Kustannustehokas kokonaisuus vapauttaa ohjelmistopäivityksen riskeistä

ReferenssiLapin ammattikorkeakoulu tähtää korkealle ja tavoittaa paperittoman taloushallinnon hyötyjä. Tähän päästään oman organisaation rautaisella osaamisella ja jatkuvalla kehityksellä. Moottorina toimii läpinäkyvyyden ja automatisoinnin mahdollistava Basware Purchase-to-Pay pilvipalvelu.


Koko taloushallinnon maailma muuttui, kun kaksi kuntaomisteista ammattikorkeakoulua yhdistettiin ja osakeyhtiö Lapin ammattikorkeakoulu luotiin. Alusta asti oli itsestään selvää, että taloushallinto toimii ydintoiminnan kumppanina ja tukee sitä. Tämä tarkoitti käytännössä, että puolessa vuodessa tuli laittaa pystyyn taloushallinto kaikkine järjestelmineen.

Ostolaskuprosessin osalta käytössä oli aikaisemmissa organisaatioissa eri toimittajan järjestelmät CGI:n Rondo ja Basware Invoice Processing. Pää­tettiin, että uudessa yhtiössä on käytössä vain yksi ratkaisu, jonka tulee kyetä palvelemaan muuttuvia tarpeita.

”Tutustuimme eri ratkaisuvaihtoehtoihin ja päädyimme kokonaan uuteen ratkaisuun Basware Purchase-to-Pay”, toteaa Lapin ammattikorkeakoulun talousjohtaja Sinikka Jänkälä. Päätökseen vaikutti uuden sukupolven ratkaisu, jonka kehityskaari on turvattu pitkälle tulevaisuuteen. Tiukassa tilanteessa punnitaan ja rakennetaan luottamus

Projektin aikataulu oli tiukka. Kaikki taloushallinnon järjestelmät tuli saada tuotantoon puolessa vuodessa. Tiukasta aikataulusta johtuen ensimmäisessä vaiheessa otettiin käyttöön Baswarelta laskuautomaation lisäksi Basware Finance Performance Management ratkaisu talousohjaukseen, Maksuliikenne sekä Basware Finance. Baswaren konsultointitiimi tiesi tavoitteen ja aikataulun ja piti kiinni sovitusta tavoitteesta. Tämä rakensi hyvän luottamuksen ja pohjan tulevalle kehitykselle sekä vakiinnutti asiakassuhdetta entisestään.

Osaava henkilöstö oli elintärkeää aikataulussa pysymisessä. Asiaa helpotti myös valmiiksi koulutetut loppukäyttäjät. Basware tarjosi osana käyttöönottoprojektia pikaohjeita ja tilaisuuksia, joten liikkeelle päästiin kevyesti. Tarvittaessa Baswarelta saa vierihoitoa käyttöönoton jälkeenkin. 

Tiukasta aikataulusta johtuen ensimmäisessä vaiheessa ei otettu käyttöön kaikkia uuden ratkaisun piirteitä. 


Uudet ominaisuudet ja parannukset heti käytössä

”Siirrymme Basware Purchase-to-Pay SaaS -palveluun, jotta meillä on käytössä aina viimeisin versio. Tämä takaa, että saamme saman tien käyttöömme kaikki Baswaren palvelun uudet ominaisuudet ja parannukset. Pilvipalvelu on kustannustehokas kokonaisuus, joka vapauttaa ohjelmistopäivitykseen liittyvistä riskeistä ja kustannuksista eikä sido oman henkilöstön resursseja”, toteaa Jänkälä. 

Erityisesti uudessa ratkaisussa pidetään tiliöinnin monipuolisuudesta. Tiliöinnin tuonti suoraan Microsoft Excel-sovelluksesta säästää huomattavasti aikaa. Käyttäjät osaavat myös hakea laskuja monipuolisilla hakutoiminnoilla, eikä erillistä raportointiohjelmaa tarvita. Käyttäjäystävällisyys näkyy käyttöliittymän muokkauksen monipuolisuutena sekä yksityiskohtaisena laskun historiana. Pääkäyttäjiä miellyttää parannukset laskujen siirrossa toiminnanohjausjärjestelmään ja edelleen maksuun, mikä vapauttaa aikaa muihin tehtäviin. ”Voidaan sanoa, että Basware Purchaseto-Pay on aikaisempia ratkaisuja miellyttävämpi”, Sinikka ja ostoreskontran väki toteaa. 


Skannaus ja paperiset laskut väistyvät verkkolaskun tieltä

”Tavoitteemme on, että 90 % vastaanotetuista laskuista on verkkolaskuja”, toteaa Jänkälä. Tällä hetkellä olemme hyvin lähellä tavoitetta, koska jo 87 % laskuista vastaanotetaan verkkolaskuina. Toimittajaportaali on tehokas väline yhdistettynä
Baswaren toimittaja-aktivointipalveluun.

