Identiteetinhallinnalla todellisia hyötyjä Xamkin arkeen

Referenssi Identiteetinhallinnalla todellisia hyötyjä Xamkin arkeen

Kaakkois-Suomen ammattikorkeakoulu Xamk tarjoaa monipuolista terveys- ja sosiaalialan, tekniikan, liiketalouden ja merenkulun koulutusta noin 11.500 opiskelijalle. Opiskelijoiden ja noin 800 työntekijän käyttöoikeuksia ja tunnuksia hallitaan automatisoidusti koko elinkaaren ajan Micro Focuksen Identity Manager -ratkaisulla.
Xamkin toiminta käynnistyi vuonna 2017 Kymenlaakson ja Mikkelin ammattikorkeakoulujen yhdistyessä.

”Digitalisaation edistäminen ja koulutuspalvelujen kehittäminen edellyttävät tehokasta käyttöoikeuksien ja tunnusten hallintaa. Meidän on tiedettävä kuka käyttää mitäkin järjestelmää sekä milloin näin tapahtuu”, kertoo järjestelmäasiantuntija Pekka Sapman Xamkilta. ”Olemme kehittäneet käyttöoikeuksien ja tunnusten käsittelyä sekä automaatiota yhdessä Micro Focuksen kumppanin Pegasin kanssa.”

Kaakkois-Suomen ammattikorkeakoulussa otettiin vuonna 2017 käyttöön Peppi-oppilastietojärjestelmää. Työntekijöille ja opiskelijoille luodaan yksi tunnus, jolla he kirjautuvat tarvitsemiinsa tietokantoihin ja tietojärjestelmiin. ”Tunnukset ja käyttöoikeudet poistuvat käytöstä automaattisesti opiskelun tai työsuhteen päättyessä”, sanoo Sapman.

Joustavaa ja monipuolista koulutusta

Xamkissa aloittaa ja päättää opintonsa vuosittain noin 2.000 opiskelijaa. Xamkissa käytetään opetukseen sekä oppimiseen nykyaikaisia opetusvälineitä ja tietotekniikkaa, kuten etäopiskelun mahdollistavaa ratkaisua.

”Tarjoamme opiskelijoille yhä laajemman valikoiman koulutuspalveluja ja kursseja myös avoimeen sekä etänä tapahtuvaan opiskeluun. Avoin opiskelu ja ulkomaisten opiskelijoiden määrä kasvavat koko ajan. Osa meillä kirjoilla olevista opiskelijoista on vaihdossa ulkomailla”, kertoo Sapman.

Opiskelijan aloittaessa opinnot avoimella puolella voi hän käyttää samaa tunnusta siirtyessään Xamkin päiväopiskelijaksi. ”Opiskelija ilmoittautuu kursseille verkkopalvelumme kautta. Varmistamme jokaisen kurssilaisen identiteetin, ja toimitamme heille tarvittavat käyttöoikeudet ja tunnukset suojatusti. He pääsevät kätevästi käsiksi kurssi- ja opetusaineistoon myös omilla laitteillaan”, sanoo Sapman. ”Voimme tarjota pääsyä vain tiettyihin palveluihin, eli toteuttaa roolipohjaisia pääsyoikeuksia. Kurssin päättyessä tunnukset poistuvat automaattisesti.”

”Micro Focuksen identiteetinhallintaratkaisu tarjoaa monipuolisia ominaisuuksia, kuten automaattista dokumentaatiota ja lokitusta.Hyödynnämme kattavasti ratkaisun tarjoamaa standardisoitua räätälöintiä. Pitkäaikainen kumppanimme Pegasi on auttanut meitä siinä.”
Xamkin identiteetinhallintaratkaisu on integroitu myös Väestörekisterikeskuksen Suomi.fi -tunnistautumispalveluun, jonka kautta kansalaiset ja yritykset voivat käyttää julkishallinnon palveluita sekä asioida viranomaisten kanssa mm. pankkitunnuksilla. Micro Focuksen Self Service Password Reset on integroitu tunnistautumisen osalta Suomi.fi -palveluun. ”Opiskelijamme voivat hakea tunnuksiaan nyt kätevästi”, sanoo Sapman.

Vähemmän työtä ja parempaa palvelua

Identiteettihallinnan migraatiohanke vähentää pitkällä aikavälillä myös Xamkin tarjoaman helpdesk-palvelun työmäärää.

”Helpdeskimme palvelee myös opiskelijoitamme. Käyttöoikeuksiin ja tunnuksiin liittyvien kyselyiden määrä on vähentynyt selvästi uuden järjestelmän käyttöönottovaiheen jälkeen. Opiskelijat pääsevät kirjautumaan verkkoomme, ja saavat käyttöönsä tarvittavat koulutusmateriaalit myös etänä vaikkapa toisesta maasta käsin. Ulkomaisten opiskelijoiden määrä kasvaa meillä koko ajan.”

Xamkin organisaatiossa hyödynnetään identiteetinhallintaa yhä laajemmin. ”Integroimalla Kela- tuen opiskelijoiden käyttämiin ruokailukortteihin olemme tehostaneet ruokalankin toimintaa. Identiteetinhallinnalla varmistamme senkin, ettei Kelan tukia voi käyttää opiskelun päättymisen jälkeen. Se onnistuu hallitsemalla tunnuksia automatisoidusti koko elinkaaren ajan”, sanoo Sapman.

Ammattikorkeakoulun kirjasto ja tulostus sekä niihin liittyvät palvelut ovat identiteetinhallinnan piirissä, eikä opiskelijarekisteriä tarvitse ylläpitää käsityönä. ”Tuomalla opiskelijarekisteriin identiteetinhallinnan, voidaan esimerkiksi oppilasyhdistyksiin kuuluville tarjota tiettyjä etuja automatisoidusti. Käytämme ratkaisun tarjoamaa tietoa myös erilaisissa laiterekistereissä.”

”Käyttöoikeuksien ja tunnusten hallintaan liittyvä työmäärä on vähentynyt huomattavasti. Virheisiin pääsemme nopeammin käsiksi, ja voimme korjata ne ripeämmin”, sanoo Sapman.

”Micro Focuksen ohjelmistoratkaisu on osoittautunut oikeaksi valinnaksi, ja Pegasin toteuttama migraatioprojekti onnistui erinomaisesti. Kahden ammattikorkeakoulun yhdistäminen saman ratkaisun piiriin sujui erittäin hyvin.”