Helsingin kaupunki: Kehmet – Kehittämistoiminnan viitekehys

Kaupunki tuottaa ihmisten elämälle ja hyvinvoinnille tärkeitä peruspalveluja ja digitalisaatio vaikuttaa yhä useampaan palveluun. Siksi myös kaupungin digitaalisten kyvykkyyksien ja tietojärjestelmien kehittämisen on oltava yhtä kaupunkilaisille tuotettavien palvelujen ja toimintaprosessien kanssa. Suomidigin kunniamaininnalla palkittu Kehmet tarjoaa työkalut erilaisten kehittämishankkeiden aloittamiseen ja eteenpäin viemiseen.

“Kehmet on portfolionhallinnallinen ajatus siitä, että kaikki kehittäminen lähtee asiakkaasta. Kehmet-malli aloittaa asiakassegmentoinnista ja pyrkii kohdentamaan asiakassegmenttiymmärryksen ensin palveluportfolioihin. Kehmet siis auttaa kohdentamaan asiakas- ja palvelutiedon kehittämistoimintaan mahdollisimman sujuvasti”, Helsingin kaupungin johtava ICT-asiantuntija Ilkka Kautto kuvaa Kehmetiä.

Codento on ollut mukana tiiviissä yhteistyössä tuomassa kehittämistoiminnan mallien asiantuntemusta Kehmetiin.

“Codento valikoitui kilpailutuksessa asiantuntijaksi Kehmetiin yrityksen erinomaisen Lean-osaamisen johdosta”, Kautto kehuu.

“Tässä viimeisimmässä vaiheessa Kehmetiin lisättiin lean-kehittämisen menetelmät. Ajatuksena on, että tuetaan samaan aikaan sekä yksilön, tiimin että koko organisaation kehittämisen tarpeita”, Codenton Lean-konsultti Miika Kuha kertoo.

Kaikille avoin verkkopalvelu

Kehmet on vapaasti saatavilla verkkopalvelussa. Kehmet-verkkopalvelua kehitetään jatkuvasti ja sinne lisätään tietoa kehittämisen tavoista sekä aiheeseen liittyvistä koulutuksista. Verkkopalvelusta on myös linkkejä muihin kehittämistyön lähteisiin.

“Kehmet on siinä mielessä poikkeuksellinen kehittämismalli, että se on täysin avoimesti verkossa, vaikka se lähtökohtaisesti palvelee Helsingin kaupungin kehitystoimintaa. Tällä tavoitellaan yhteistyön helppoutta Helsingin kaupungin ja useiden yhteistyökumppanien kesken. Toinen merkittävä asia Kehmetissä on se, ettei se pyri keksimään pyörää uudelleen. Pyöriä kyllä jo riittää, mutta niiden kasaaminen yhteen joka kerta erikseen, kun pitää kehittää jotain, ei ole sujuvaa eikä mielekästä. Siksi Kehmet käytännössä koostaa yleisistä viitekehyksistä ja ohjeista sen oleellisen yhteen kompaktiin pakettiin”, Kautto toteaa.

”Samalla se huomioi Helsingin erityispiirteet ja dokumentoi yhteiset käytännöt ja terminologiavalinnat. Sitten Kehmet viittaa syvällisempää tietoa tarvitsevalle näihin jo olemassa oleviin lähteisiin Kehmetin ulkopuolella. Kehmetin pointti onkin lähestyttävä sivuston muotoilu, joka keskittyy sujuvaan oleellisen hahmottamiseen ja löytämiseen niin sisäisesti kuin kumppanien kanssa yhdessä. Lisäksi kaikki Kehmetissä on kirjoitettu huomioiden Helsingin kaupungille ominaiset toimintakulttuurit ja päätöksentekotavat. Se onkin erittäin tärkeää, sillä yleiset viitekehykset jäävät liian irtaimiksi organisaation arkitodellisuudesta”, hän jatkaa.

Kehmetin rakentaminen lähti alunperin tarpeesta jakaa ja löytää vaivattomasti ja nopeasti tietoa siitä, miten kehityshanketta lähdetään tekemään, sekä halusta yhtenäistää kaupungilla käytössä olevia kehityksen tapoja.

“Kaupungilla on ollut pitkään erilaisia kehittämisen viite- ja johtamismalleja, mutta haasteena oli, että ne eivät olleet kovin helposti lähestyttäviä, eivätkä toimineet sujuvasti keskenään. Niinpä Kehmetin ensimmäisenä tavoitteena oli se, että kun lähdetään kehittämään kaupungin palvelua, ohjeistus olisi saatavilla nopeasti ja selkokielisesti yhdestä paikasta. Näin päästäisiin heti tekemään itse hanketta”, Kautto kertoo.

“Ensivaiheessa Kehmetiin luotiin konsepti siitä, miten erilaiset kehittämisen mallit muodostavat kaupungin kontekstissa toimivan kokonaisuuden. Codento oli vastuussa ketterän kehittämisen ja tietoturvan tuomisesta kokonaisuuteen. Myös hankinnan tukeminen osoittautui olennaiseksi kaupungin tapauksessa”, Miika Kuha kuvaa projektia.

Verkkopalvelu ja ohjeistukset on ennen kaikkea suunnattu Helsingin kaupungin kehittämistyötä tekeville tahoille sekä yhteistyökumppaneille, jotka osallistuvat kaupungin hankkeisiin. Käytännössä siis kaupungin digitaalisia palveluja ja tietojärjestelmiä kehittävät ja tietojärjestelmien kehittämistä hankkivat ihmiset olivat Kehmet-mallin ensimmäisen aallon fokuksessa. Nyt toteutettu Lean-lisäys laajentaa Kehmetin käyttöä varsinaisten kaupunkilaispalvelujen kehittämisen suuntaan.

