Kustannukset kontrolliin hankintajärjestelmän avulla
Hankintaosasto tekee paljon töitä rakentaakseen suhteita toimittajiin, jotka tuottavat yritykselle eniten lisäarvoa sekä hintojen, että yrityksen tavoitteiden kannalta. Samalla budjetit suunnitellaan huolellisesti, jotta yritys saavuttaisi tavoitteensa ja pysyisi kannattavana.
Useimmilla organisaatioilla on olemassa sovitut hankintaprosessit, mutta niiden noudattaminen ei ole aina taattua. Mikäli hankintaa toteutetaan manuaalisesti ja kustannuksia hallitaan laskentataulukoiden, sähköpostien tai papereiden avulla, on sääntöjen toteutuminen epävarmaa. Oikean teknologian avulla voidaan kuitenkin kontrolloida kustannuksia samalla kun henkilöstölle mahdollistetaan hankintojen tekeminen budjetin ja toimittajasääntöjen mukaisesti.
Seuraavaksi kerromme neljästä hankintajärjestelmän ominaisuudesta, jotka auttavat saavuttamaan täyden kontrollin epäsuorista kustannuksista ilman aikaa vievää valvontaa:
Tärkeimmät ominaisuudet kustannusten kontrollin saavuttamiseen
1. Käyttäjäkokemus
Hallitsemattomia kuluja tapahtuu yleensä silloin kun henkilöstö pitää hankintaprosessia liian monimutkaisena. Tämä pätee erityisesti pieniin kuluihin – hankinnan sääntöjä seurataan arvokkaiden tuotteiden ja palveluiden kohdalla, mutta pienemmissä hankinnoissa oikaistaan mutkat suoriksi. Ajan mittaan nämä pienet hankinnat kasaantuvat suureksi kokonaisuudeksi.
Hyvä hankintajärjestelmä on helppokäyttöinen ja antaa henkilöstölle pääsyn tekemään tilauksia ennalta hyväksytyiltä toimittajilta. Parhaimmat ovat kuin verkkokauppoja, joissa on tarkat kuvaukset ja kuvat tuotteista, sekä helpot haku- ja rajaustoiminnot.
2. Rooliin pohjautuvat näkymät
Kun hankintajärjestelmä on otettu käyttöön, sen helppokäyttöisyyttä on tärkeää pitää yllä. Jos käyttäjillä on näkymä muihin kuin heille ennalta hyväksyttyihin tuotteisiin, voi järjestelmä alkaa vaikuttaa sekavalta. Käyttöä helpottaa ratkaisu, joka antaa näkymän vain kyseiselle käyttäjälle hyväksyttyihin tuotteisiin ja palveluihin. Parhaan käyttäjäkokemuksen lisäksi tämä varmistaa määrätyn budjetin mukaisen hankinnan hyväksytyiltä toimittajilta.
3. Seurantamahdollisuudet
Kun hankintaa tehdään sille tarkoitetun ratkaisun ulkopuolella, voi olla vaikeaa seurata mitä on hankittu, mistä, tai mitkä kustannukset ovat toimittajittain. Seuranta on silti tärkeää – se auttaa arvioimaan toimittajien tuottamaa lisäarvoa yritykselle, sekä antaa neuvotteluvoimaa parhaiden hintojen saavuttamiseen.
Hankintajärjestelmän avulla voidaan seurata muun muassa toimittajien suoritustasoa, hyödykehankintoja, täsmäytystilastoja, tai toimittajakohtaisia kustannuksia. Parhaat järjestelmät mahdollistavat tarkemmalle tasolle porautumisen minkä tahansa hakukriteerin mukaisesti, sekä räätälöityjen raporttien tuottamisen ja tallentamisen.
4. Automaatio
Hankintatoimi ilman siihen tarkoitettua ratkaisua tarkoittaa usein laskentataulukoiden tai sähköpostien pyörittämistä. Niiden seuranta on vaikeaa, kokoaminen on aikaa vievää ja hävittäminen helppoa. Ostolaskujen täsmäyttäminen tilauksiin voi olla aikaa vievä prosessi ja jopa aiheuttaa maksuviiveitä.
