Täydennyskoulutusta tarjoava HY+ luottaa NetSuiten ratkaisuun niin talouden, projektinhallinnan kuin myynnin tukena. Kun kaikki tärkeimmät toiminnot on keskitetty NetSuiteen, tieto liikkuu ja kehityspanostuksetkin on helpompi kohdistaa sinne, missä niitä aidosti tarvitaan.

Suomi on tunnetusti koulutuksen huippumaa, jossa korkea osaaminen kattaa kaikki opintoasteet peruskoulusta aikuiskoulutukseen. Yksi tällä saralla toimivista tahoista ja edelläkävijöistä on HY+, joka on Helsingin yliopiston rahastojen omistama täydennyskoulutukseen, jatkuvaan oppimiseen ja erilaisiin kehittämispalveluihin erikoistunut yhtiö. HY+ yhdistää Helsingin yliopiston kattavan ja laadukkaan tutkimuksen ja asiantuntemuksen, sekä työelämälähtöisyyden koulutuskokonaisuuksiksi, jotka palvelevat muuttuvan työelämän ja jatkuvan oppimisen tarpeita.

HY+ on toiminut nykyisellään vuodesta 2016 lähtien, mutta täydennyskoulutuksen juuret Helsingin yliopistossa ulottuvat jo 40 vuoden taa. Samalla toiminta on laajentunut myös Suomen rajojen ulkopuolelle. Kansainvälisen liiketoiminnan osuus on vuositasolla noin 20-25 prosenttia HY+:n koko toiminnasta.

”Tarjoamme palvelujamme niin Suomessa kuin kansainvälisestikin. Tällä hetkellä meillä on toimintaa muun muassa Aasiassa, Afrikassa, Euroopassa, sekä Pohjois- ja Etelä-Amerikassa. Suomen maine tällä markkinalla on erittäin hyvä”, kuvailee HY+:n liiketoimintajohtaja Mikko Kivekäs.

NetSuite kytkeytyy kattavasti HY+:n prosesseihin

Kun HY+ nykymuodossaan aloitti toimintansa kesällä 2016, tarvittiin silloin oma tietojärjestelmä palvelemaan organisaation eri toimintoja. Valinta kohdistui silloin Digian toimittamaan pilvipohjaiseen ja skaalautuvaan NetSuiteen, joka otettiin ensin käyttöön taloudenohjaukseen tarpeisiin. Vuosien varrella järjestelmää on laajennettu kattamaan myös muita toimintoja.

”NetSuite kytkeytyy vahvasti eri prosesseihimme. Taloushallinnon lisäksi NetSuitea käytetään muun muassa CRM-järjestelmänä. Lisäksi NetSuite toimii verkkosivujemme ja verkkokauppamme pohjalla, josta tieto haetaan verkkoon”, Kivekäs luettelee.

Yksi käyttötarkoituksista on koulutusten ja osallistujien hallinta NetSuiten projektimoduulin avulla. Myös kaikki raportointi tapahtuu NetSuitella.

”NetSuite on käytännössä tärkein tiedon lähteemme kaikessa toiminnassamme”, Kivekäs summaa.

Lue blogistamme, mikä NetSuite on ja mihin kaikkeen se taipuu >>

Jatkuvaa kehitystä yhteistyössä Digian kanssa

NetSuitea käyttävät HY+:n kaikki noin 30 vakituista työntekijää. NetSuite on myös Kivekkäälle tärkeä työkalu, sillä hän vastaa työssään laajasti HY+:n liiketoiminnan kehittymisestä ja tuloksesta. Tällöin myös ratkaisun on kehityttävä jatkuvasti.

NetSuitea kehitetään tiiviissä yhteistyössä Digian kanssa. Digia on toiminut HY+:n kumppanina NetSuiten käyttöönotosta lähtien. Kivekkään mukaan yhteistyö on sujunut hyvin.

”Silloin kun tukea ja apua on tarvittu, olemme sitä myös välittömästi saaneet. Palvelu Digian asiantuntijoiden puolelta on ollut asiantuntevaa, nopeaa ja osaavaa”, Kivekäs kuvaa.

Tällä hetkellä kehityspanostukset suuntautuvat pääasiassa myynnin tarpeiden tukemiseen. Yksi viimeisimmistä kehitysaskeleista on tarjousten hallintaan tarkoitettu Digia OppoManager -ratkaisu, joka otettiin käyttöön syksyllä 2020.

”Meillä on jatkuvasti käynnissä paljon tarjouksia, joiden mukaan myös ohjataan myyntitoimintaa. Tarjousten statuksen päivittäminen ja pitäminen ajan tasalla on toiminnan ohjauksen kannalta tärkeää”, Kivinen kuvailee.

”Ennen meillä meni paljon aikaa pelkästään sen läpikäyntiin, ovatko tarjoukset ylipäätään ajan tasalla. OppoManager tarjoaa visuaalisen työkalun tarjousten käsittelyyn. Sen avulla yksittäisen myyntihenkilön on helppoa ja nopeaa nähdä, missä omat tarjoukset menevät ja päivittää tilanne. Ja kun yksilötasolla tiedon päivittäminen ja pitäminen ajan tasalla parantuu, se antaa meille koko talon tasolla parempaa dataa ja ennustettavuutta”, hän jatkaa.

Toinen tulevaisuuden kehitysaskel on HY+:n tuotekehityksen prosessien tuominen tiiviimmin osaksi NetSuitea.

”Verkkokauppamme hakee tiedot tarjolla olevista koulutuspalveluista NetSuitesta. Yksi kehityskohde on se, miten saisimme varsinaisen palvelujen kehittämisen siirrettyä myös osaksi järjestelmää, jotta NetSuite toimisi myös tässä pääasiallisena työkaluna”, Kivekäs kertoo.

Toiminnan tehostaminen ja työvaiheiden helpottaminen ja automatisointi ovat Kivekkään mukaan laajempia kehitysteemoja.

”Mitä enemmän saamme suoraviivaistettua prosesseja ja automatisoimaan sellaisia työvaiheita, jotka ovat yksittäisen työntekijän näkökulmasta tietynlaista hukkatyöaikaa, sitä enemmän saamme tietysti organisaatiotasolla NetSuitesta hyötyjä ja työntekijämme voivat keskittyä olennaiseen”, hän päättää.

Tutustu myös Ylvan asiakastarinaan >>