ERP tulee sanoista Enterprise Resource Planning, suomeksi toiminnanohjausjärjestelmä. Termi kuulostaa raskaalta, mutta ajatus sen takana on yksinkertainen. Se on ohjelmisto, joka yhdistää yrityksen eri toiminnot: myynnin, varaston, ostot, taloushallinnon ja paljon muuta.

Olennaista ei ole toimintojen määrä vaan se, että ne toimivat saman datan päällä. Sama data samaan aikaan kaikkialla.

Miltä yhteinen data näyttää käytännössä?

Otetaan esimerkki. Myyjä syöttää tilauksen järjestelmään, jossa se on varastolla heti nähtävissä. Varastolla tilaus kerätään, ja se siirtyy laskutukseen. Lasku muodostuu automaattisesti laskutusajossa.

Tilaus liikkui myynnistä laskutukseen, mutta tieto siitä syötettiin vain kertaalleen. Jokainen toiminto katsoi samaa tietoa omasta näkökulmastaan, eikä kenenkään tarvinnut siirtää sitä eteenpäin.

Vaihtoehto tälle on, että sama tieto elää useassa paikassa, eri taulukoissa tai jopa eri järjestelmissä, jotka eivät keskustele keskenään. Tieto kulkee kyllä silloinkin, mutta sen kuljettaminen on jonkun työtä.

Mitä yhteisestä datasta seuraa?

Tieto on ajan tasalla. Kun tietoa ei siirretä paikasta toiseen, ei ole myöskään hetkeä, jolloin se on vanhentunut. Varastosaldo, tilauksen tilanne ja avoimet laskut kertovat sen, mikä on totta juuri nyt.

Käsityö vähenee. Jokainen manuaalinen tiedonsiirto on työtä, joka ei tuota mitään uutta, ja samalla paikka, jossa voi tapahtua virhe. Kun välivaiheet poistuvat, aikaa jää varsinaiseen työhön.

Kokonaiskuva syntyy itsestään. Raportteja ei tarvitse koota useasta lähteestä jälkikäteen, koska tiedot ovat jo samassa paikassa. Johto näkee tilanteen suoraan järjestelmästä. Tämä on usein se hyöty, jota osataan arvostaa vasta käytön myötä.

Ihminen keskittyy siihen, mikä vaatii harkintaa. Järjestelmä hoitaa loput.

Mistä lähteä liikkeelle?

Ahkio on toiminnanohjausjärjestelmiin erikoistunut kotimainen IT-yritys. Leipälajeihimme kuuluvat globaalisti tunnettu avoimen lähdekoodin Odoo sekä kotimaista tekoa oleva Pupesoft.

Ei tarvitse olla valmista suunnitelmaa. Riittää, että jokin arjessa kaipaa parannusta. Ole meihin yhteydessä, niin kartoitetaan yhdessä, mistä kannattaa lähteä liikkeelle.