Löperön informaationhallinnan 3 riskiä – ja 1 ratkaisu

Näin Big Datan aikakaudella yritysten tietomassat ovat kasvaneet valtaviksi. Samalla ovat kasvaneet informaation hallintaan, käsittelyyn ja säilyttämiseen kohdistuvat vaatimukset – niin liiketoiminnan tehokkuuden kuin lainsäädännön noudattamisen kannalta.
Jos yrityksen informaationhallinta ja arkistointi on löperöä, vaivalloista tai tietoturvatonta, yritys joutuu useiden riskien armoille. Tässä blogissa esittelen kolme riskiskenaariota sekä kokemukseeni perustuen tehokkaimman ratkaisun niiden taklaamiseen.
1. Tehokkuusriski
Kuvittele 1000 hengen organisaatio, jossa jokainen työntekijä hukkaa joka päivä tunnin tehokasta työaikaansa oikean dokumentin tuoreimman version etsimiseen järjestelmästä. Mitä, jos kansainvälisen yrityksen päälakimies ei saa ajoissa sopimuksen oikeaa versiota? Entä, jos voimalaitoksen turvallisuusauditointiin vaadittavat ohjeistukset ovat kateissa? Informaatiotaan tehottomasti hallitseva yritys hukkaa kallista työaikaa ja antaa rahanarvoisen kilpailuedun naapurille.
2. Compliance-riski
Lakeihin perustuvat määräykset kuten EU:n GDPR-tietosuoja-asetus ja eri toimialojen omat kansainväliset compliance-vaatimukset velvoittavat huolelliseen informaationhallintaan. Jos yritys ei käsittele hallussaan olevia asiakas-, HR- ja viranomaistietoja näitä vaatimuksia vastaavasti, sanktiot voivat olla valtavia. GDPR-asetuksen rikkomisesta määrättävän sakon maksimisuuruus on neljä prosenttia yrityksen maailmanlaajuisesta vuosittaisesta liikevaihdosta, eli pahimmillaan satoja miljoonia euroja. Liian moni suomalaisyritys rikkoo lakia tietämättään: monilla on mm. käytössä käytäntöjä , jotka palauttavat vanhoista varmuuskopioista esimerkiksi henkilötietoja, joita ei asetuksen mukaan enää saisi säilyttää.
3. IT-riski
Tunnen yrityksiä, joilla on käytössä jopa 15 eri sisällönhallintaan liittyvää IT-järjestelmää. Jos järjestelmät eivät keskustele keskenään, syntyy toisistaan erillisiä tietosiiloja. Päällekkäisten järjestelmien ajan tasalla pitäminen hukkaa valtavasti työaikaa ja lisää epävarmuutta. Monissa yrityksissä arkistointia ei ole edes aloitettu. Tästä seuraa monia ongelmia ja riskejä. Jos esimeriksi SAP:issa tai Sharepointissa pyöritettävä valtavaa tietomassaa ei ole arkistoitu, voi tavallinen ohjelmistopäivitys viedä vuodessa kymmeniä ylimääräisiä työpäiviä asiantuntijan työtä.
Ratkaisu: Informaationhallinta ja arkistointi älykkäänä palveluna
Sisällönhallinnan ja arkistoinnin päätavoite on yksinkertainen: varmistaa, että oikea tieto on oikeiden ihmisten saatavilla oikeaan aikaan – tietoturvallisesti ja riskittömästi. Atoksella olemme koonneet Suomeen huipputason tiimin kehittämään uudenlaista Enterprise Information Management -palvelua, joka taklaa yllä esittelemäni riskitilanteet. Pilvestä tarjoamamme palvelu tarjoaa yrityksille täyden 360 asteen näkymän hallussaan olevaan liiketoimintainformaatioon, Big Dataan ja analytiikkaan. Ratkaisun avulla käyttäjä pääsee suoraan omasta käyttöliittymästään – esimerkiksi SAP:ista tai Sharepointista – tarkastelemaan ja käsittelemään tarvitsemaansa informaatiota.
Kaikki bisnes on nykyisin informaatiobisnestä. Tässä blogissa listaamani riskiskenaariot osoittavat, että se, miten yritys käsittelee informaatiotaan vaikuttaa kriittisesti koko yrityksen tulokseen ja olemassaoloon. Informaatiobisneksen aikakaudella yhdelläkään yrityksellä ei pitäisi olla varaa hoitaa informaationhallintaansa löperösti.
Timo Pyykönen - Manager Solution Design, Atos Suomi
timo.pyykonen@atos.net
Tutustu Atoksen muihin blogeihin mm. olympialaisten tietoturvasta, aidosti käyttökelpoisesta IoT:sta ja muista ajankohtaisista aiheista verkkosivuillamme.

