Oy Lunden Ab –konsernissa Suomessa oli ennen Mepco-järjestelmää ulkoistettu palkkahallinto ja käytössä eri HR-järjestelmä. Ulkoistettu palkkahallinto ei kuitenkaan soveltunut konsernin tarpeisiin, joten päätös oman palkanlaskentajärjestelmän hankinnasta tuli ajankohtaiseksi. Samalla haluttiin uusia myös HR-järjestelmä ja käyttöön otettiin Mepco Henkilöstö, joka toimii saumattomasti yhteen Mepco Palkat - järjestelmän kanssa.  

“Meillä on konsernissa viisi tytäryritystä, joissa on työntekijöitä. Ulkoistetun palkkahallinnon ongelmana oli se, että meillä ei ollut näkymää eikä raportointioikeuksia kaikkien yritysten tietoihin. Sen vuoksi konsernin kulloisenkin henkilöstömäärän selvittäminen sekä työsuhteisiin liittyvät asiat olivat kovin hankalia hoitaa”, henkilöstöpäällikkö Tiina Vilhonen Oy Lunden Ab:sta kertoo. 

Mepco-järjestelmä on tuonut kaivattua sujuvuutta henkilöstöhallintoon ja palkanlaskentaan

Ennen Mepco-järjestelmää henkilöstöhallinto joutui olemaan välikätenä ja viestinviejänä ulkoistetun palkkahallinnon ja tuotannon esimiesten välissä. Se aiheutti helposti viivettä ja väärinymmärrystä tiedonkulussa.  

“Esimerkiksi tuotannosta saattoi tulla kysymys, kuinka monta lomapäivää on jollakin työntekijällä jäljellä, ja emme itse päässeet sitä katsomaan palkkajärjestelmästä, vaan jouduimme ottamaan yhteyttä ulkoistettuun palkanlaskentaan.” 

“Nykyään yhteistyö tuotannon ja palkanlaskennan välillä toimii paremmin. Halusimme joustavamman tavan toimia ja se onnistui ottamalla palkanlaskenta omiin käsiin. Raportointi näyttelee meillä isoa roolia ja on todella tärkeää, että  nyt pääsemme itse ottamaan raportteja milloin vain. Nyt meillä on Suomen osalta koko konserniin näkyvyys ja pystymme raportoimaan yrityksittäin tai koko henkilöstön osalta tietoja”, toimistopäällikkö Kirsi Lehto kertoo.  

Eri rooleissa työskentelevät ovat hyötyneet Mepco-järjestelmästä

Mepco palkka- ja henkilöstöhallinnonjärjestelmä ei helpota pelkästään palkanlaskennan ja henkilöstöhallinnon työtä, vaan se on hyödyttänyt myös yrityksen johtoa ja toimihenkilöitä.  

“Johdon ja esimiesten kannalta on valtavan suuri muutos, että he pääsevät reaaliaikaisesti näkemään omien työntekijöidensä tietoja. Esimiehillä tulee olemaan näkyvyys myös alaistensa alaisiin ja toimitusjohtajalla puolestaan näkyvyys koko ketjuun. Heillä on myös itse mahdollisuus ajaa Mepcosta erillisiä raportteja, kun siihen on tarve”, Tiina Vilhonen kertoo.  

Toimihenkilöiden osalta Mepco-järjestelmä on tuonut pääsyn omiin tietoihinsa. Yksi merkittävimmistä Mepcon hyödyistä toimihenkilöille toimistopäällikkö Kirsi Lehdon mukaan on ollut se, että toimihenkilöt pääsevät itse lisäämään lomat järjestelmään ja näkemään paljonko lomia on jäljellä.  

Läpinäkyvyys on helpottanut HR:n työkuormaa, kun esimiehet pystyvät itse näkemään tietoja järjestelmästä.  

“Kun esimiehet pystyvät ajamaan raportteja, he näkevät myös esimerkiksi pekkaskertymät suoraan järjestelmästä. Aikaisemmin kyselyt tulivat meille. Nyt ei tarvitse lähetellä sähköposteja suuntaan ja toiseen, kun nämä asiat selviävät todella nopeasti. Työntekijät ja toimihenkilöt ovat ottaneet lomien seuraamisen todella hyvin vastaan”, Tiina Vilhonen kertoo.  

Jatkossa henkilöstöhallinnossa aikaa tulee varmasti säästymään vielä enemmän, kun moniin kysymyksiin löytyy vastaus järjestelmästä, eikä HR:llä mene aikaa sähköposteihin ja kyselyihin vastaamiseen. Lisäksi esimiehille tulee parempi hallinnantunne esimiestehtävän hoitoon, kun data on heidän saatavillaan.  

