Automaatiolla tuotetut julkaisut voivat tuoda mieleen ankeat ja yksitoikkoiset katalogit, joissa tuotetieto toistuu samanlaisena sivu toisensa jälkeen. Näin ei kuitenkaan tarvitse olla, sillä hyvällä suunnittelulla ja tietolähteillä voidaan rakentaa visuaalisesti näyttäviä ja monitahoisia julkaisuja. Kun tietoa saadaan usealta eri tasolta, niin tuotekategorioilta kuin tuotevariaatioilta ja lajitelmilta, saadaan hierarkisia luetteloita, ja toisaalta tuote- ja fiiliskuvat lisäävät näyttävyyttä ja pohjana on yritysilmeen mukaisesti brändätty ulkoasu. Alla vinkkejä kuinka projektiin kannattaa lähteä jotta lopputulos vastaa mahdollisimman hyvin, ellei jopa paremmin, suunniteltua lopputulosta.

”Tyhjästä paha nyhjästä” – data kuntoon

Julkaisuautomaatio mahdollistaa niin tuotekortit, hinnastot, etiketit, hintalaput, luettelot kuin tarjouksetkin. Mutta jos tietolähde ei ole kunnossa, voi lopputulos olla ihan muuta mitä oli ajateltu. Mikäli tuotedatan rikastukseen ei ole laitettu riittävästi resursseja, tyylikkääksi suunniteltu tuotetarjous voi jäädä vaisuksi tuotekuvien ja rikastavien markkinointitekstien puuttuessa.

Automaatio tuo haluttaessa julkaisuun kieliversioidut otsikot, tuotteen ja kategorian markkinointitekstit, tuote- fiilis- ja mittakuvat, tuotteen tekniset tiedot, sekä vaikka valonjakokäyrän, mutta vain jos nämä tiedot ovat sellaisessa lähteessä mitä julkaisuautomaatio voi lukea.

Eri tietolähteitä voi olla useita. Tyypillisesti hintatiedot, asiakaskohtaiset hinnastot ja hintojen voimassaoloaika tulevat ERPistä, Excelistä voidaan lukea kampanjahintoja, ja muu tuotetieto (kuten ylempänä listatut) saadaan PIMistä. Kun data on sinne kerran syötetty, on se aina käytettävissä.

Määrittelyn merkitys, asiantuntijan apu säästää työtunteja

Yrityksillä on erilaisia tapoja mitä tulee julkaisujen suunnitteluun. Toisinaan speksi saattaa olla hyvinkin raakile, ja lähinnä alustava toive siitä mikä voisi palvella tarvetta. Joskus pohditaan sitä, miten tietyt haasteet saataisiin ratkottua, voidaan esimerkiksi suunnitella kuinka olemassa olevan tarjouspohjan mukaan saataisiin tarpeellisia tuotetietoja, tai kuinka voitaisiin palvella jälleenmyyjiä liikkeissä erilaisin mainospohjin ja hintalapuin. Toisinaan asiakkaalla on jo olemassa toivottu julkaisu, joka haluttaisiin automatisoida.

Jotta lopputulos palvelisi mahdollisimman hyvin, kannattaa määrittelyt tehdä alusta asti asiantuntijakonsultin kanssa, tässä vaiheessa tyypillisesti aloittaen julkaisutarpeiden kartoituksesta. Joka kerta tämä vaihe ei johda julkaisun toteutukseen, vaan voidaan päätyä lopputulokseen, että asiakas saa lähes vastaavan julkaisun esim. PIMistä exceliin, eikä automaatio tuo tarpeeksi lisäarvoa. Lisäksi tämä vaihe auttaa priorisoimaan julkaisuja, sillä mikäli markkinointiosasto on kuormittunut myyjien tuotekorttien teossa, voi automaatio vapauttaa heiltä aikaa oleellisempaan työhön. Kartoituksessa käydään läpi myös mahdollisia julkaisupiikkejä (esim. joulun alla useita kuvastoja/hinnastoja) mikä auttaa aikataulun suunnittelussa.

Tietojen jäsentely PIMissä, mikä ui minnekin ja miltä sen pitäisi näyttää?

Määrittelyt voidaan tehdä suoraan valmiin mallin pohjalta ja tässä vaiheessa voidaan samalla pohtia sen tuomia vaatimuksia, ja esimerkiksi sitä, ovatko kaikki järkevästi toteutettavissa nykyisellään vai kannattaako tehdä muutoksia. Ulkoasusta on myös mahdollista tilata ehdotus yrityksen ilmeen pohjalta, jolloin taitava graafikko voi luoda yrityksen vanhasta 90-luvun katalogista uuden yritysilmeen mukaisen version.

Kun tuotetietomalli on kunnossa, lähdetään mäppäämään sitä julkaisupohjiin. Tässä vaiheessa on hyvä huomioida mm. erilaiset tuotetyypit ja niiden esitystapa, yksittäinen tuote tuodaan ehkä eri pohjaan kuin lajitelmatuote, toisaalta luettelojulkaisuihin voidaan hakea tietoa myös tuoteryhmätasoilta. Lisäksi määritellään mitä tietoja pohjissa on jo valmiina (esim. yrityksen logo), mitä generoidaan julkaistaessa (esim. tulostuspäivämäärä), ja mitä julkaisun tekijä valitsee. Esimerkiksi hinnastoa tehdessä käyttäjä voi valita esim. hintojen voimassaoloajan, kannet ja mahdolliset liitesivut (toimitusehdot ym).

PIM mahdollistaa tuotetietojen haun dynaamisesti, tarkoittaen sitä että PIMin puolella voidaan määritellä mitkä ovat kullekin tuoteryhmälle oleellisia tietoja julkaisuun. Esimerkiksi kameroista ja maaleista näytettävät tekniset tiedot ovat hyvin erilaiset. Toisaalta rajausta voidaan tehdä myös julkaisukohtaisesti, ja esimerkiksi kuluttajalle, jälleenmyyjälle tai asentajalle suunnattu tuoteluettelo voi sisältää erilaisia tuotetietoja. Lisäksi on hyvä pohtia erilaisia fallback -logiikoita, eli mikäli tieto puuttuu esim. lajitelmatuotteen variaatiolta, voidaan sille hakea isätuotteen tiedot.

Missä julkaisuja voi hyödyntää

Miksi sitten loppujen lopuksi lähteä toteuttamaan julkaisujen automatisointia? Automaattisesti generoitavat yritysilmeen mukaiset julkaisut mahdollistavat esimerkiksi yrityksen sivuilta ladattavat tuotekortit, yhdenmukaisen ilmeen myyjien tarjousmateriaaleissa, jälleenmyyjille helposti generoitavat hintalaput, ja asiakaskohtaiset tuotehinnastot.

Yhden massiivisen kerran vuodessa julkaistavan katalogin sijasta voidaan julkaisuja tehdä käytännössä rajattomasti, päivitetyillä tiedoilla, uusimmilla tuotteilla ja vaikka vain kampanjatuotevalikomasta. Julkaisuautomaation avulla käytännössä kaikenlaisten tuotepohjaisten julkaisujen toteutus on mahdollista, ja mikäli halutaan säilyttää muokkausmahdollisuus, voidaan taitto toteuttaa automaationa InDesigniin, jolloin tuotetiedot ovat kunnossa ja taittaja voi vielä työstää visuaalista puolta. Tästä lisää myöhemmässä blogissa, sekä webinaarissamme: Tehokkuutta InDesign julkaisuun automaatiolla.