Lisätietoja
Tagit
Liiketoimintaprosessi
![]() |
Toiminnanohjaus ERP |
![]() |
Tietohallinto |
![]() |
Projektinhallinta |
![]() |
Asiakkuudenhallinta CRM |
Erikoisosaaminen
![]() |
Dokumenttien hallinta |
![]() |
Master Data MDM |
![]() |
Sisällönhallinta |
![]() |
Arkkitehtuuri |
Toimialakokemus
![]() |
Asiantuntijapalvelut |
![]() |
Kauppa |
![]() |
Pankki ja vakuutus |
![]() |
Telekommunikaatio |
Teknologia
![]() |
SAP |
![]() |
Sharepoint |
![]() |
Microsoft |
Tarjonnan tyyppi
![]() |
Konsultointi |
![]() |
Toteutustyö |
Omat tagit
Sharepoint
ERP
Crm
Atos IT Solutions and Services - Asiantuntijat ja yhteyshenkilöt
Asiantuntijoita ja yhteyshenkilöitä ei ole vielä kuvattu.
Atos IT Solutions and Services - Muita referenssejä
Atos IT Solutions and Services - Muita bloggauksia
It- ja ohjelmistoalan työpaikat
- Rekrytointi.com - Solution Manager, Oulu, Jyväskylä, Tampere tai Helsinki
- Rekrytointi.com - IT-Suunnittelija
- Rekrytointi.com - Kehityspäällikkö
- Rekrytointi.com - Projektipäällikkö
- Mysteerio Oy - Fullstack Developer
- Rekrytointi.com - Ohjelmistosuunnittelija (C++/LINUX) / Systems, Tampere
- Rekrytointi.com - LS/NAV Solution Manager
Premium-asiakkaiden viimeisimmät referenssit
- FastROI Oy - Sisältöä elämään!® -palvelut halusi tarjota asiakkaidensa omaisille sujuvan yhteydenpidon hoitohenkilökunnan kanssa
- Innofactor Oyj - Uusi intra tehostaa BDO:n sisäistä viestintää
- Tecinspire Oy - Urheiluvalmentajan paras apuväline
- Visionbay Solutions Oy - Aro Systemsin talouden hallinta ja liiketoiminnan ennustettavuus helpottuivat Huubialla
- Valu Digital Oy - Evankelis-luterilaisen kirkon työntekijöille uusi intranet Sakasti
- Innofactor Oyj - Jalankulkijoiden opastaminen ruuhkattominta reittiä onnistuu Innofactorin IoT Edge -ratkaisulla
- FastROI Oy - Villa Kukkumäki arvostaa Nappula-järjestelmän helppokäyttöisyyttä
Tapahtumat & webinaarit
- 11.12.2019 - Työn ja muun elämän yhteensovittaminen & mentorointi tasa-arvon edistäjänä
- 11.12.2019 - Työtyytyväisyys urakehityksen eri vaiheissa & yrityksen uudet voimavarat
- 11.12.2019 - Miten tukea erilaisia työntekijöitä parhaiten urakehityksen eri vaiheissa?
- 12.12.2019 - Uusi työaikalaki voimaan tammikuussa – Mikä muuttuu?
- 12.12.2019 - Payment & eCommerce Summit 2019
- 14.01.2020 - RekrytreffIT (Jyväskylä)
- 16.01.2020 - MORE2Learn-ilta: Projekti pakettiin (Tampere)
Premium-asiakkaiden viimeisimmät bloggaukset
- Vetonaula Oy - Jatkuva oppiminen on olennainen osa modernia työntekoa
- Innofactor Oyj - Miten sovelluksia voidaan modernisoida ja miksi niin kannattaa tehdä?
- Vetonaula Oy - IT-manageri konsultoi ja auttaa arjessa
- Innofactor Oyj - Mitä vaihtoehtoja yrityksellä on liiketoimintakriittisten sovellusten elinkaaren pidentämiseksi?
- SoulCore Oy - GDPRdesk - Tietosuoja kuntoon Cyber Mondayn kunniaksi
- Elinar - Elinar palkitsi pitkäaikaisia työntekijöitään ansiomerkein
- FastROI Oy - Fastroille Joensuun Vuoden Yrittäjä -palkinto
![]() |
Digitalisaatio & innovaatiot blogimediaBlogimediamme käsittelee tulevaisuuden liiketoimintaa, digitaalisia innovaatioita ja internet-ajan ilmiöitä |