“Kehmet on saavuttanut varsin hyvin tähänastiset tavoitteensa. Kehmetin avoimuus ja läpinäkyvyys on jo johtanut siihen, että se tunnetaan ja sitä käytetään.”, Kautto kertoo.

Fokuksessa asiakas, menetelmänä ketterä

“Kehmet viitekehyksenä sisältää kerroksellisen ajatuksen, jossa ensin ovat asiakkaat, ja sitten palvelu, jolle tehdään elinkaarivaiheen mukaista kehitystyötä”, Kautto kertoo.

Kehmet johdattaa käyttäjänsä ketterän kokeilun ja toteutuksen mallin lävitse, tai sitten vastaavasti perinteisen toteuttamisen tai Lean-kehittämisen prosessin lävitse.

“Kehmet mallien taustalla on yli viisikymmentä parasta käytäntöä, kansallista ohjetta, kansallista lakia sekä EU-säädäntöä. Projektijohtamisen mallin päälähteenä on käytetty Prince2-mallia ja ketterän kehittämisen malli perustuu Britannian digipalvelujen kehittämismalliin. Taustalla on tietysti myös Scrum, DevOps ja SAFe, joihin viitataan sopivassa määrin. Itse portfoliokerrokset perustuvat markkinointi- ja muotoiluteorioihin asiakaslähtöisyydestä, palvelujohtamisen malleihin, sekä innovaatio- ja stretegiajohtamisen elinkaarimalleihin.”, Kautto listaa.

“Kävimme tiivistä keskustelua kaupungin asiantuntijoiden kanssa sekä toimintatapojen ymmärtämiseksi ja yhteen sovittamiseksi, että tulevien Kehmet-käyttäjien asiakastarpeiden huomioimisen varmistamiseksi.”, Kuha kertoo.

“Aktiivisimman kehityksen aikana sivusto oli jatkuvasti ihmisten käytettävissä ja koulutuksissa ja tiedotustilaisuuksissa ihmisiä rohkaistiin käytön lisäksi antamaan sivustosta palautetta. Tämä palaute tuli suoraan kyseessä olevan sivun lomakkeesta kehitystiimin käytössä olevaan Slack-kanavaan. Parhaimmillaan korjaukset julkaistiin takaisin sivustolle minuuteissa palautteen antamisesta”, hän kuvailee Kehmetin rakentamisen prosessia.

Lean-kehittäminen kaupungin strategiassa

Nyt Kehmetiin toteutettu Lean-lisäys laajentaa kehittämisen ohjeistusta digitaalisista ratkaisuista yhä enemmän palvelujen toimivuuden ja sujuvuuden kehittämisen suuntaan. Tällä tuetaan Helsingin kaupunkistrategian tavoitetta olla maailman toimivin kaupunki. Kehmetin Lean-lisäys esittelee Lean-filosofiaa julkispalveluihin sovellettuna. Vaikka jo aiemmin toteutettu ketterän kehittämisen ohjeisto sisälsikin Lean-elementtejä, Kehmetissä haluttiin nyt nostaa Lean omaksi osiokseen.

“Lähdimme alunperin selvästi tietoteknologiaratkaisujen kehittämisestä liikkeelle. Kun se puoli saatiin kuntoon, halusimme syksyn 2019 aikana konkretisoida nimenomaan toiminnan kehittämistä Lean-prosessina. Tästä olen hyvin innoissani, koska pääsemme hyödyntämään syvemmin Codenton Lean-osaamista”, Kautto kertoo.

“Lean on toki ollut suunnitelmissa sisällyttää Kehmettiin alusta asti, mutta ensin oli tärkeämpää vastata ketterän ja perinteisen digikehittämisen tarpeisiin. Nyt toteutettu Lean-osio siis laajentaa digikehittämisen päälle. Lean-kehitystä voidaan tehdä ilman erillistä hanketta – työn osana. Kasvavaan itseohjautumisen trendiin tämä sopii myös mainiosti, sillä sivustolta löytyy vastauksia ihan henkilökohtaisen kehittämisen kysymyksiin, samoin kuin tiimin ja organisaationkin”, Kuha kuvailee.

“Leanin lisäksi Kehmetiä laajennettiin vuoden 2019 aikana tietosuojaohjeistusten osalta, jotta Kehmet tukee GDPR:ää ja muuta tietosuojalainsäädäntöä riittävän hyvin. Tietosuojan oikea-aikainen huomiointi on keskeinen asia julkishallinnon osoitusvelvollisuuden täyttämisessä sekä kaikissa kehittämishankkeissa, joissa käsitellään henkilötietoja tavalla tai toisella. Nyt voimme sanoa, että Kehmetissä on annettu tietosuojalain edellyttämällä tavalla riittävät toimintaohjeet koskien kehittämisaktiviteetteja. On ollut ilo nähdä kuinka laajalti Kehmet on saanut jalansijaa. Nimittäin, tietosuojalisäykset toteutettiin kaupungin tietosuojavastaavan ohjauksessa autonomisesti. Kehmetin kehittäjäverkostokin laajenee siis ihan itsestään. Myös kulttuuri- ja vapaa-ajan toimialalla syntyy dynaamisesti uutta Kehmet sisältöä esimerkiksi ‘Palvelutarjotin’ -hankkeen myötä.”, Kautto kertoo Kehmetin roolista ja kehittymisestä kaupungin kehittämistyössä.