Kuinka Fredman Groupin johto jätti taakseen powerpointit ja excelit ja siirtyi digitaaliseen johtamiseen

"Strategian seuranta ja toteutuminen ei kestä odottaa kokouksia. Tiedon saatavuus ja vaadittavien päätösten tekeminen on oltava mahdollinen ajasta sekä paikasta riippumatta.”

Yllä Fredman Groupin toimitusjohtajan, Clas Fredmanin, ajatuksia tämän päivän nopeatempoisen johtamisen vaatimuksista ja haasteista.

Fredman Groupin hallituksella ja johdolla oli kunnianhimoisesti toteutettu strategiasuunnitelma, jossa yrityksen strategisia hankkeita seurattiin moniulotteisen nelikentän avulla. Jokaiselle hallituksen jäsenelle oli nimetty oma vastuualueensa, jonka etenemistä seurattiin hallituksen kokouksissa yhdessä johdon kanssa.

Keskustelut digitaalisen johtamisen mahdollisuuksista saivat hallituksen puheenjohtajan Peter Fredmanin pohtimaan, josko innovatiivisuudestaan tunnettu perheyritys voisi siirtyä digitalisuuteen myös johtamisessaan. Strategian sisältö kun oli viimeisen päälle hiottu, mutta sen seuranta tapahtui erittäin perinteisesti, powerpoint-kalvojen, excelien ja sähköpostiviestittelyn avulla.

Staattisesta strategian seurannasta reaali-aikaiseen pilvipohjaiseen strategia-alustaan

Tuumasta toimeen. Ryhdyimme yhdessä Fredman Groupin toimitusjohtaja Clas Fredmanin kanssa mallintamaan hallituksen strategiakarttaa Fingertipin pilvipohjaiselle alustalle. Homma eteni jouhevasti, sillä hallitus ja johto oli alusta saakka silminnähden innostunut, digitaalisuuden hyödyt olivat helposti havaittavissa ja Fingertip taipui Fredman Groupin strategia-alustaksi ilman konfigurointia tai räätälöintiä. Ylimääräisenä bonuksena, strategiasuunnitelma linkkautuu aina operatiiviseen asiakastyöhän saakka, sillä Fredman Groupilla on Salesforce käytössä ja Fingertip on natiivi Salesforce-sovellus.

Muutamassa viikossa tiimi oli jo täydessä vauhdissa ja taakse olivat jääneet eri versiot ja luonnokset strategiaa kuvaavista powerpoint-kalvoista ja exceleistä.

Merkittäviä hyötyjä digitaalisesta johtamisesta

"Näemme yhdessä näkymässä miten strategiamme osa-alueet ja niiden toimeenpano edistyy. Fingertip sitoo yhteen suunnittelun ja tekemisen. Nyt strategiamme on oikeasti osa päivittäistä työtämme!"

Keskustelimme Clas Fredmanin kanssa hänen näkemyksistään siitä, mitä hyötyjä digitaalinen johtaminen on tuonut Fredman Groupin hallituksen ja johdon työskentelyyn.

"Työmme strategiamme ympärillä on tehokkaampaa, jatkuvaa ja fokusoidumpaa kuin aikaisemmin. Fingertip sitoo yhteen kaiken olennaisen: strategian, suunnittelun, toimenpiteet, keskustelut sekä päätökset. Nyt strategiamme on oikeasti osa päivittäistä työtämme!" toteaa Clas Fredman. "Nyt näemme yhdessä näkymässä miten strategiamme osa-alueet ja niiden toimeenpano edistyy. Fingertip sitoo yhteen suunnittelun ja tekemisen."

Fredman näkee päätösten digitalisoimisen ja dokumentoimisen tärkeänä ja hyödyllisenä. Kun keskustelu käydään digitaalisella strategia-alustalla, aina kontekstissa, tietyn suunnitelman tai päätöksen sisällä, voidaan milloin tahansa katsoa taaksepäin ja nähdä keskustelu ja pohdinta, joka johti tiettyyn päätökseen. "Tämä mahdollistaa myös virheistä oppimisen", pohtii Fredman.

Eväät strategian menestyksekkääseen toimeenpanoon

Organisaation osallistuttaminen strategian läpiviemiseen, niin että kaikilla on koko ajan viimeisin tieto, on avainasemassa strategian onnistuneessa jalkauttamisessa. Tehokkaan hallitustyöskentelyn edellytyksenä taas on se, että hallituksen jäsenet näkevät miten suunnitelmat ja projektit etenevät organisaatiossa.

"Hallituksemme omistaa strategiamme ja seuraa sen toimeenpanoa. Tavoitteenamme oli digitalisoida ylätason johtamisemme ja seurantamme, hallituksen ja johtoryhmän yhteiselle alustalle. Fingertipin monipuolinen käyttöliittymä yllätti meidät positiivisesti. Oivalsimme heti projektin alkuvaiheessa, että meidän kannatti liittää myös tytäryhtiömme johtoryhmät samalle alustalle. He ovat siten automaattisesti strategiamme piirissä ja käyttävät Fingertipiä jokapäiväisessä työssään. Strategian jalkautuminen ja sitouttaminen tapahtuu siten automaattisesti ja asioiden edistyminen näkyy myös hallitukselle. Katsomme kaikki samaa dataa eikä erillistä tiedon siirtoa tai raportointia tarvita," toteaa Clas Fredman.

Työn mobilisoituminen asettaa uusia vaatimuksia tavalle tehdä päätöksiä

”Asioiden eteneminen on-the-go lisääntyy ja päätöksenteon perusteet on oltava aina saatavissa."

Koska työn mobilisoituminen ja nopea tahti on jo fakta, tarvitaan mahdollisuus asynkroniseen päätöksentekoon, joka ei ole sidonnainen aikaan ja paikkaan. "Asioiden eteneminen on-the-go yleistyy. Tämä johtaa siihen, että päätöksenteon perusteet on oltava aina saatavilla. Strategian seuranta ja toteutuminen ei kestä odottaa kokouksia", Fredman toteaa. Aito digitaalisuus mahdollistaa sen, että strategiaa voidaan tarkastella jatkuvasti ja että se elää ja päivittyy toimintaympäristön muuttuessa.