Lunden-konsernissa on pyritty sähköistämään koko työsuhteen elinkaari 

Kun uusi työsuhde käynnistetään saadaan saman tien työsopimus ulos Mepco-järjestelmästä. Se on Tiina Vilhosen mukaan helpotus aikaisempaan verrattuna. Jatkossa myös muutostyösopimukset saadaan suoraan järjestelmästä.  

“Kun uusi henkilö aloittaa,  IT:lle lähtee siitä heti tieto, ja saadaan tarvittavat työvälineet kuntoon. Järjestelmästä löytyvät myös perehdytyslomake, perehdytyksen seurantalomakkeet, tavoite- ja kehityskeskustelulomakkeet, loppuhaastattelulomakkeet ja työtodistukset. Myös loma- ja poissaolohakemukset pystytään tekemään järjestelmästä,” Vilhonen listaa. 

Lisäksi toimihenkilöiden käytössä on Mepco Web-työpöytä, jonka kautta he pääsevät käsiksi omiin tietoihinsa. 

“Web-työpöytä on ihan loistava”  

Lunden-konsernissa uusi järjestelmä on otettu ilolla vastaan. Erityisesti Mepco Web-työpöytä saa kiitosta helppokäyttöisyydestään.  

“Sitä on helppo ja mukava käyttää. Lisäksi se toimii myös mobiilissa”, Tiina Vilhonen kehuu.  

Työntekijät ovat antaneet myös positiivista palautetta Web-työpöydästä.  

“Kun lanseerasimme Mepco Web-työpöydän meillä käyttöön ja aina kun olemme kertoneet, että siellä on uusia ominaisuuksia käytössä, niin tosi nopeasti esimiehet ja toimihenkilöt ovat halunneet kokeilla. Se on ollut meille kiva huomata, että he ovat kiinnostuneita”, Vilhonen kertoo.  

Muutosten aikana on hienoa, että henkilöstö on täysillä mukana. Konsernissa halutaan sähköistää prosesseja ja lisätä digitaalisia työkaluja.  

“Olemme tekemässä isoa digiloikkaa ja me olemme nyt myös HR:ssä siinä eturintamassa. Vaikka olemme hyvin perinteisellä toimialalla ja perinteinen yhtiö, meillä rupeaa olemaan todella modernit tavat toimia”, Vilhonen iloitsee.  

Yhteistyö Accountor HR Solutionsin kanssa sujui erittäin hyvin

Ohjelmistoprojekti eteni alkuun vauhdikkaasti palkkajärjestelmän osalta. Etenkin näissä tilanteissa hyvällä yhteistyöllä ohjelmistotoimittajan kanssa on suuri merkitys.  

“Viime syksynä meillä oli oikeasti paineita saada Mepco Palkat käyttöön ajallaan, koska olimme ehtineet jo irtisanoa sopimuksen ulkopuolisen palveluntuottajan kanssa. Pääsimme tavoitteeseen ja yhteistyö Accountor HR Solutionsin kanssa toimi todella hyvin”, Tiina Vilhonen kertoo.  

“Oli todella loistavaa, että kouluttaja oli täällä meidän kanssa. Koronasta huolimatta voitiin olla nokakkain ja saatiin homma maaliin kyllä todella hienosti”, Kirsi Lehto komppaa.  

Mepco Henkilöstö otettiin hieman myöhemmin käyttöön, kun palkkajärjestelmä oli ensin otettu yrityksessä haltuun. Myös sen osalta käyttöönottoprojekti sujui moitteettomasti.  

Mepco-järjestelmän valinta oli unelmien täyttymys 

Siinä vaiheessa, kun palkkajärjestelmiä lähdettiin kartoittamaan Lehto ja Vilhonen halusivat esitellä johdolle mahdollisimman monipuolisesti erilaisia ratkaisuja eri hintaluokista. Vaihtoehdoista Mepco oli toivelistan kärjessä.  

“Meillä oli Kirsin kanssa koko ajan toive, että voi kun saataisiin Mepco. Ja tämä sitten saatiin ja olemme molemmat olleet siihen todella tyytyväisiä. Sitten, kun päätös järjestelmästä oli tullut, niin kysyin, että ymmärsinkö nyt oikein, että me saamme Mepcon”, Vilhonen kertoo ja molemmat naureskelevat.