Löperön informaationhallinnan 3 riskiä – ja 1 ratkaisu

Jos yrityksen informaationhallinta ja arkistointi on löperöä, vaivalloista tai tietoturvatonta, yritys joutuu useiden riskien armoille. Tässä blogissa esittelen kolme riskiskenaariota sekä kokemukseeni perustuen tehokkaimman ratkaisun niiden taklaamiseen.

1. Tehokkuusriski

Kuvittele 1000 hengen organisaatio, jossa jokainen työntekijä hukkaa joka päivä tunnin tehokasta työaikaansa oikean dokumentin tuoreimman version etsimiseen järjestelmästä. Mitä, jos kansainvälisen yrityksen päälakimies ei saa ajoissa sopimuksen oikeaa versiota? Entä, jos voimalaitoksen turvallisuusauditointiin vaadittavat ohjeistukset ovat kateissa? Informaatiotaan tehottomasti hallitseva yritys hukkaa kallista työaikaa ja antaa rahanarvoisen kilpailuedun naapurille.

2. Compliance-riski

Lakeihin perustuvat määräykset kuten EU:n GDPR-tietosuoja-asetus ja eri toimialojen omat kansainväliset compliance-vaatimukset velvoittavat huolelliseen informaationhallintaan. Jos yritys ei käsittele hallussaan olevia asiakas-, HR- ja viranomaistietoja näitä vaatimuksia vastaavasti, sanktiot voivat olla valtavia. GDPR-asetuksen rikkomisesta määrättävän sakon maksimisuuruus on neljä prosenttia yrityksen maailmanlaajuisesta vuosittaisesta liikevaihdosta, eli pahimmillaan satoja miljoonia euroja. Liian moni suomalaisyritys rikkoo lakia tietämättään: monilla on mm. käytössä käytäntöjä , jotka palauttavat vanhoista varmuuskopioista esimerkiksi henkilötietoja, joita ei asetuksen mukaan enää saisi säilyttää.

3. IT-riski

Tunnen yrityksiä, joilla on käytössä jopa 15 eri sisällönhallintaan liittyvää IT-järjestelmää. Jos järjestelmät eivät keskustele keskenään, syntyy toisistaan erillisiä tietosiiloja. Päällekkäisten järjestelmien ajan tasalla pitäminen hukkaa valtavasti työaikaa ja lisää epävarmuutta. Monissa yrityksissä arkistointia ei ole edes aloitettu. Tästä seuraa monia ongelmia ja riskejä. Jos esimeriksi SAP:issa tai Sharepointissa pyöritettävä valtavaa tietomassaa ei ole arkistoitu, voi tavallinen ohjelmistopäivitys viedä vuodessa kymmeniä ylimääräisiä työpäiviä asiantuntijan työtä.

Ratkaisu: Informaationhallinta ja arkistointi älykkäänä palveluna

Sisällönhallinnan ja arkistoinnin päätavoite on yksinkertainen: varmistaa, että oikea tieto on oikeiden ihmisten saatavilla oikeaan aikaan – tietoturvallisesti ja riskittömästi. Atoksella olemme koonneet Suomeen huipputason tiimin kehittämään uudenlaista Enterprise Information Management -palvelua, joka taklaa yllä esittelemäni riskitilanteet. Pilvestä tarjoamamme palvelu tarjoaa yrityksille täyden 360 asteen näkymän hallussaan olevaan liiketoimintainformaatioon, Big Dataan ja analytiikkaan. Ratkaisun avulla käyttäjä pääsee suoraan omasta käyttöliittymästään – esimerkiksi SAP:ista tai Sharepointista – tarkastelemaan ja käsittelemään tarvitsemaansa informaatiota.

Kaikki bisnes on nykyisin informaatiobisnestä. Tässä blogissa listaamani riskiskenaariot osoittavat, että se, miten yritys käsittelee informaatiotaan vaikuttaa kriittisesti koko yrityksen tulokseen ja olemassaoloon. Informaatiobisneksen aikakaudella yhdelläkään yrityksellä ei pitäisi olla varaa hoitaa informaationhallintaansa löperösti. 

 

Timo Pyykönen - Manager Solution Design, Atos Suomi
timo.pyykonen@atos.net