Uusi toimitusjohtaja haasteiden edessä  

Pohjanmaan Kiinteistöpalvelut Oy siirtyi uuteen aikakauteen elokuussa 2023 Antti Ålander ottaessa yrityksessä ohjat käsiinsä. Toimitusjohtajan ensimmäinen haaste oli löytää ohjelmistoratkaisu yrityksen toiminnanohjaukseen ja hallinnointiin. Tarvittiin isännöintialaa tukeva toiminnanohjausjärjestelmä, joka ottaa huomioon isännöintialan vaatimukset ja tarpeet. Haluttiin järjestelmä, jolla yrityksen johtaminen sekä toimintojen kehittäminen onnistuisi taloudellisesti, läpinäkyvästi ja tehokkaasti. Lisäksi haluttiin myös eroon mikropalveluista, jotta kaikki tarvittavat ominaisuudet olisivat yhdessä järjestelmässä. Oleellisin asia oli kuitenkin järjestelmän sopiminen nimenomaan isännöintialalle. Ålanderin mukaan sopivin ratkaisu löytyi kuitenkin varsin helposti. “Valitsimme Avaa.ion, koska se parhaiten täyttää isännöintijärjestelmän vaatimukset ja auttaa meitä arkisten rutiinitöiden hallinnoinnissa” – toteaa Ålander. Saimme käyttöömme järjestelmän, jossa kaikki sidosryhmät myös otettaan huomioon prosesseissa.   

Toimitusjohtaja Antti Ålander - Pohjanmaan Kiinteistöpalvelut Oy

Hybridivaiheesta kohti yhden järjestelmän käyttöä 

Toistaiseksi olemme vielä hybridimallissa, koska käytössä on vielä osia vanhasta järjestelmästä. Olemme laatineet toimintasuunnitelman, jossa tulevat askeleet johtavat tilanteeseen, että käytössämme on vain yksi järjestelmä Avaa.io. Suunnitelma on laadittu yhdessä Avaa Solutions Oy:n kanssa. Avaa Solutions Oy:n tuntee aidosti isännöintialan haasteet ja vaatimukset. “Tuotteiden kehittämisessä kuunnellaan asiakkaan tarpeita ja pyritään auttamaan asiakkaita heidän toiveissaan” – toteaa Ålander.  

Isännöintialalla on tarjolla paljon erilaisia ohjelmistoratkaisuja ja tähän saakka isännöitsijöiden piti osata käyttää mitä moninaisempia erillisiä ohjelmistoja päivän aikana hoitaakseen töitään. “Minusta Avaa.io ratkaisee tämän ongelman hienosta yhdistämällä kaiken tarvittavan yhden järjestelmän kautta toteutettavaksi” - Ålander sanoo.   

Prosessit osana Pohjanmaan Kiinteistöpalvelujen toimintaa 

Toiminnanohjausjärjestelmällä hallinnoidaan ja ohjataan yrityksen eri toimintoja ja prosesseja. Pyrkimyksenä on kehittää toimintoja niin, että niistä tulee saumaton kokonaisuus. Avaa.io on tähän tarkoitukseen suunniteltu kokonaisuus, jossa on valmiita prosesseja mietitty asiakkaiden toiminnan kehittämiseksi. Pohjanmaan Kiinteistöpalveluilla oli omia hyväksi todettuja prosesseja, joiden kytkeminen Avaa.io isännöintijärjestelmään onnistun vaivattomasti. Osa prosesseista otettiin käyttöön Avaa.io valmiista prosesseista, koska ne todettiin paljon tehokkaimmiksi kuin omat vanhan prosessit. Osa prosesseista muotoutui uuden ja vanhan prosessin hybridinä Avaa Solutions Oy:n asiakaspalvelun avustuksella. Näiden pohjalta olimme toteuttamassa oikeasti toimintaa ohjaavaa järjestestelmää, joka meiltä aikaisemmin puuttui.   

“Laskutus on asiakkaidemme suuntaan selkeytynyt, kun voimme laskuttaa taloyhtiöitä yhdellä kuukausittain lähetettävällä koontilaskulla. Laskusta näkyvät erillisriveinä lisätyöt, järjestelmäkustannukset jne. Olemme päässeet eroon viitepohjaisesta yksittäislaskutuksesta kokonaisvaltaiseen laskutukseen. Taloyhtiölle tulee vain yksi koontilasku per kk - mikä on merkittävä etu”

