Kuluttajaliitto ja Tahto ovat kulkeneet samaa matkaa jo useiden vuosien ajan. Pilvipalveluiden käyttö on tullut Kuluttajaliitolle tutuksi matkan varrella, mutta joitain asioita on hyvä kirkastaa ja tarkastella ajan kuluessa.

Liitossa oltiin herätty siihen, että Microsoft Teamsin käyttö ei ollut sillä tasolla, jolla sen olisi hyvä olla. Teams oli otettu käyttöön pari vuotta aiemmin, mutta käyttöönoton jälkeinen työskentelykulttuurin muutos ei ollut ottanut tarpeeksi tuulta alleen. Teams oli jäänyt muiden viestintävälineiden jalkoihin ja sisäinen viestintä hoidettiin puhelimitse, sähköpostilla ja WhatsAppilla.

Hallintopäällikkö Tapani Veija kertoo, että lisäkoulutukselle oli tarvetta: “Käyttöönoton jälkeen Teams oli jäänyt oikeastaan vain niiden henkilöiden käyttöön, jotka sitä halusivat tai osasivat käyttää. Emme olleet sisäistäneet täysin, mitä hyötyjä Teamsista olisi saatavilla työn tekemisen tehostamiseen.”

Kuva: Kuluttajaliitto / Tapani Veija

Usean eri viestintäkanavan käyttö oli aiheuttanut liitossa sen, että sisäinen viestintä vaikutti olevan solmussa, eikä organisaation eri osa-alueiden toiminta ollut läpinäkyvää.

“Olimme jo pitkään miettineet ratkaisua sille, että mikä olisi paras alusta asioiden yhdessä työstämiselle ja sille, miten saisimme ihmisille tietoa siitä, mitä muut tekevät.

Kävimme aiemmin osan keskusteluista Whatsappissa, osan Teamsissa ja osan sähköpostissa eikä kukaan lopulta oikein tiennyt, mikä keskustelu ja päätös olikaan missä, mikä oli viimeisin tiedostoversio ja niin edelleen.”

Teamsista apua työn tekemisen solmukohtiin

Kuluttajaliitossa ymmärrettiin, että oikein rakennettuna ja käytettynä Teams pystyisi ratkaisemaan käsillä olleet haasteet, jolloin Tapani päätti ottaa yhteyttä Tahdon Lasse Miettiseen.

“Lasse sai palaverissa hyvin kiinni siitä, mikä meidän lähtötilanne ja tarve on. Ensimmäisten keskustelujen jälkeen jatkoimme suunnittelua Sanni-Kaisan [Miettinen] kanssa ja lähdimme toteuttamaan ensimmäisenä kartoituskyselyä meidän henkilökunnallemme.”

Tapani ja Sanni-Kaisa suunnittelivat ja toteuttivat yhdessä kartoituksen Liiton henkilöstölle, jossa selvitettiin Teamsiin liittyvät uskomukset, toiveet ja asiat, jotka Teamsissa koettiin haasteellisina. Kartoituksen pohjalta suunniteltiin kaksi Teams-koulutusta, joista ensimmäinen keskittyi Teamsin käytön perusasioihin ja toisessa pureuduttiin edistyneempiin asioihin, kuten tiimien luomiseen, vieraskäyttäjien kutsumiseen ja hallinnointiin sekä Teamsin kautta käytettäviin sovelluksiin.

“Suunnittelimme koulutukset yhdessä Sanni-Kaisan kanssa. Ennakkokartoitukset vahvistivat omaa ajatustani siitä, mitkä meidän tarpeet ja toiveet ovat ja yhteisten keskustelujen pohjalta Sanni-Kaisa suunnitteli juuri meidän tarpeisiin sopivan koulutuspaketin.

Pidin siitä, että koulutukset oli aidosti ja oikeasti tehty juuri meidän tarpeisiin, eikä kyseessä ollut mikään pakasta vedetty “kaikille sopiva” -ratkaisu. Saimme tukea myös koulutuksen jälkeiseen aikaan ja siihen, miten meidän kannattaisi työskennellä jatkossa.

“Koulutukset oli rakennettu hyvin. Sanni-Kaisa näytti itse miten mikäkin asia toimii ja tehdään eikä koulutukset olleet mitkään kalvosulkeiset. Henkilöstö antoi koulutuksista paljon positiivista palautetta ja onnistumisesta kertoo se, että Teams on nyt käytössä kaikilla työntekijöillämme.”

Kuva: Kuluttajaliitto

Koulutuksesta eväitä toiminnan kehittämiselle

“Olemme kehittämässä toimintaamme seuraavalle tasolle useiden eri digiprojektien myötä ja on mahtavaa, että saamme meidän työskentelytapamme mukaan siihen samaan kelkkaan.

Rakensin meille uudet tiimit ja ohjeistin käyttäjiä, miten tiimejä tulee käyttää. Pystymme nykyään työstämään esimerkiksi hankehakemuksia aiempaa huomattavasti yksinkertaisemmin. Kun useamman ihmisen pitää lukea, kommentoida ja työstää tiedostoja, se on helppoa, kun sähköpostissa liikkuvista eri versioista on päästy eroon.”

“Työskentelymme on nykyään selkeämpää ja läpinäkyvämpää, kun saimme paikan, jossa voimme työstää asioita yhdessä. Samalla olemme saaneet karsittua ylimääräisiä sähköposteja ja WhatsApp-viestejä pois. Uskon, että se vähentää työntekijöiden sisäistä painetta, kun kaikki tieto löytyy keskitetysti yhdestä paikasta ja se on hallittavissa.”

Kuluttajaliiton Tapani Veija voi suositella Tahdon palveluita ja koulutuksia hyvillä mielin.

“Tahdolta saa hyvin kattavasti palveluita ja apua mm. pelikirjojen ja pidempiaikaisen tuen muodossa. Tahto ei tarjoa pelkästään käyttökoulutusta vaan aitoa apua myös työn tekemisen kehittämiseen.”

Räätälöimme mielellämme Teams-koulutuksen myös sinun organisaatiollesi

Järjestimme Kuluttajaliitolle koulutuksen kahdessa osassa. Ensimmäisessa osassa keskityimme Teamsin peruskäytön opetteluun ja toisessa osassa kävimme läpi Teamsin edistyneempiä ominaisuuksia.

Otsikkotasolla koulutuksissa käsiteltiin seuraavanlaisia asioita:

Ensimmäinen koulutus

• Eri keskustelun muodot ja erot Teamsissä (Chat-yksityisviesti, kanavien keskustelut)
• Ilmoitusasetukset, miten hallinnoin omia asetuksiani
• Kokoukset, miten luon kokouskutsun, miten liityn kokoukseen ja kokouksen uudet ominaisuudet
• Teams selaimessa, työpöydällä ja mobiilissa
• Tiedostojen käyttö ja jakaminen Teamsissa

Toinen koulutus

• Tiimien ja kanavien luominen ja hallinnointi
• Tiimin kanavien työkalut ja niiden hallinnointi
• Vieraskäyttäjien kutsuminen ja käyttöoikeuksien hallinnointi
• Planner ja muut Teamsin kautta käytettävät sovellukset
• Webinaarin järjestäminen, Teams-kokous vai Live-tapahtuma

Jos haluat saada oman organisaatiosi sisäisen viestinnän kuntoon ja saavuttaa Kuluttajaliiton kaltaisia tuloksia, olethan yhteydessä meihin!