"Olemme onnistuneet nostamaan toimintamme uudelle tasolle ja olennaista tässä on ollut kustannustehokkuus. Sen saavuttamisessa Adminetillä on ollut hirveän iso merkitys." - Aleksi Rämö, Teresa Sjönberg ja Lone-Maria Holopainen

-----

Muurametalot onnistui selättämään omakotitalorakentamisen hiipumisesta johtuneet vaikeudet tehostamalla toimintatapojaan. Yritys keskittyy nyt neljättä vuotta puhtaasti Muurametalojen tuottamiseen. Vaikka omakotitalorakentaminen ei ole lisääntynyt, on Muurametalot onnistunut kasvattamaan markkinaosuuttaan vähintään 25 % vuosivauhtia. Tuloksellinen kasvu on rohkaissut ottamaan myös uusia askeleita liiketoimintaan. Prosessien kehittämiseen on saatu tukea Adminetistä.

Adminettiä hyödynnetään kokonaisvaltaisesti

Muurametalojen nousussa keskeistä on ollut kustannustehokkaiden ja kannattavuutta parantavien toimintamallien luominen. Niiden tueksi Adminet on otettu laajasti käyttöön ja sen hyödyntämistä on pyritty viemään systemaattisesti mahdollisimman pitkälle – heti myyntivaiheesta alkaen.

– Myyjät hoitavat asiakkuuden alusta loppuun Adminetin asiakkuudenhallinnassa: sinne kirjataan myynnin vaiheet, käydyt keskustelut ja dokumentit, joten kokonaisuutta on helppo hallita. Varsinaiset tarjoukset teemme nykypäivänä täysin Adminetin tarjouslaskennalla, josta löytyy hinnat ja kaikki tarvittavat tiedot tarjoamistamme ratkaisuista. Niiden perusteella asiakkaalle rakennetaan hänen toiveidensa mukainen kokonaisuus, josta pystytään antamaan tarjous saman tien ja luomaan myös maksuerätaulukot, kun sopimukseen päästään, toimitusjohtaja Aleksi Rämö kertoo.

– Kun maksuerät luodaan heti kaupantekovaiheessa, saamme valmiit erät laskutettavaksi projektin edetessä. Ei tarvitse vanhanaikaisesti lähteä laskemaan maksueriä uudestaan, vaan painat vain nappia ja lasku lähtee eteenpäin, talouspäällikkö Teresa Sjönberg lisää.

Tärkeää on myös pystyä hallitsemaan sopimuksen teon jälkeen tapahtuvat muutokset, sillä asiakas saattaa muuttaa mieltään materiaaleista tai tilata vaikkapa autokatoksen alkuperäisen kokonaisuuden lisäksi.

– Näissä tilanteissa varsinaisen tarjouksen kylkeen tehdään lisätarjous, josta menee tieto vastuuhenkilölle. Tarjouslaskentaan on myös luotu valmiiksi hinnoiteltuja paketteja, joiden avulla myyjän on helppo tarjota asiakkaan toivomat lisätyöt. Lisätarjouksen kautta tieto menee myös suoraan laskutukseen, joten lisämyyntejä ei jää laskuttamatta, Rämö kertoo.

Materiaalit hallintaan

Talotoimituksia varten Adminettiin on luotu vakioidut toimintatavat koko tilaus-toimitusketjun hallintaan. Talomalleille määriteltyjen litteroitujen rakenteiden perusteella Adminet aikatauluttaa tarjouslaskennan tiedoista tuotannon vaiheet ja niihin liittyvät materiaalihankinnat sekä kentällä hoidettavat tehtävät. Varsinainen ostotoiminta hallitaan hankintasovelluksella, jonne Adminet tuo tilausrivit valmiiksi aikataulutettuna.

– Adminet kertoo automaattisesti tarjouslaskennan tietojen perusteella, mitä milloinkin pitää ostaa – ja näin sen kuuluukin toimia. Lisäksi näemme helposti oman ostohistoriamme sekä pystymme vertailemaan toimittajia ja kilpailuttamaan tarvikkeita, Sjönberg kertoo.

– Myös varastotarvikkeista muodostuu ostotarpeet saldon alittaessa määritellyt hälytysrajat. Kaikista kerääntyneistä ostotarpeista tehdään säännöllisesti tilaukset suoraan Adminetistä ja laskut saapuvat järjestelmään oikein kohdistettuina. Adminetillä kokonaisuuden hallinta ja aikataulutus on helpottunut sekä tilaaminen nopeutunut. Kun asiat tehdään oikein ja ajallaan, tavara ja raha kiertävät nopeammin – se puolestaan tuo kustannustehokkuutta toimintaamme, varastopäällikkö Lone-Maria Holopainen toteaa.

Holopaisen mukaan tehokkaampi materiaalihallinta mahdollistaa myös tarkemman kustannusseurannan:

– Seuraamme säännöllisesti talojen kustannuksia ja niissä mahdollisesti olevia poikkeamia sekä tuotealuekohtaisten kustannusten vaihteluita. Jos raporteilta paljastuu jotain erikoista, pääsemme nopeasti kiinni esimerkiksi saldovirheisiin tai väärin kohdistettuihin kustannuksiin ja pystymme korjaamaan virheet.