Aidosti isännöintitoimiston arjen helpottaja 

Reilun puolen vuoden käytön perusteella voin rehellisesti todeta Avaa.ion tuoneen meille merkittäviä hyötyjä liiketoiminnan eri osa-alueille. Asiakaspalvelumme toimii huomattavasti tehokkaammin, kun vikaviestit ja ulkoiset yhteydenotot ovat nyt yhdessä järjestelmässä. Emme enää tarvitse useita eri kanavia toteuttaaksemme asiakaspalvelua tai viestintää asiakkaiden suuntaan. Olemme päässeet pääsääntöisesti eroon tekstiviesti, sähköposti, soitto ja whatsup viesteistä näiden yhdistyessä Avaa.ion yhdeksi kanavaksi. Kanavaa hyödyntää niin osakkaat kuin työntekijätkin aktiivisesti. Erityisesti se, että voimme nähdä ketkä asiakkaistamme avaavat lähetetyt viestit ja kuinka viesti menee asiakkaissamme läpi. Enää ei tarvitse arvuutella ketä on viestin vastaanottanut ja sen lukenut.   

Kokoushallinnon prosessi toteutetaan täysin Avaa.io:ssa. Laadimme kokousten esityslistat, lähetämme kutsut, pidämme kokouksen, laskutamme, kirjaamme päätökset, lähetämme pöytäkirjat allekirjoitettaviksi jne. Emme tarvitse enää erillisiä sähköposteja, allekirjoitusprosessia tai dokumenttienhallintaa. Kaikki edellä mainitut tekijät löytyvät ja niitä hallinnoidaan vaivattomasti Avaa.iosta. Kokouksissa päätetyt lisätyöt voidaan automaattisesti jakaa eteenpäin Avaa.iosta. Helpottaa seurantaa ja nopeuttaa asioiden läpivientiä ja laskutusta.  “Laskutus on asiakkaidemme suuntaan selkeytynyt, kun voimme laskuttaa taloyhtiöitä yhdellä kuukausittain lähetettävällä koontilaskulla. Laskusta näkyvät erillisriveinä lisätyöt, järjestelmäkustannukset jne. Olemme päässeet eroon viitepohjaisesta yksittäislaskutuksesta kokonaisvaltaiseen laskutukseen. Taloyhtiölle tulee vain yksi koontilasku per kk - mikä on merkittävä etu” - toteaa Ålander.  Raportointi helpottuu, kun tietoa on saatavilla ja olemassa Avaa.io järjestelmässä. Nyt voimme tarkastella mitkä taloyhtiöt työllistävät meitä eniten suhteessa maksettuihin palkkioihin. Lisäksi voimme varmistaa, ettei kukaan meidän henkilöstöstämme ole liikatyöllistetty, kun pystymme seuraamaan jokaisen yksittäisen isännöitsijän työkuormaa. Jos töitä on liikaa, täytyy ne jakaa uudelleen tai vaihtoehtoisesti palkata lisää ammattilaisia hoitamaan olemassa olevia tehtäviä.    

Avaa.io taloyhtiöiden osakkaiden ja vuokralaisten arjessa 

Vaihto vanhasta järjestelmästä uuteen sujui yllättävänkin kivuttomasti. Asukkaiden ja osakkainen järjestelmän käyttö on hyvällä tasolla, vaikka käyttöönotosta on kulunut vain vähän aikaa. Haasteita tietysti on edelleenkin esimerkiksi asiakkaiden viesteihin vastaamisessa, mutta tämä on varmasti järjestelmäriippumatonta. Olemme tietysti tukeneet asiakkaitamme tunnusten luomisessa ja roolituksessa. Tunnuksia luodessa tarkkana pitää, olla ketkä ovat osakkaita, ketkä vuokralaisia, hallituksen jäseniä jne. mutta järjestelmä kyllä hyvin tätä asiaa tukee. Kokouskäytännöistä mainittakoon, että ne ovat sujuneet erinomaisesti. Hallituksen jäsenet ovat oppineet hienosti toimimaan kuten prosessin mukaisesti kuuluukin.  

"Isännöintijärjestelmät ovat pitkään olleet muutaman suuremman järjestelmätoimittajan vastuulla, enkä näe niiden kehittyneen merkittävästi vastaamaan nykypäivän isännöitsijän tarpeisiin."

Isännöintijärjestelmien tulevaisuus Ålanderin näkövinkkelistä  

Isännöintijärjestelmät ovat pitkään olleet muutaman suuremman järjestelmätoimittajan vastuulla, enkä näe niiden kehittyneen merkittävästi vastaamaan nykypäivän isännöitsijän tarpeisiin. Näenkin, että Avaa.io tulo markkinoille on positiivinen tekijä ja uudet toimijat murtavat vanhoja ajatusmalleja siitä, miten isännöintitoimistojen toiminnanohjausta kannattaisi kehittää.  

Digiloikka on minusta hyvässä vauhdissa mutta vaatii vielä paljon yhteistä tekemistä. Ala on edelleen liian sirpalisoitunut. On liikaa mikropalveluita – toteaa Ålander lopuksi!