Yhdistyksen kotisivut ovat usein ensimmäinen kontaktipiste potentiaalisten ja olemassa olevien jäsenten, yhteistyökumppaneiden ja muiden sidosryhmien kanssa. Kotisivujen modernisointi voi parantaa yhdistyksen näkyvyyttä, helpottaa tiedon jakamista ja tuoda yhteisön lähemmäksi toisiaan. G-Worksillä on paljon asiakkaita niin yhdistys- kuin yrityspuolelta ja vahva kokemus kotisivuprojektien läpivienneistä. Myös yksi pitkäaikaisimmista asiakkaistamme löytyy järjestöpuolelta: Suomen Reserviupseeriliitto. Tässä artikkelissa paneudutaan yhdistysmaailmaan ja selvitetään, kuinka toteutetaan onnistunut kotisivu-uudistus yhdistykselle.

1. Kokoa tiimi kotisivujen uudistamiseen

Muodosta tiimi, joka vastaa kotisivujen uudistamisesta. Tiimi voi koostua sisäisistä ja/tai ulkoisista asiantuntijoista. Varmista, että tiimissä on osaamista suunnittelusta, teknologiasta ja sisällöntuotannosta. Meidän työpöydälle tulevissa kotisivuprojekteissa G-Worksin vastuulla on tyypillisesti projektijohto, kotisivujen suunnittelu ja tekninen toteutus. Sisällöntuotannon ja -syötön hoitaa useimmiten asiakas järjestämämme käyttökoulutuksen perusteella. Toki avustamme ja olemme tiiviisti asiakkaan tukena myös sisällönsyöttövaiheessa, jotta sivusto saadaan ripeästi julkaisukuntoon.

2. Laadi suunnitelma ja aikataulu

Laadi tarkka suunnitelma, joka sisältää kaikki vaiheet kotisivu-uudistuksessa. Aikatauluta tehtävät realistisesti ja varmista, että kaikki tiimin jäsenet ymmärtävät ja sitoutuvat aikatauluun. G-Worksin projekteissa projektisuunnitelman teko ja aikataulussa pysyminen on aina toimittajan eli G-Worksin vastuulla.

3. Suorita nykyisen sivuston arviointi

Analysoi yhdistyksen nykyisen kotisivun vahvuudet ja heikkoudet. Kysy jäseniltä ja käyttäjiltä palautetta. Tämä auttaa sinua ymmärtämään, mitkä asiat nykysivustolta kannattaa säilyttää ja missä tulisi tehdä parannuksia.

4. Määritä tavoitteet ja kohderyhmät

Ennen kuin sukellat visuaalisiin tai teknisiin yksityiskohtiin, selkeytä itsellesi, miksi kotisivu-uudistus on tarpeen. Määrittele selkeät tavoitteet, kuten jäsenmäärän kasvattaminen, tiedon parempi jakaminen tai yhteisön sitouttaminen. On tärkeää, että tunnistat kohderyhmäsi ja heidän tarpeensa. G-Worksin projekteissa pidämme aina erillisen määrittelyn ja konseptoinnin workshopin, jossa selvitämme asiakkaan kanssa mitä sivustoprojektissa ollaan tekemässä, kenelle, miksi ja miten. Workshopin perusteella muodostamme määrittelydokumentin, joka pitää sisällään myös tulevan sivuston sivustorakenteen, sivupohjat ja tehtävät toiminnallisuudet.

5. Valitse sopiva alusta ja teknologia

Valitse kotisivullesi sopiva alusta ja teknologia. Tutki eri vaihtoehtoja ja valitse sellainen, joka tukee yhdistyksesi tarpeita ja, jota on helppo ylläpitää. Alustan valinnassa kannattaa suosia avoimen lähdekoodin teknologioita, joita kuka tahansa toimittaja voi jatkokehittää. Toimittajalukkoa alustan osalta on syytä välttää. G-Worksin pääosin käyttämä teknologia on WordPress.

Teknologiavalinnassa tulee ottaa huomioon myös kotisivulla mahdollisesti tehtävät erikoisuudet toiminnallisuuksissa, kuten esimerkiksi eri alustojen väliset integraatiot. Yhdistyksillä data halutaan usein liikkuvan sivuston ja esimerkiksi jäsenrekisterin välillä.

6. Suunnittele käyttäjäkokemus (UX) ja käyttöliittymä (UI)

Käyttäjäkokemus ja käyttöliittymä ovat keskeisiä kotisivujen onnistumiselle. Suunnittele sivuston rakenne ja ulkoasu siten, että ne ovat selkeitä, helppokäyttöisiä ja houkuttelevia kohderyhmällesi. Kotisivujen suunnittelutyöt kannattaa jättää sivustoihin erikoistuneille käyttöliittymäsuunnittelijoille, sillä he osaavat parhaiten ottaa huomioon nykyaikaiset sivustotarpeet mm. responsiivisuuden ja saavutettavuuden osalta. Lue saavutettavuudesta lisää saavutettavuuteen erikoistuneen kehittäjämme blogijulkaisusta.