Nämä ominaisuudet voivat yhdistettynä mullistaa hankinnan organisaatiossasi. Saavutat kontrollin varmistamalla suunnitellun toimintamallin mukaisen hankinnan, sekä merkittäviä ajansäästöjä, jotka mahdollistavat strategisempiin tehtäviin keskittymisen.
Lue Paletten hankintajärjestelmästä lisää täältä.
Lisätietoja
Tagit
Liiketoimintaprosessi
Hankinta | |
Taloushallinto |
Omat tagit
Rillion - Asiantuntijat ja yhteyshenkilöt
Rillion - Muita referenssejä
Rillion - Muita bloggauksia
It- ja ohjelmistoalan työpaikat
- Laura - Master Data Manager
- Laura - Kokenut datainsinööri / Senior Data Engineer
- Laura - Kehityspäällikkö, Digital Front Office Platform
- Laura - IT Support Engineer (m/f/d)
- Laura - ICT-asiantuntija, Millog Oy Riihimäki
- Nordea - Mainframe RACF Specialist to IAM Organization
- Nordea - IT Security Specialist
Premium-asiakkaiden viimeisimmät referenssit
- Lekab Communication Systems Oy - Lekab Communication Systems Oy voitti Kansaneläkelaitoksen kilpailutuksen ohjelmistorobotiikan alustaratkaisusta
- Verkkovaraani Oy - Google Ads -konsultaatio Nordic Progressille
- Verkkovaraani Oy - Hakukoneoptimoinnin, Google Analyticsin ja Google Adsin koulutusta
- Verkkovaraani Oy - Kävijäliikenteen ja hakukonenäkyvyyden seuranta ja optimointi
- Verkkovaraani Oy - Google Ads -kampanjan toteutus Factotel Oy:n JetAir-tuotteille
- Verkkovaraani Oy - Hakukoneoptimoinnin kehittäminen Plusprintille
- Staria Oyj - Rakennuskemian kansainvälistä laajentumista tukee pitkäaikainen kumppani
Tapahtumat & webinaarit
- 24.04.2024 - Reviewing the Nordic SaaS market with Monterro
- 25.04.2024 - Aamiaisseminaari: Kehitä ohjelmistoja tehokkaammin tekoälyllä
- 30.04.2024 - Ilmainen CRM-webinaari: Microsoft Dynamics Sales: Integroinnit CRM-ratkaisun kanssa
- 07.05.2024 - Koulutus: Tekoäly markkinoijan työkaluna
- 07.05.2024 - Ilmainen CRM-webinaari: Microsoft Dynamics Sales | Sisäänrakennetun BI-moduulin käyttö toimintojen suunnitteluun ja tulosraportointiin
- 07.05.2024 - Aamiaisseminaari: Kehitä ohjelmistoja tehokkaammin tekoälyllä
- 16.05.2024 - Five Years Out Helsinki
Premium-asiakkaiden viimeisimmät bloggaukset
- Nortal Oy - Yle: Tommi Kosola spent 10 months traveling around Europe while working remotely
- Staria Oyj - Tekoäly parantaa Starian toimintatehokkuutta ja työntekijäkokemusta
- Innofactor Oyj - Tekoäly organisaatioiden arjessa: Missä mennään?
- Nordea - Nordean kesätyöpaikat saivat liikkeelle lähes 4000 hakijaa
- Efima Oyj - Unboxataan Dynamics 365 -versiopäivitys! – Versio 10.0.39
- Aveso Oy - IFS:n ennustukset energia-alalle 2024
- Zimple Oy - Tehokas B2B-myyntiprosessi - kuinka saat kaiken CRM:stäsi irti?
Digitalisaatio & innovaatiot blogimediaBlogimediamme käsittelee tulevaisuuden liiketoimintaa, digitaalisia innovaatioita ja internet-ajan ilmiöitä |