Tilinpäätösaika voi olla kirjanpitäjälle kuormittava kokemus, kun jokainen asiakas haluaa samaan aikaan yhtä ja samaa asiaa ja vieläpä mahdollisimman nopeasti. Kysyimmekin Aallon Groupin liiketoiminnan kehityspäällikkö Sari Lundströmiltä, miten oikeat työkalut voivat keventää sekä kirjanpitäjän että yrityksen taakkaa. Yritysten digitalisaation myötä toiminnanohjausjärjestelmistä on tullut keskeisiä työkaluja, joilla voidaan tehostaa talouden seurantaa ja helpottaa tilinpäätösprosessia.

Ajantasainen talousdata on avain stressittömämpään tilinpäätökseen

Kirjanpidon kuormittavuus tilinpäätösaikaan johtuu usein siitä, että suuri määrä tietoa pitää käsitellä lyhyessä ajassa. Vaikka monet yritykset käyttävätkin sähköistä kirjanpitoa, prosessit voivat silti olla hajanaisia ja perustua manuaalisiin toimenpiteisiin, kuten erillisiin Excel-taulukoihin. Tämä jättää tilaa virheille ja puutteille aineistossa, jolloin kirjanpitäjän työ kuormittuu.

Sari Lundström korostaa, että mikä tahansa järjestelmä, joka tuottaa oikeaa ja ajantasaista dataa, auttaa yritystä eteenpäin. Kokonaishyöty syntyy kuitenkin siitä, kun liiketoiminnalle oleellinen tieto on saatavilla heti, ja sitä voidaan hyödyntää reaaliaikaisesti taloushallinnossa.

Aallon Groupilla on huomattu, että hyvä toiminnanohjausjärjestelmä keventää työtaakkaa merkittävästi. Se tekee juoksevasta kirjanpidosta nopeampaa ja tehokkaampaa, kun taloutta voidaan seurata kuukausittain ajantasaisten tietojen perusteella.

Yksi kokonaisvaltainen tietolähde tehostaa toimintaa

Toiminnanohjausjärjestelmä toimii yrityksen keskitettynä tietopankkina. Kun myynnit, ostot ja varasto ovat samassa järjestelmässä, tietoa ei tarvitse etsiä useista eri paikoista tai kysellä asiakkaalta. Tämä vähentää manuaalisen työn tarvetta, pienentää virheiden riskiä ja säästää aikaa.

Lundströmin mukaan ajantasainen varastodata on hyvä esimerkki: se helpottaa inventointia ja estää yllättäviä arvonmuutoksia tilinpäätöksessä. Keskitetyn järjestelmän ansiosta poikkeamat ja trendit on helppo havaita, ja kattavia raportteja on mahdollista hyödyntää niin päivittäisessä toiminnassa kuin tilinpäätöstä laadittaessa.

Tilastokeskuksen mukaan toiminnanohjausjärjestelmien käyttö on kasvanut Suomessa tasaisesti, ja moni yritys on jo sisäistänyt digitalisaation merkityksen liiketoiminnalle. Esimerkiksi vuonna 2024 jo 61 % suomalaisista yrityksistä käytti ERPiä liiketoiminnan ytimessä.

Helpotusta tilinpäätökseen ja lisäarvoa asiakkaalle

Kun yritys käyttää toiminnanohjausjärjestelmää, joka siirtää tietoa saumattomasti taloushallintoon, kirjanpito on laadukasta ja tehokasta ympäri vuoden. Automaatio ja integraatiot vähentävät inhimillisiä virheitä, jolloin käytettävissä oleva tieto on luotettavaa ja kattavaa.

Sari Lundström korostaa, että tämä vapauttaa kirjanpitäjän aikaa rutiineista tuottavampaan neuvontaan.

Kirjanpitäjä voi toimia konsulttina, joka auttaa yritystä strategisessa päätöksenteossa. Kun järjestelmät puhuvat keskenään rajapintojen kautta, taloushallinnon tekeminen tehostuu merkittävästi. Tämä on nykypäivänä täysin mahdollista ja usein myös edullista.

Myös verkkokaupan tiedot on tärkeää integroida järjestelmään. Kun myyntitieto on reaaliaikaista, yritys pystyy reagoimaan muutoksiin nopeammin. Monipuoliset raportit, kuten Intrastat-raportti ulkomaankauppaa varten sekä tuonti- ja vientiraportit, helpottavat tilinpäätösprosessia. Järjestelmän jäljitettävyys ja monipuoliset käyttöoikeudet varmistavat, että tieto on oikeellista ja luotettavaa.

ERP on aikaa säästävä työkalu, ei lisätaakka

Toiminnanohjausjärjestelmää ei tulisi nähdä pelkkänä lisätaakkana, vaan erinomaisena työkaluna, joka mahdollistaa paremman palvelun. Kun kirjanpitäjä tuntee asiakkaan käyttämän ERP-järjestelmän, yhteistyö tehostuu.

Parhaimmillaan kirjanpitäjä pääsee mukaan järjestelmän käyttöönottovaiheesta lähtien, jolloin hän voi varmistaa, että järjestelmän toimintamalli tukee luotettavaa ja ajantasaista kirjanpitoa.

Strategista johtamista oikeilla ohjelmistoilla

Tilinpäätös on paljon enemmän kuin pelkkä pakollinen raportti; se on strateginen asiakirja.

Sari Lundström kannustaa yrityksiä panostamaan tiedon ajantasaisuuteen, jotta taloutta voidaan johtaa strategisesti. Kun tavoitteita seurataan jatkuvasti, mahdollisiin muutoksiin voidaan reagoida ajoissa. Luotettavaan talousdataan luottaminen antaa yrittäjälle mielenrauhan.

Tehdenin toiminnanohjausjärjestelmä kaupan alalle tukee tätä kokonaisuutta tarjoamalla monipuoliset työkalut liiketoiminnan pyörittämiseen ja strategiseen suunnitteluun. Se on kehitetty yhteistyössä kaupan ja liikunta-alan yritysten kanssa ja sisältää valmiita integraatioita suosittuihin taloushallinnon järjestelmiin, kuten Procountoriin ja Netvisoriin.

Kattavien raportointiominaisuuksien ja edistyneen käyttöoikeuksien hallinnan ansiosta Tehden on loistava valinta kasvua hakevalle pk-yritykselle ja heidän kirjanpitäjilleen. Se mahdollistaa tehokkaan ja ajantasaisen talouden seurannan, joka helpottaa niin päivittäistä työtä kuin tilinpäätöstäkin.