IMS-lisäpalveluilla prosessit kaikkien ulottuville - Asiakastarina

IMS-ohjelmisto otettiin käyttöön HKL:ssä vuonna 2014. ”Aiemmin prosessikuvaukset eivät olleet linkitettävissä toisiinsa. Kaikki tarvittava tieto oli siellä, mutta hierarkia puuttui”, kertoo HKL:n ympäristö ja laatupäällikkö Eeva Heckwolf. Organisaatiouudistus vuonna 2016 toi prosessien kuvaamisen vielä keskeisempään asemaan.

Sharepoint-IMS -integraatio tuo prosessikuvaukset ja dokumentit HKL:ssä kaikkien ulottuville. IMS:n käyttökynnys madaltuu SSO:n (single-sign-on) avulla, kun erillistä kirjautumista ei tarvita. ”Toimintajärjestelmän kokonaisuus hahmottuu paremmin, kun prosessit, käsikirjat ja toimintaohjeet löytyvät helposti ja selkeästi samasta paikasta”, toteaa HKL:n toiminnanohjausyksikössä prosessikuvausten parissa työskentelevä kehittämissuunnittelija Maija Sarpo.

IMS:n tärkeimpinä ominaisuuksina Eeva ja Maija pitävät sen helppokäyttöisyyttä ja osioiden välistä linkittämismahdollisuutta.

Prosessien kuvaaminen laajassa organisaatiossa ei ole aina yksiselitteistä. ”Mitä enemmän prosessityössä on mukana ihmisiä, sitä enemmän on myös näkemyksiä. Prosessien kuvaaminen on iterointia parhaimmillaan”, Maija kertoo käytännön työstä. ”Ymmärrys kasvaa organisaatiossamme sitä mukaa, kun toimintajärjestelmä ja IMS jalkautuvat”, Maija jatkaa. 

Samassa tilanteessa oleville organisaatioille Maija ja Eeva haluavat muistuttaa, että prosessien kuvaaminen kannattaa valmistella huolella.

”Kokemuksemme mukaan ensin on hyvä miettiä miksi prosesseja kuvataan ja sitten luoda IMS:n yhtenäinen käsiala prosessikuvauksille”.

Teema on IMS-ohjelmiston lisäpalvelu, jolla IMS muokataan organisaation ilmeen mukaiseksi. HKL:ssä teema haluttiin ottaa käyttöön, jotta IMS koettaisiin omaksi. Eeva Heckwolf kertoo:

”Teema on tehnyt IMSistä enemmän meidän näköisen eikä henkilöstö koe käyttävänsä vain kasvotonta järjestelmää.”

IMS:n kehitystä ja hyödyntämistä jatketaan HKL:ssä. Seuraavaksi on tarkoitus selvittää Raportit-osion soveltuvuus esimerkiksi sisäisiin auditointeihin. Arterin asiakaspalvelu ja tekninen tuki saavat kiitosta Eevalta ja Maijalta:

”Arterilla asiakaspalvelu on aivan loistoluokkaa”.