoinen, miksi näin tapahtuu ja koska tilanne rauhoittuu.

Etsi organisaatiosi eri henkilöstöryhmistä muutama henkilö, jotka suhtautuvat myönteisesti uuteen teknologiaan ja työkaluun ja saa heidät puolellesi. Jos uuden ratkaisun käyttöönotto on jo menossa, niin tällä asialla on jo kiire. Nämä henkilöt pitäisi olla joukoissasi jo hankintavaiheessa. Esittele heille päämäärä ja anna mahdollisuus vaikuttaa: tee heidän kommenttiensa perusteella muutoksia ja parempia linjauksia. Samalla voit saada arvokasta tietoa siitä, mitkä ovat organisaation pahimmat kipupisteet uuden järjestelmän käyttöönotossa ja voit vastata viestinnässäsi niihin suoraan.

Parasta on, jos puolestapuhujat ovat organisaatiossasi pidettyjä henkilöitä. Niin kovalta kuin se kuulostaakin, älä valitse uuden ratkaisun edustajaksi henkilöitä, jotka eivät vetoa työntekijöihisi. Valitse henkilöitä, joita muu organisaatio arvostaa, joihin luotetaan ja jotka omalla asenteellaan ja luonteellaan vetoavat organisaatioosi.

Muutosta ei tule jalkauttaa, vaan johtajien tai muutoksen puolesta puhujien on jalkauduttava ja keskusteltava käyttäjien kanssa sekä kuunneltava heidän ajatuksiaan, kokemuksiaan ja pelkojaan - aidosti ja avoimesti. Jokaisen työtehtävän paras asiantuntija on työntekijä itse. Arvosta heitä, luota ja anna mahdollisuus vaikuttaa asioihin.

Jalkaudu, älä jalkauta - sanonta on klisee, mutta muutosjohtamisessa ja uusien asioiden oppimisessa se pitää paikkaansa. Ylhäältä saneltu muutos tulkitaan helposti pakoksi ja kyttäämiseksi. Kun työntekijä itse voi aidosti vaikuttaa, syntyy luottamusta ja muutos on itseohjautuvaa.

Ole rohkea kokeilemaan uutta toimintatapaa ja pyydä sitä myös organisaatiolta. Älä suunnittele etenemistä teoriassa liian pitkälle ja ole valmis tarvittaessa muuttamaan suuntaa. Jos yhdessä toteatte, että toimintamalli ei palvele teitä, kokeilkaa rohkeasti uutta.

Ole jämäkkä

Muutosta vastustetaan - varmasti. Ei välttämättä aina, mutta joskus muutama vastustaja saattaa olla joukkoa kovaäänisempää. Älä taivu vastustajien edessä, vaan keskustele tarvittaessa kahden kesken vastustajien kanssa ja perustele heille muutoksen tarve. Näihin tilanteisiin tarvitaan periksiantamaton vastuunottaja, johtaja.

Muutosta ei saa vietyä läpi ilman vaikeita päätöksiä. Varaudu jo ennakolta siihen, että saatat joutua tekemään ikäviä päätöksiä. Kaikki työntekijät eivät välttämättä yrittämisestä huolimatta sopeudu uuteen toimintatapaan. Muun työyhteisön yksilölle luoma paine uuteen toimintatapaan siirtymisessä kannattaa hyödyntää, mutta aina ei sekään riitä. Tässä kohtaa joudut päättämään, että saako yksilö poiketa sovitusta toimintamallista ja jatkaa vanhaa tapaa, vai onko ratkaisu jokin muu.