”Tarjoamme toimittajille täysin ilmaisen vaihtoehdon lähettää verkkolaskuja, joten toimittajalle on erittäin helppoa siirtyä verkkolaskujen lähetykseen”, myhäilee Sinikka. Toimittaja-aktivointipalvelu auttaa kontaktoimaan toimittajia proaktiivisesti ja kertomaan Lapin ammattikorkeakoulun tavoitteesta siirtyä verkkolaskuihin. Tämä vapauttaa taloushallinnon resursseja muihin tehtäviin. 
 

Hankintaprosessista tehot irti

”Seuraavaksi paneudumme hankintaprosessin kehitykseen”, Jänkälä iloitsee. Hankintaprosessin kehitys on talous- ja hallintojohtajan yhteistyötä, jossa hyödynnetään niin talouden kuin hankinnan ammattitaitoa. Hankintaprosessissa on tärkeää määrittää kenellä on hankintavaltuudet: oikeus tehdä hankintoja. Isot massat ja hankinnan riskipisteet keskitetään. Läpinäkyvyyden ja kontrollin takaamiseksi hankinnat tehdään järjestelmällisesti Basware Purchase-to-Pay -palvelulla. ”Hankintajärjestelmän käyttö varmistaa, että hankintaprosessi toimii halutulla tavalla ja oikein”, Sinikka painottaa. ”Emme peittele mitään vaan tarkastelemme kokonaisuutta avoimesti. Kustannustietoisuus tulee sillä, että ollaan avoimia ja seurataan taloushallintoa kokonaisuutena” Jänkälä toteaa.


Etäisyyksien hallintaa

Lapin ammattikorkeakoululla on itsenäinen taloushallinto, joka toimii kahdessa eri paikassa. Etäisyyksien hallinta on Lapin ammattikorkeakoulun ydinosaamista ja sitä toteutetaan läpi organisaation. Lapin AMK on olosuhteiden sankari, esimerkki siitä miten menestytään olosuhteiden ansiosta, ei niistä huolimatta. Tästä kokemuksesta kertyy tietoja, taitoja ja elinvoimaa jaettavaksi myös toisille. Pohjoisuudelle on kysyntää muuallakin. Ammattikorkeakoulussa on kuusi koulutusalaa joita johdetaan ja kehitetään neljänä osaamisalakokonaisuutena.


Vinkit hankinnasta maksuun - projektiin

  • Huomioi omat resurssit ja varaa tarpeeksi aikaa projektille.
  • Suunnittele projekti hyvin.
  • Hyödynnä Baswaren osaamista.
  • Mieti testiaineisto ja testikohdat.
  • Testauksen merkitystä ei voi vähätellä.
  • Sitouta kaikki osallistujat: pääkäyttäjät, käyttäjät kuin johto. Projektin johtajuuden pitää olla talossa kunnossa.
  • Panosta tarpeeksi pääkäyttäjä­koulutukseen.

Pinterest
Referenssin infoboxi
Basware Oyj logo

Tiedot

Tilaaja: Lapin ammattikorkeakoulu

Lisätietoja

Basware Oyj:n yritysprofiili Kotisivut

Tagit

Jos tarjontatagi on sininen, pääset klikkaamalla sen kuvaukseen

Liiketoimintaprosessi

BI ja raportointi
Hankinta
Taloushallinto

Erikoisosaaminen

Dokumenttien hallinta
Maksaminen
Pilvipalvelut / SaaS

Toimialakokemus

Koulutusala

Tarjonnan tyyppi

Koulutus
Toteutustyö
Tuki- ja ylläpitotyö

Omat tagit

Basware Purchase-to-Pay

Siirry yrityksen profiiliin Siirry Basware Oyj kotisivuille Yrityshaku Referenssihaku Julkaisuhaku

Basware - Asiantuntijat ja yhteyshenkilöt

Basware - Muita referenssejä

Basware - Muita julkaisuja

Siirry Basware Oyj kotisivuille Siirry yrityksen profiiliin Yrityshaku Referenssihaku Julkaisuhaku

Digitalisaatio & innovaatiot blogimedia

Seuraa Digitalisaatiokentän kehittymistä Suomen johtavien asiantuntijoiden haastatteluja ja asiantuntijakirjoituksia lukemalla

Ihmisen ja tietokoneen saumaton yhteistyö luo pohjan supertaloushallinnolle
Barack Obama saapuu Suomeen - Nordic Business Forum kerää liike-elämän ammattilaiset yhteen
Talouspäättäjät viitoittivat Basware Connectissa polkua ihmisen ja älykkään teknologian kohtaamisille

Etusivu Yrityshaku Pikahaku Referenssihaku Julkaisuhaku Blogimedia