Ennen suunnittelun aloitusta tulee selvittää, kuuluuko yhdistyksesi saavutettavuusdirektiivin pariin ja koskeeko yhdistystäsi WCAG 2.1 AA -mukaiset säännökset. Lisäksi lokakuussa 2023 julkaistut päivitetyt WCAG 2.2-ohjeistukset on hyvä ottaa jo nyt huomioon, vaikka ne eivät heti tule osaksi digipalvelulakia. G-Worksillä on pitkä kokemus saavutettavien verkkopalveluiden suunnittelusta. Merkittävin saavutettavuusaiheinen työnäyttemme on Opetus- ja kulttuuriministeriön alainen Saavutettavuuskirjasto Celia.

7. Tekninen toteutus

Varmista, että käytössä oleva kehittäjänne seuraa toteutussuunnitelmaa ja määrittelyn dokumentaatiota sekä visuaalisia ulkoasuja. G-Worksin projekteissa onnistumisen lähtökohtana on usein kehittäjän ja suunnittelijan saumaton yhteistyö projekteissa. Suunnittelija on aktiivisesti mukana kommentoimassa ja varmistamassa, että teknisen toteutuksen jälki ja toiminnot vastaavat suunniteltua.

8. Syötä sisältö uudelle sivustolle

Tämä kohta on usein aikaa vievä ja kannattaa ottaa vahvasti huomioon jo projektin suunnitteluvaiheessa. Siirrä vanhalta sivustolta sisältöä sen mukaan kuin on tarpeen ja päivitä tarvittaessa vanhaa sisältöä. G-Works järjestää aina omissa projekteissaan käyttökoulutuksen, jonka jälkeen asiakkaan on helppo ryhtyä syöttämään sisältöä sivustolle. Viime aikoina olemme ottaneet tavaksi videoida käyttökoulutuksen, jonka ansiosta asiakkaalle jää opetustallenne myöhäisempää käyttöä varten (esimerkiksi tilanteisiin, jossa henkilöstö vaihtuu).

9. Testaa ja kerää palautetta

Ennen julkaisua testaa kotisivut perusteellisesti varmistaaksesi sen toimivuuden ja virheettömyyden. Kerää käyttäjäpalautetta ja ota ne huomioon mahdollisia viimeisiä muokkauksia tehdessäsi. Projekteissaan G-Works suorittaa aina omat käyttötestaukset sivustoille. Tämän lisäksi asiakkaamme toteuttaa sivustolle hyväksyntätestauksen ennen sivuston julkaisua.

10. Julkaise ja markkinoi

Kun sivusto on testattu ja sisältö syötetty, on julkaisun aika. Julkaisusta kannattaa pitää meteliä verkossa hyödyntäen mm. sosiaalista mediaa, uutiskirjeitä ja muita tiedotuskanavia, joilla kävijöitä saadaan houkuteltua uudelle kotisivulle.

11. Ylläpito ja jatkokehitys

Julkaisun jälkeen sivuston elämä vasta alkaa. On tärkeää huolehtia, että sivustoa ylläpidetään ja päivitetään säännöllisesti. Kotisivualustat koostuvat lähes aina komponenteista, joita on syytä päivittää jatkuvasti. Päivityksillä varmistetaan sivuston tietoturva ja toimintavarmuus. Teknisissä ylläpito- ja päivitystöissä suosittelemme kääntymään alan ammattilaisen puoleen. G-Works tarjoaa aina asiantuntevaa ylläpitoa verkkosivu-uudistuksen päätteeksi. Respa-ylläpitotiimimme ottaa vastuun sivuston toimivuudesta ja tarjoaa arkisin asiakaspalvelua ongelmatilanteisiin ja muutostöihin. Lue lisää Respan toiminnasta Service Managerimme Samin blogikirjoituksesta. Olemme myös ottaneet toisten tekemiä verkkosivustoja ylläpidettäväksemme ja parantaneet niiden toimivuutta sekä tietoturvaa. Esimerkkinä tällaisesta casesta HJK:n referenssimme.

Teknisen ylläpidon lisäksi varmista sivustosi hakukonenäkyvyys päivittämällä sinne oikeanlaisia ja oikeatermisiä sisältöjä säännöllisesti (esimerkiksi tässä blogikirjoituksessa puhutaan hakukoneystävällisemmästä termistä “kotisivusta”, vaikka ammattimaisempi termi asialle olisi “verkkosivusto”). Seuraa myös sivustosi analytiikkaa ja käytä sitä apuna sivuston jatkokehityksessä. G-Works on mielellään avuksi hakukoneoptimoinnissa verkkosivustoprojektin jälkeen. Organisaation sisältä saatujen palautteiden lisäksi, on myös erittäin hyödyllistä kysyä kävijöiden palautetta sivustosta julkaisun jälkeen. Tämän voi tehdä esimerkiksi sivustolomakkeen kautta.

–

Kotisivujen uudistaminen voi olla haasteellinen projekti, mutta hyvin suunniteltuna monimutkaisimmatkin sivustoprojektit saadaan vietyä kunnialla maaliin. Muista myös pitää tiimisi motivoituneena koko prosessin ajan.

Tsemppiä verkkosivustosi uudistamiseen!

Valtteri

CEO & projektipäällikkö