Porvoon Tilipalvelu Oy on perinteinen kirjanpito- ja veroneuvontapalveluita tarjoava tilitoimisto Porvoosta. Yrityksessä työskentelee 3 työntekijää. Porvoon Tilipalvelu on nyt uuden edessä, sillä yrityksessä ollaan vaihtamassa järjestelmää Tikonista Fivaldiin. 

”Ajauduimme etsimään uutta ohjelmistotaloa, koska nykyisen järjestelmän Tikonin toiminta loppuu pian. Vielä vuoden 2021 kevään tilinpäätökset voidaan tehdä Tikonilla, mutta tavoite on, että joulukuun 2021 tilinpäätökset tehtäisiin jo Fivaldilla,” kertoo Porvoon Tilipalvelun perustaja ja omistaja, Tarja Tuomi.

Ohjelmiston valinnassa tehtiin huolellista työtä

Uuden ohjelmiston hankintaprosessi aloitettiin jo loppuvuodesta 2019 ja eri vaihtoehtoja puntaroitiin pitkään. Lopulta Visma Fivaldi valikoitui Tikonin korvaavaksi järjestelmäksi. ”Meidän tarpeita ajatellen Fivaldi sopi meille kaikista parhaiten”, kertoo Tarja. “Meillä on edelleen paljon perinteisiä asiakkaita, joten koimme, että Fivaldin avulla pystymme parhaiten palvelemaan myös perinteistä asiakaskuntaa. Visma on vahva ohjelmistotalo, jolla on pitkät perinteet ja paljon tilitoimistoasiakkaita. Nämä olivat pääkriteerit, jotka vaikuttivat valintaan.”

Käyttöönottoprojekti etenee oman työn ohessa ja Visman avustuksella

Fivaldin käyttöönottoprojekti alkoi lokakuun loppupuolella. ”Käyttöönotto on sujunut tähän mennessä oikein hyvin ja meistä on pidetty hyvää huolta. On ollut sellainen tunne, että saadaan tukea käyttöönottoon. Teemme käyttöönottoa oman työn ohessa, ja se aiheuttaa toki välillä haasteita aikataulujen kanssa”, kertoo Tarja. 

”Tällä hetkellä teemme töitä Payrollin eli Fivaldin palkanlaskentaohjelmiston kanssa ja avaamme sinne palkkayrityksiä ja yritysten perustietoja. Sen jälkeen seuraava askel on tehdä alusta loppuun meidän oma yritys, eli siirtää kaikki meidän yritystä koskevat tiedot Fivaldiin. Siitä se sitten lähtee. Fivaldin kanssa ollaan vasta raapaistu pintaa, ja joulun jälkeen päästään perehtymään vielä syvemmälle itse ohjelmistoon”, kertoo Tarja.

Luottavaisin mielin ensi vuotta kohden

Ohjelmiston vaihdon yhteydessä manuaalista työtä tulee aina jonkin verran ja se työllistää tilitoimistoa. “Jossakin vaiheessa tulee varmasti kiire, koska näin pienellä porukalla kun tehdään, niin kaikki on tehtävä itse. Yhteistyö Visman kanssa on onneksi sujunut oikein hyvin”, kertoo Tarja.

Tulevaisuuden suhteen Tuomi on luottavainen: ”Hyvin luottavaisin mielin ollaan. Tietysti toivoisin, että ohjelmiston vaihto menisi mahdollisimman hyvin ja jouhevasti. Onneksi tykkään oppia ja tehdä uutta ja meillä suhtaudutaan todella hyvin uuden opetteluun. Me ollaan alkutaipaleella vasta. Katsotaan mitä ensi vuosi tuo tullessaan.”

Seuraava osa juttusarjasta ilmestyy helmikuussa 2021.