Seuraava askel Muurametaloilla on ottaa tehtaalle käyttöön Adminetin tuotannonohjauksen työkalut. Holopainen uskoo, että tuotannonohjauksen käyttöönotto tehostaa entisestään myös materiaalihallintaa ja lisää toiminnan läpinäkyvyyttä:

– Tuotannonohjauksella saamme viimeisetkin palaset loksahtamaan kohdalleen ja sen jälkeen kaikki osa-alueet kulkevat käsi kädessä. Tällöin koko organisaation toimintaketjussa nähdään, missä vaiheessa mikäkin asia on menossa ja paljonko pystytään pumppaamaan tilauksia sisään. Samalla toiminta on kaikille läpinäkyvämpää ja mahdollistaa hankintatoimen vieläkin nopeammin, oikea-aikaisemmin ja tarkemmin.

Faktaa kannattavuudesta

Muurametalojen kilpailukyvyn varmistamiseen ja toimintamallien kehittämiseen Adminetin seurantatyökalut ovat antaneet arvokasta tietoa.

– Rakentamisessa on niin paljon yksittäisiä kannattavuuteen vaikuttavia asioita, että on tärkeää pystyä toteumien kautta hahmottamaan, onko jokin asia bisneksen näkökulmasta järkevää vai ei. Kannattavuuden seuraamiseen Adminet on kyllä pirun hyvä: Kun kaikki kulut kohdistuvat oikeille projekteille, näemme tarkasti projektien kannattavuuden. Sitä kautta pystymme arvioimaan myös uusien kauppojen katemaailmaa, Rämö toteaa.

Kun käytössä on tarkkaa ja ajantasaista tietoa, myös ongelmiin voidaan puuttua nopeasti.

– Luvut antavat meille kiistatonta faktaa ja pyrimme yhdessä löytämään mahdolliset ongelmakohdat sekä tekemään tarvittavat korjausliikkeet. Jos esimerkiksi huomataan, että jokin tuote on myyntitarjouslaskennassa selkeästi kannattamaton tai jäänyt huomioimatta, pystymme reagoimaan tilanteeseen nopeasti hinnoittelua muuttamalla, Rämö kertoo.

– Oleellista on juuri se, että kaikki tiedot ovat aina reaaliajassa kirjanpitotasolla ja pystymme pureutumaan lukuihin ihan sinne alkujuureen. Jos jokin asia häiritsee, on helppoa lähteä purkamaan tilannetta ja tehdä korjausliike, kun nähdään tarkasti missä meni vikaan. Laajemmassa mittakaavassa myös kiinteitä kustannuksia peilataan katemäärään, joten pystymme vaikuttamaan siihen, että viivan alle jää oikeasti riittävästi euroja ja projektit ovat kokonaisuudessaan kannattavia, Sjönberg toteaa.

Kompassi tekemiselle

Muurametaloilla koko toiminnanohjaus on keskitetty Adminettiin. Kokonaisuuden hallinta yhdellä järjestelmällä tuo arkeen sujuvuutta ja läpinäkyvyyttä.

– Itse annan plussat nimenomaan kokonaisvaltaisuudelle. Mielestäni on hienoa, että ihan kaikki asiat taloushallinnosta projektilaskentaan hallitaan samassa paikassa. Jopa kaikki laatutarkastuslomakkeet ja muut ovat Adminetissä sähköisessä muodossa kaikkien käytettävissä. Turhia työvaiheita ei tarvitse tehdä ja kokonaisuutta on paljon helpompi hallita, kun kaikki tiedot löytyvät yhdestä paikasta, eivätkä ole hajautettuna eri järjestelmiin, Sjönberg toteaa.

– Mielestäni tämä on keskeistä myös siksi, että tehtaamme on Torniossa ja hallinto Jyväskylässä. Kun kaikki pääsevät käsittelemään tietoja ajantasaisesti yhdessä järjestelmässä, ei tarvitse erikseen soitella jokaisen asian takia. Se tuo sujuvuutta arkeen ja läpinäkyvyyttä toimintaan, Holopainen lisää.

Arkeen tukea saadaan myös automatiikalla, joka hoitaa monia rutiinitehtäviä käyttäjän puolesta.

– Adminetin automatiikka helpottaa arkea tosi paljon. Se lähettää puolestamme esimerkiksi arvonlisäveroilmoitukset ja rakennustyömaiden ilmoitukset. Tämän kokoisessa bisneksessä myös osatuloutusmaailman on oltava kunnossa tilikausien yli mentäessä. Sen laskeminen Excelissä kestäisi varmaan viikon, mutta Adminet tekee osatuloutusta automaattisesti koko ajan, Sjönberg listaa automatiikan tuomia helpotuksia.

Tehokkaampien toimintamallien luominen ei ole ollut Muurametaloille helppo ja nopea tie. Töitä riittää tehtäväksi myös jatkossa, mutta määrätietoisella prosessien kehittämisellä on varmistettu, että yrityksen kilpailukyky riittää vastaamaan tulevaisuuden haasteisiin.

– Olemme onnistuneet nostamaan toimintamme uudelle tasolle ja olennaista tässä on ollut kustannustehokkuus. Sen saavuttamisessa Adminetillä on ollut hirveän iso merkitys. Tietysti ottaa aikansa luoda järjestelmään sellaiset toimintaperiaatteet, että se toimii kompassina tekemiselle, mutta kyllä se lopulta palkitseekin. Mielestäni Adminet on äärimmäisen hyvä piiskuri ja kertoo kaunistelematta, teemmekö asioita oikein vai väärin, Rämö toteaa.