Miten mitataan ohjelmistorobotiikan (RPA) ROI-tuotto?

Uuden järjestelmän, ohjelman tai työkalun käyttöönotto on investointi, jonka hyötyjä tulee punnita ja mitata pitkällä aikatähtäimellä. Onko uudesta työkalusta taloudellista hyötyä, lisääkö se työtyytyväisyyttä tai helpottaa muuten arkea tai on välttämätön työssä?

Prosessien automatisoinnissa on useita hyötyjä, mutta usein investoinnin tekijöitä kiinnostaa erityisesti taloudellinen hyöty ja säästö, mitä sillä voi saada aikaan. Tässä blogissa pureudumme hieman enemmän RPA:n taloudellisiin hyötyihin ja miten ohjelmistorobotiikan hyötyjä voi mitata konkreettisesti organisaatiossa.

Aloitetaan ensin ohjelmistorobotiikan kustannuksista ja mistä koko investoinnin kustannukset syntyvät.

Ohjelmistorobotiikan kustannukset

Ohjelmistorobotiikan ja automaation kustannukset vaihtelevat yrityksen tarpeiden ja valittujen ratkaisujen mukaan. Usein niihin liittyy sekä suoria että epäsuoria kustannuksia, kuten lisenssimaksut, käyttöönottoprojektit ja jatkuvan palvelun ylläpitokulut.

Lisenssikustannukset

Ohjelmistolisenssin hinta vaihtelee käytettävästä teknologiasta. Esimerkiksi käyttämämme Microsoftin Power Automate -ohjelmiston lisenssikustannukset ovat erittäin edullisia, kuten alkaen 14€ kuukaudessa. Yhdellä lisenssillä voidaan pyörittää useita automaatioita, kunhan niiden ei tarvitse toimia täsmälleen samaan aikaan. Tämä tarkoittaa, että mitä enemmän automaatioita käytetään, sitä tehokkaampaa ja tuottavampaa lisenssin hyödyntäminen on.

Projektiluontoinen automaatio on turvallinen vaihtoehto esimerkiksi ensimmäiseksi automaatiohankkeeksi, kun automaatioon ollaan vasta tutustumassa. Ensimmäinen automaatio on myös yleensä kallein, koska täytyy hankkia lisenssit ja käyttää enemmän aikaa automatisoinnin ymmärtämiseen ja uuden oppimiseen. Tarvitaan esimerkiksi useampia palavereita ja työpajoja tai koulutusta. Projektiluontoinen automaatio on turvallinen tapa tutustua automaation hyötyihin ilman kummempaa sitoutumista palveluntuottajaan.

Automaatio jatkuvana palveluna mahdollistaa jatkuvan kehityksen jo nykyisille automaatioille sekä uusien automaatioiden ja ohjelmistorobottien rakentamisen niin, että ne sulautuvat toisiinsa ja liiketoiminnan eri alueisiin kätevästi ja tuoden tehokkuutta. Jatkuvassa palvelussa myös automaatiotiimi pysyy paremmin mukana toteutetuista automaatioista ja pystyy keksimään uusia automatisoitavia prosesseja. Jatkuvaan palveluun kuuluu kaikki tarvittava prosessilouhinnasta, kouluttamiseen, kehitykseen, mittarointiin ja muutosjohtamiseen.

Voit lukea lisää automaatiopalveluistamme täältä

Millaisia

taloudellisia hyötyjä RPA tuo yritykselle?

Noniin, sitten niihin kaikkien odottamiin hyötyihin. Ohjelmistorobotiikan hyödyt riippuvat täysin automatisoitavasta prosessista ja mitä ohjelmistorobotiikalla halutaan saavuttaa. Hyötyjä organisaatiolle voi olla esimerkiksi työtyytyväisyyden parantuminen, ajan vapautuminen, tuottavuuden kasvu, virheiden väheneminen, asiakastyytyväisyyden kasvu tai jopa kaikkia näitä. Tutustutaan tarkemmin tuottavuuden kasvun ja työaikasäästöjen mittaamiseen.

Tuottavuuden kasvu

Yksi suurimmista automaation ja RPA:n taloudellisista hyödyistä on tuottavuuden kasvu. Kun ohjelmistorobotit suorittavat toistuvia tehtäviä nopeasti ja virheettömästi, työntekijät voivat käyttää aikansa tehokkaammin muihin tehtäviin. Tämä tarkoittaa suurempaa tuotantomäärää ja nopeampaa läpimenoaikaa. Työntekijöiltä säästetään myös työaikaa toistuvien tehtävien pyörittämisestä johonkin tärkeämpään.

Esimerkiksi taloushallinnossa laskujen käsittely ja maksusuoritusten seuranta voidaan automatisoida, mikä vähentää virheitä ja nopeuttaa laskujen käsittelyaikaa huomattavasti. Näin ollen yritys säästää aikaa ja rahaa sekä parantaa taloudellista tulosta.

Toteutimme samankaltaisen käyttötapauksen asiakkaallemme Rejlersille. Lue asiakastarina täältä: Case: Rejlers – Midpointed

Työaikasäästöt

Ohjelmistorobotti pystyy hoitamaan tehtäviä ja prosesseja vain murto-osassa ajasta verrattuna ihmiseen. Kun yksinkertaiset ja toistuvat tehtävät annetaan robotille, vapautuu henkilöstön aikaa enemmän ajattelua vaativiin työtehtäviin tai saadaan säästettyä henkilöstökuluja. Esimerkiksi jos robotti voi suorittaa 200 laskun käsittelyn kolmessa tunnissa, ja ihmisiltä se veisi 33 tuntia, säästyy viikoittain 30 tuntia arvokasta työaikaa.

ROI-tuoton laskeminen automaatiolle

ROI eli sijoitetun pääoman tuotto (Return on Investment) on keskeinen mittari, joka kertoo, kuinka kannattava tietty sijoitus on ollut. Se mittaa investoinnista saatuja hyötyjä suhteessa sijoitettuun pääomaan.

ROI

Sijoituksen kustannukset: suorat ja epäsuorat kustannukset (lisenssit, projekti, ylläpitokustannukset)

Nettotuotto: kokonaistuotto – sijoituksen kustannukset

Esimerkki case:

Automaatio käsittelee saapuvia tikettejä, joka säästää 50% kahden asiakaspalvelutyöntekijän ajasta. Nyt asiakaspalvelijoiden ylimääräistä työaikaa voidaan uudelleenohjata muihin tiimeihin työpaikalla. Säästetyn työajan ja työtehtävien uudelleenorganisoinnin avulla säästettiin toisen tiimin rekrytointikustannuksissa kun uutta työntekijää ei tarvittukaan.

Asiakaspalvelijan kustannus sivukuluineen on 50400€ vuodessa, eli kahden työntekijän kulut ovat noin 100800€ vuodessa. Automaatioprojektin, lisenssin ja ylläpidon vuosikustannus on tässä tapauksessa 8768€.

ROI= 50400-8768/8768 x100

Ensimmäisen vuoden ROI on 475%

Toisen vuoden ROI on 1238%

ROI-laskelman mukaan automaatio on erittäin kannattavaa ja perusteltua toteuttaa. Kun useampia automaatioita hyödynnetään yrityksessä eri toiminnoissa ja tehtävissä, kokonaissäästöt ovat huomattavia.