Vanhanaikainen tapa valita tietojärjestelmä on vertailla järjestelmiä ja valita niistä se, joka tukee yrityksen liiketoimintaa parhaalla mahdollisella tavalla. Käytännössä tämä tarkoittaa, että järjestelmä sopii johonkin yrityksen liiketoiminta-alueelle loistavasti, mutta jollain toisella alueella ajaudutaan kompromisseihin ja liiketoiminta joutuu sopeutumaan muiden järjestelmälle asettamiin vaatimuksiin.

Pari vuotta sitten IT-alalla hypetettiin mikropalveluita: yhden jättimäisen tietojärjestelmän sijaan yksi ohjelmisto kootaan useista pienemmistä mikropalveluista, Yhden järjestelmän sisällä ne hoitavat oman tonttinsa ja yhdessä tarjoavat samat ominaisuudet ja toiminnot kuin jättimäinen, raskaasti ylläpidettävä vanhanaikainen tietojärjestelmä. Lisää mikropalveluista voit lukea esimerkiksi Tivin artikkelissa.

Myös yrityksen tietojärjestelmäkokonaisuutta on järkevää ajatella mikropalveluina. Tällöin yhden jättimäisen “kaikki” ominaisuudet sisältävän ERPin sijaan valittaisiin suppeammilla ominaisuuksilla olevia pienempiä järjestelmiä, joista kukin kuitenkin palvelee tiettyä liiketoiminnan aluetta parhaalla mahdollisella tavalla.

Taipuuko järjestelmä vai organisaatio?

Tietojärjestelmien kohdalla vastaus kysymykseen on selvä: järjestelmän tulee taipua ja palvella organisaatiota ja liiketoimintaa. Harmittavan usein tilanne on edelleen päinvastoin.

Esimerkiksi ominaisuuksiltaan äärimmäisen kattavaksi viritetty, alkujaan taloushallintoon kehitetty järjestelmä, ei välttämättä kata liikkuvaa työtä tekevien henkilöiden vaatimuksia toimivasta työkalusta. Jos työkalu ei toimi, se jää käyttämättä tai liiketoiminta joutuu muuttamaan prosessejaan tietojärjestelmän kankeuden vuoksi. Pahimmillaan ajaudutaan tekemään töitä tehottomasti ja tehty järjestelmäinvestointi ei voi saavuttaa sille asetettuja tavoitteita.

Kun jättiläisen sijaan valitaan yksi järjestelmä taloushallintoon ja toinen järjestelmä liikkuvan työn ohjaukseen, varmistetaan toimiva ohjelmisto ja mielekäs työ kaikille työntekijöille. Toimintaa päästään aidosti kehittämään ja investointi saadaan tuottamaan. Toimiva tietojärjestelmä vaikuttaa myös työssä viihtymiseen.

Tieto palvelemaan integraatiolla

Tietojärjestelmät on kuitenkin saatava keskustelemaan keskenään, jotta tietoa ei tarvitse kopioida käsin tai liittyviä tietoja etsiä kahdesta eri järjestelmästä. Integraatiot ovat tietojärjestelmätoimittajille arkipäivää. Jos tietojärjestelmä ei tarjoa rajapintoja tiedonsiirtoon, kannattaa kysyä toimittajalta vahvat perusteet: Miksi integraatio ei ole mahdollinen? Onko perusteita oikeasti olemassa, vai onko syynä “mustasukkaisuus”? Onko järjestelmä jo elinkaarensa loppupäässä ja siitä syystä toimittaja ei ole integraatiomyönteinen?

Nykyaikainen tietojärjestelmä ja tietojärjestelmätoimittaja toteuttaa mielellään integraation ja laittaa tiedon taipumaan ja kulkemaan järjestelmien välillä. Integraatiot saadaan nykyteknologioin myös toteutettua kustannustehokkaasti.

Yksi kahden hinnalla?

Yhdenkin järjestelmän hankinta on yleensä yritykselle iso kustannus, kahden tai useamman järjestelmän hankinnasta puhumattakaan. Miksi yritys haluaisi maksaa useammasta järjestelmästä?

Teoriassa useampi järjestelmä ei ehkä kuulosta järkevältä ratkaisulta, mutta muutettuna käytännöntason esimerkiksi hyödyt ovat helposti hahmotettavissa: Tarvitsen kulkuneuvon 30 henkilölle, joista jokainen kulkee päivittäin eri paikkoihin. 28 henkilöä kulkee päivittäin vain kilometrin matkan, mutta 2 henkilöä kulkee päivittäin 100 kilometriä. Hankinko bussin, jolla kuljetan ensin 28 henkilöä lähistölle eri lokaatioihin ja tämän jälkeen kuljetan 2 henkilöä 100 kilometrin päähän? Vai hankkisinko kuitenkin henkilöauton ja 28 sähköpyörää? Kumpi hankinta tulee loppujen lopuksi tehokkaammaksi? Kummassa tavassa henkilöt pääsevät määränpäähän sujuvammin? Entä mitä veikkaat, vaikuttaako bussissa tyhjänpäiväisellä kiertoajelulla istuminen työntekijöiden motivaatioon?

Hyvä tietojärjestelmä on työkalu, jota on mukava käyttää. Vaikka tietojärjestelmä ei välttämättä itsessään lisää motivaatiota, huonosti käyttöön sopiva tietojärjestelmä kyllä varmasti laskee sitä. Kustannuksia mietittäessä onkin siis nähtävä myös muut näkökulmat kuin pelkät eurot: hyvät työkalut vaikuttavat motivaatioon ja motivaatio vaikuttaa tehokkuuteen.

Miksi valita bussin sijaan polkupyörät?

Jättimäisillä (kolmikirjaimisilla) järjestelmilläkin on paikkansa ja tiettyihin tarpeisiin ne ovat paras vaihtoehto. Kannattaa kuitenkin olla avoin vaihtoehdoille ja ainakin harkita juuri tiettyyn tarpeeseen kehitetyn järjestelmän käyttöönottoa. Näiden järjestelmien taustalla on usein asiaan ja toimialaan vahvasti sitoutunut toimittaja. Lisäksi pienemmän järjestelmän käyttöönotto on huomattavasti isoa mammuttia kevyempi operaatio sekä ajassa että euroissa. Kapeampaa liiketoiminnan osa-aluetta hoitavan järjestelmän käyttöönotto sujuu helposti myös nykyisen ohjelmistopaletin rinnalle eikä muiden järjestelmien vaihtoa edellytetä. Lisäksi ne vastaavat tehokkaammin yrityksen tarpeisiin myös silloin, kun yrityksen liiketoiminta muuttuu ja kehittyy - pientä osaa on aina helpompi mukauttaa, kuin isoa jättiläistä.

Onko liikkuvan työn toiminnanohjaus teille ajankohtainen aihe? Ota meihin yhteyttä, niin keskustellaan siitä, miten Hillava vastaisi juuri teidän yrityksenne tarpeisiin!