Miten selvitä hengissä reskontran hoidosta?

Saatavien jämpti kotiuttaminen pitää pk-yrityksen kassavirran kunnossa. Lue asiantuntijamme vinkit reskontran hoitoon ja tarvittaessa ulkoistamiseen.

Tavallinen tarina pk-yrittäjien parissa: kauppa käy ja toiminta ravaa eteenpäin, mutta avoimet saatavat, osittaiset suoritukset ja täsmäytystilillä kummittelevat selittämättömät summat työllistävät kohtuuttomasti kuukaudesta toiseen.

Tältä riesalta voi kuitenkin välttyä. Riittää, että reskontran tilannetta seuraa säännöllisesti ja kassan tilitykset ja täsmäytykset kirjaa todenmukaisesti käytössä olevaan järjestelmään – ja jos muu ei auta, aina voi ulkoistaa.

Taltuta vikuroiva reskontra räätälöidyillä koulutuksilla

Reskontran hoito tarkoittaa sitä, että tilille tulevia maksuja verrataan säännöllisesti avoimiin laskuihin ja selvitetään mahdolliset ristiriitaisuudet ja puutteet hyvissä ajoin ennen kuukausiraporttien kirjanpitäjälle toimittamista. Reskontran lisäksi myös kassakirjanpidon on oltava kuun lopussa reilassa, ja siksi kaikki kassan tapahtumat, myynnit, omat nostot sekä täsmäytykset ja tilitykset, kannattaa kirjata kassajärjestelmään ja mahdolliset heitot selvittää saman tien: poikkeamien jälkikäteen selvittely vie aikaa ja on rasittavaa ja kallista. Kirjanpitäjän kanssa on järkevää sopia heti yhteisestä toimintamallista, joka helpottaa kummankin osapuolen työtä.

Jos reskontraa hoidetaan aktiivisesti, ei kuukausittaisessa reskontran täsmäytyksessä tarvitse pitkään pinnistellä. Ja jos tarvitsee, on korkea aika miettiä, voisiko jotain tehdä toisin.

Jos reskontran hoidon haluaa pitää omissa näpeissään, kannattaa harkita asiantuntijan pitämää koulutusta, jossa valitaan parhaat toimintamallit juuri sinun yrityksellesi. Kun saat koulutuksen aikana selkeän käsityksen siitä, MIKSI reskontran kanssa tulee toimia niin kuin tulee, on ohjeiden noudattaminen ja uuden henkilökunnan ohjeistaminen jatkossa helpompaa, ja reskontran palat alkavat loksahdella paikoilleen.

Apua kannattaa tietysti pyytää myös silloin, kun solmu on niin tiukalla, että sitä ei enää koulutuksella avata. Meillä Tehdenillä voidaan esimerkiksi pyytää tekninen tuki hätiin, jos tarvitaan isojen tietomassojen käsittelyä. Kun reskontra on todellisessa umpisolmussa, avun pyytäminen säästää sekä aikaa että rahaa.

Perintäintegraatio on yksi varteenotettava tapa helpottaa avoimien saatavien kotiuttamista. Perintäänsiirron voi halutessaan myös automatisoida, mutta jos reskontraa hoidetaan vasemmalla kädellä, automaattisesta perintäänsiirrosta seuraa todennäköisesti lähinnä hankaluuksia ja ylimääräistä työtä.

Ulkoista reskontran hoito ja unohda saatavien seuraaminen

Paraskaan koulutus ei tee ihmeitä, jos yrityksestä puuttuu henkilö, jonka aika tai osaaminen riittäisivät reskontranhoitoon. Kirjanpito yrityksissä on lähes aina ulkoistettu, joten miksi et ulkoistaisi myös reskontraa: erilaisia ulkoistettuja laskutuspalveluita on runsaasti. Paras ja vaivattomin vaihtoehto on, jos ulkoistettu palvelu on jo valmiiksi integroitu kassa- tai toiminnanohjausjärjestelmääsi. Muista kuitenkin, että kassakirjanpito on osa päivittäistä liiketoimintaa ja se jokaisessa yrityksessä tulee hoitaa sisäisesti.

Kun kassa- tai toiminnanohjausjärjestelmässä on integroitu ulkoinen laskutuspalvelu, myyntilaskujen tiedot siirtyvät luomisen jälkeen valitulle kumppanille automaattisesti. Jos käytät koontilaskutusta, yksi klikkaus voi siirtää satoja laskuja! Laskutuspalvelu toimittaa laskut asiakkaillesi valitsemallasi toimitustavalla - laskut voi myös reskontraintegraatiossa toimittaa niin e-laskuna, sähköpostilla kuin perinteisen postin välitykselläkin.

Jos yrityksessäsi ei vielä käytetä sähköistä laskutusta, se kannattaa nyt pikapikaa aktivoida, koska verkkolaskudirektiivin mukainen laki laajenee 1.4.2020 alkaen. Käytännössä tämä tarkoittaa sitä, että yritysten väliset laskut on asiakasyrityksen niin toivoessa toimitettava sähköisessä muodossa.

Kun reskontran hoito on ulkoistettu, kumppani pitää laskujen lähettämisen lisäksi halutessasi huolta vaikka saatavien koko elinkaaresta eli lähettää maksumuistutukset, hoitaa saatavien perinnän ja tilittää maksetut summat yrityksellesi.

Osa ulkoistetuista reskontran hoitajista maksaa heti osan laskusta tai tarjoaa yrityksen kassavirtaa vauhdittavaa laskurahoitusta. Myös tilitoimistopalvelut voi saada samasta osoitteesta.

Reskontraintegraation kanssa riittää, että pidät itse huolen kassamyynnistä, tilität ja täsmäytät kassan ja luot tarvittavat laskut: reskontrakumppanisi hoitaa varsinaisen myyntireskontran.

Jos yrityksessäsi kallistutaan ulkoisen laskutuspalvelun suuntaan, suosittelemme siirtämään koko reskontran ulkoiseen palveluun. Jos osa reskontrasta on omassa ja osa ulkoisessa järjestelmässä, syntyy ylimääräisiä kirjanpitokustannuksia, kun kirjanpitäjä joutuu joka kuukausi varmistamaan useammasta lähteestä, että kaikki tiedot ovat varmasti kasassa.

Tehdenissä on useita integraatioita ulkoistettuihin reskontranhoitopalveluihin. Tutustu vaihtoehtoihin tai ole suoraan yhteydessä myyntiimme, joka osaa neuvoa sinun yrityksellesi sopivimman vaihtoehdon valitsemisessa!